无纸化办公环境下电子档案信息安全管理对策分析

摘要：随着我国科学技术的迅猛发展，各个行业都开始施行无纸化办公。在这种大背景下，无纸化办公如何保证档案信息的安全逐渐成为一个急需解决的问题。本文详细分析了无纸化办公的优势及存在的问题，并提出了加强无纸化办公档案信息安全管理的具体措施。

关键词：无纸化办公;电子档案;信息安全管理;具体措施

科学技术的快速发展在很大程度上带动了我国档案信息管理的無纸化办公进程，同时也带来了诸多挑战。随着无纸化办公的逐渐普及，档案管理工作也越来越依赖于计算机和网络。但是，众所周知，计算机在运行过程中肯定会出现一些安全问题。尤其对于档案管理来说，安全是一项十分重要的问题，对电子档案的完整性会产生很大影响。因此，相关部门要在日常工作中及时排查可能存在的安全隐患，建立健全完善的安全防范制度。

1、在档案管理中无纸化办公突显的优势

在传统的档案管理工作中，需要用到很大的场地来对纸质版档案进行储存，并且需要聘用专人进行档案的整理和分类储存，这不仅耗费了大量的人力物力，还浪费了很多时间。无纸化办公在档案管理中的运用能够大大减少档案管理工作的人工成本，缩短了档案整理的时间，并且人们可以通过专门的电子档案管理系统随时查找自己需要的档案，为人们提供了更加方便快捷的档案检索途径。

2、无纸化办公后档案信息安全管理存在的问题

2.1电子档案安全管理制度不完善

科学高效的电子档案管理制度能够帮助电子档案安全管理工作更好地实施。现阶段，我国的电子档案安全管理制度覆盖范围较小，而且缺乏针对性和统一性。在无纸化办公的大背景下，若要提升电子档案安全管理的效果，就要逐渐完善管理制度，保证管理规范的统一性、针对性。

2.2电子档案安全管理人员缺乏防范意识

保证电子档案的安全是电子档案管理人员的首要责任，因此，管理人员的专业素质和业务水平直接影响到电子档案管理工作的质量。目前，我国很多地方的档案管理还是以纸质为主，档案管理人员没有及时将纸质版档案录入计算机内，造成电子档案与纸质档案不同步的情况，这是档案管理人员缺乏工作细致性的体现。不仅如此，电子档案管理人员缺乏安全防范意识，还会导致计算机存在潜在风险而没有做到及时处理等现象的发生，这会导致档案泄密、丢失等一系列严重后果，造成很大的损失。

2.3电子档案信息安全管理技术落后

现阶段，我国网络覆盖面逐渐增大，但是网络隔离技术却没有全面普及。众所周知，如果计算机没有安全的通讯保障和有效的隔离技术，就会导致计算机受到黑客或者病毒的哥攻击，大大降低了计算机的安全性。不仅如此，我国计算机安全技术尚未掌握自主研发能力，核心的安保技术依旧依赖于其他国家，这就导致计算机系统中出现问题但是我国的技术人员不能及时发现的情况出现，给电子档案安全管理埋下了很大的隐患。与此同时，由于我国信息安全技术的相对落后，无法采用最先进的安全防护系统对档案管理计算机进行保护，导致档案泄露风险加剧。

3、增强电子档案信息安全管理的具体措施

3.1建立健全电子档案信息安全管理制度

要保证制定的电子档案安全管理制度科学且高效，就一定要遵循以下几个原则：第一，制度的制定要符合自身实际情况，参考其他国家的先进管理理念，全面提升电子档案安全管理制度的针对性。第二，要防范汲取其他行业安全管理的优秀经验，并充分运用到电子档案安全管理工作中去。第三，在制定电子档案安全管理制度时，要保证其合理性，紧跟时代步伐，避免制度落后、不符合实际等情况的发生。

3.2提升电子档案信息安全管理人员的安全意识

提升电子档案信息安全管理人员的安全意识的有效方法有以下两点：第一，加强对于档案管理人员的专业培训。通过开展培训课程来提升档案管理人员的专业素质和业务能力，通过实际操作让他们了解杀毒软件的使用，有效防止黑客、病毒等不利因素入侵计算机。第二，加强档案管理人员对隐藏危险的预警能力。可以通过邀请专家开展讲座的方式，提升档案管理人员的安全防范意识，防患于未然，有效做好电子档案安全管理工作。

3.3建立合理的电子档案管理协作机制

电子档案管理的一个重要特性就是对于信息资源的开发和利用。正因如此，建立合理的电子档案管理协作机制显得尤为重要。重点要建立起档案管理部门其他部门或单位的协作机制：第一，与单位内部其他部门建立良好的协作机制。由档案管理部门牵头开展，关注电子档案管理中出现的问题，并且在内部提出解决办法，集思广益，共同维护电子档案管理的安全性。第二，与上级单位之间建立协作机制。能够更好的解决信息资源共享方面存在的问题，当电子档案信息管理出现安全问题时，可以及时和上级部门沟通，吸取经验，学习方法，在最短时间内解决出现的问题。由此可见，在电子档案安全管理工作的过程中，只有建立起科学高效的协作机制，才能更好地处理好电子档案信息管理中出现的各种问题。

3.4建立电子档案安全管理应急预案

在建立应急预案时，一定要遵循实用性和时效性的原则，让应急预案于发生的危险相匹配。安全预案的实用性指的是预案中的内容贴合现实中出现的问题，时效性指的是，预案中的内容能够在最短时间内解决电子档案安全管理中出现的棘手问题。不仅如此，单位所制定的应急预案要对电子档案实现24小时全覆盖管理，以此保证在任何时间电子档案出现突发问题都能及时解决，并有效执行补救措施。

3.5做好电子档案备份与保存工作

在无纸化办公的大背景下，电子档案逐渐变成了档案管理的主流，但是电子档案也存在明显的缺点，如果机器和设备收到外力的冲击，很容易出现故障，而且目前的网络环境瞬息万变，病毒活动猖獗，极容易对电子档案的管理产生侵扰。因此在电子档案的管理中，要重点做好以下工作：第一，做好电子档案的备份工作，这样能够应对由于突发事件导致的档案丢失，减少损失;第二，开发电子档案的“云”系统储存空间。在对档案进行录入时，将数据同步录入到“云”空间中进行保存，这样能有效保证电子档案信息的安全性。

4、结语

随着我国科技的飞速发展，越来越多的行业开始使用无纸化办公，尤其对于档案管理来说，无纸化办公既带来了机遇，也面临着不小的挑战，因此做好电子档案安全管理工作十分重要，本文对增强电子档案信息安全管理提出了五点具体措施，旨在帮助我国的电子档案信息安全管理更好的发展。

参考文献

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[2].于淑敏.无纸化办公环境下电子档案管理的思考.[J].赤峰学院学报（自然科学版）.2019（05）.55-58.

[3].岳翠平.无纸化办公——档案管理的全新路径.[J].办公室业务.2019（01）.203-205.

作者简介：姓名：王亚男、出生年月：1990年8月、性别：女、籍贯：黑龙江、单位：无线电台管理局，单位所在城市：北京、单位邮编：100866民族：蒙古、职称助理级、学位：经济学学士、研究方向：文书档案整理

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