新形势下事业单位档案管理的改革探究

摘要：在新形势下，事业单位档案管理要结合时代需求完成改革和创新，意识到档案管理对事业单位发展的重要性，并基于单位制度要求完善管理体系、标准化工作流程，整合档案的收集、归纳 、整理、借阅等工作环节，推动信息化档案管理的发展，提升该项工作的服务性和安全性，以档案管理角度促进事业单位的发展。

关键词：事业单位;新形势背景;档案管理

前言：档案管理是事业单位核心部门之一，主要职责是关于信息档案的整理和汇总，在新形势背景下，事业单位档案管理工作要满足时代要求，提升工作效率，更好的为事业单位的发展提供保障，并结合发展需求优化工作方式，提升工作水平，相关人员应提升专业技能，重视档案管理的改革工作。

1 新形势下事业单位档案管理的改革重要性

随着时代的发展，社会需求发生了变化，在当下的社会发展中，事业单位应意识到档案管理工作改革的重要性，建立完善的档案管理体系，结合信息技术实现数字化、自动化管理 ，并提升档案管理的服务性、互动性，增强各部门之间的联动关系，提升档案资料的应用率。

1.1 推动信息化建设

新形势下事业单位档案管理必然要结合信息技术构建自动化管理、数字化管理的工作模式，推动信息化建设。传统的管理工作中主要的档案大多是纸质信息资料，工作方式大多为人工整理，但随着社会生产、生活方式的变化，档案管理更多的需要数据资料的收集和整理，这则需要配合信息技术、信息管理系统等内容满足当前的管理要求，对此在改革工作中需要推动信息化建设，满足时代发展需求。

1.2 优化单位管理

事业单位发展中需要各个部门协同配合，有较强的联动性，共同促进单位的发展，因此档案管理部门也需要根据单位的发展需求做出改革和创新，提升自身工作效率，为单位创造更大的价值，配合单位中的有关部门优化档案管理，完善档案资料的收集、整理、储存等工作，保证档案资料的安全性，提升档案资料的服务性[1]。

2 新形势下事业单位档案管理的改革对策

2.1 建立档案管理体系

建立档案管理体系是新形势下事业单位档案管理改革的基础，也是关键点，以科学的管理体系规范管理工作。档案管理人员应结合科学的管理理念、适合单位改革的管理方法，建立符合新时代发展的档案管理制度，推陈出新，有序推进各项工作。在建立档案管理体系工作中首先要完善动态管理机制，了解当前档案管理部门的现状，明确未来的发展方向，明确档案管理在事业单位发展中的地位，并结合档案资料的变化进行有关分析，充分的调研才能使改革工作有的放矢。动态管理的方式更加灵活，也能保证档案信息管理的有效性和真实性，有关部门时刻关注企业发展，不断学习科学的管理方式，使该项管理工作能够与时俱进，有效追踪管理动态，实时分析优化管理工作。其次要优化档案管理形式，档案管理保障着事业单位的发展基础，有较强的功能性，因此在建立档案管理体系中应突出管理工作的时效性和服务性，提升工作人员的工作积极性，营造良好的工作氛围，提升单位的向心力和凝聚力，进一步提升档案管理的工作水平和效率。

2.2 提高重视度

在互联网时代下，事业单位的档案管理工作改革应体现创新精神，引起管理者、工作者的重视，应用有效的档案管理方式，适应新形势发展。在这项工作中首先要提高档案管理人员的数字化管理意识，档案管理数字化在事业单位的改革发展进程中是必然的结果，档案管理人员能够改变固有的陈旧思想，采用科学的管理方式，为档案管理的改革与创新贡献一份力量，充分发挥领导的带头作用，应用领导责任制的方式，引导档案工作人员提高工作的意识，多与基层工作人员沟通交流，提高基层工作人员的工作热情。管理部门应与档案管理人员分享科学的工作方法和管理思路，更有效的开展档档案管理的工作。其次事业单位相关部门应该加大对于档案管理的资金投入，引进科学的硬件设施，让档案管理能够得到技术支持，在提供档案管理人员能力的同时保证硬件设施的引进，从内因外因两个角度、两个维度共同完成事业单位档案管理的改革工作。

另外，在档案管理工作中应规范工作流程，促进事业单位的可持续循环，在完善管理体系后，细化工作流程，应用精细化档案管理方式，有效协调人员管理、财会管理、档案监管等多方面的工作，使繁杂的工作精简化，以技术手段优化工作方式，提升工作效率，提高各部门对档案管理的重视程度，积极协调、配合档案管理工作，充分基于该部门支持，使该项工作更加科学、系统、规范、高效[2]。

2.3 推动档案管理信息化建设

随着信息技术的普及，档案管理工作也需要结合信息技术优化工作方式，搭载符合本部门应用的系统。在新形势背景下档案管理的发展不仅要求新，更要探寻适合部门和事业单位发展的科学管理办法，目前互联网、大数据、计算机技术、云储存、共享共建是当前社会的發展趋势，严谨的系统集成是信息化建设的关键所在，对此，档案管理的改革要结合自身工作方向建立档案管理部门的电子档案管理系统及自动化办公系统，议信息化的方式连接各部门之间的工作，提高各部门之间协同办公的效率，实现数字档案跨区域、跨部门处理，不同部门根据职能权限要求实现资源共享，在档案管理系统中，应集合业务、财务、档案几大板块，完成档案的收集、整理和归档，提高档案管理的工作效率，在系统平台中完成原始数据的统一采集归档，实现终端管理。

事业单位档案管理信息化建设的过程中要结合本单位的数据信息尽力数据库，便于数据分析等工作，为单位的发展提供数据支持，提高档案资料的利用率和服务性，且在信息化建设中要注重档案资料的信息安全，在信息化档案管理中通过设置秘钥、搭载防火墙的能信息安全手段保证档案信息的安全。档案管理工作可引入人工智能技术，通过采集工作数据，模拟不同情况下的工作流程，实现档案管理工作半自动化管理，由专人负责平台系统的管理工作，确保事业单位档案管理部门完成数字档案存储、实现档案共享。同时档案管理信息化建设要保证档案资料的真实性、有效性和完整性，结合系统需求、工作需求制定严格的借阅查询制度，保障档案的安全性，将档案资料设置为不同的保密级别，分级管理，按照工作职能设置查阅权限，全方位的保障档案资料的安全性。

另外，要信息化建设中要定期检查档案管理设备，定期完成系统更新，保证档案管理的信息环境安全和通畅，事业单位要结合自身的工作需求和发展状况，按需提交系统更新、硬件设备更新的需求，根据系统应用的需求、研发的状况，进行系统更新，并做好系统的日常维护工作。以此同时，在档案管理体系中，应加入系统维护、信息安全巡查的工作，在定期维护巡查中能够及时发现问题所在，并调研当前信息化档案管理系统的使用情况，档案管理人员也需要与信息管理部门保持密切的联系，及时提交系统需求，信息管理部门结合档案管理部门提交的系统需求进行优化，完成档案管理系统的研发工作，及时更新系统，修复系统漏洞，保证档案管理系统的稳定性和安全性[3]。

2.4 加强团队建设

新形势背景下，档案管理工作不断优化，单位相关工作人员也需要结合工作内容、工作方式的变化而提升自身的素质和能力，在档案工作中，团队建设尤为重要，事业单位要制定长足的人才培养、人才引入计划，持续提升管理水平。在档案管理团队建设中，一方面要转变传统的管理思想观念，将现代化科学的管理方式应用到工作中。另一方面要完成工作的转型，提高人才培养、团队建设的重视程度。

首先，加强档案管理人员的培训工作，以培训的方式提升专业能力和职业素养，事业单位定期开展培训活动，通过培训的方式提高档案管理人员的专业技能，并结合培训了解先进的技术和科学的档案管理方式，在档案管理的改革中，能够在工作中发现问题，提出建设性意见，配合管理者有效的完成档案管理工作，在数字化建设中能够熟练的使用管理系统，应用办公系统完成文档库的建立、数据录入、档案移交、数据导出、整理组卷、借阅管理、报表打印、档案保管等信息化档案管理流程。

其次，设置科学合理的工作考核机制，以考核的形式激励档案管理人员加强自身管理，提高对自身的要求，档案管理部门结合工作需求制定考核制度，以考核的方式激励职工积极地完成工作，调动其工作活力，提高档案管理人员的积极性，能够通过考核的形式及时发现工作中的不足问题，检验培训的成果，依据考核结果分析人员能力情况，进行有针对性的培训，实现考核培训有机循环，最终通过考核和培训的方式提升该岗位人员的个人能力[4]。

最后，要加强人才引入工作，吸引复合型人才加入到事业单位的档案管理工作中，以专业的角度参与到档案管理的改革工作中，创新工作方式、细化工作流程，同时档案管理部门引入内部竞聘制度，提高部门工作活力。另外，要结合档案管理工作的改革状况，制定人才培养计划，与各部门协同配合，提供技术支持、管理支持。

2.5 加强档案安全管理

事业单位档案管理工作的改革趋势是数字化管理、自动化管理，在这项管理工作中应加强档案安全管理，安全的整理档案信息。事业单位的档案资料中会涉及较多安全级别较高、保密级别较高的资料信息，因此在改革发展中，不仅要重视档案资料的服务性，优化工作方式，更要结合现代化手段提高档案管理的安全性，建立信息屏障，保证信息安全，加强档案信息安全建设，保持工作的严谨性。

例如在档案管理中的借阅管理环节，档案管理部门不仅要负责档案的归档整理，还需要在必要的情况下为单位提供数据资料，协助完成工作，在这过程中就涉及借阅的动作在档案与外部环境接触期间容易出现安全问题，因此要以合理的安全管理方式优化借阅管理，借阅管理同样分为电子档案借阅管理和纸质档案借阅管理两方面。一方面电子档案借阅管理要根据不同的档案保密级别来设置管理的方式，对于普通的档案借阅可以通过档案管理系统进行申请借阅，申请通过后可以按照要求查阅相关档案资料，对于有保密级别的档案，需要使用档案室的设备进行查阅，且要要明确借阅使的管理要求。另一方面在借阅纸质档案资料时，档案管理人员应做好档案的保管工作，同时要保证档案室的环境安全，定期安排相关人员巡查档案室的环境安全问题，确保设备和档案的安全[5]。

3 结束语

综上所述，新形势下，事业单位档案管理工作的改革应结合单位自身发展需求、时代发展需求建立完善的管理体系、精细化制定工作流程、完成信息化建设、调整工作方式、加强人才培养，从多角度提升工作效率，提高档案的利用率和安全性，强化各部门之间的联动，协同配合促进单位发展。

参考文献

[1] 任华，马称，孔帅蕾. 新形势下事业单位机要档案管理队伍建设刍议 ——以河南省疾病预防控制中心为例[J]. 办公室业务，2021（16）：124-125.

[2] 郭晓敏，王晓雪，谷鑫，等. 实践视角下国家事业单位房屋档案管理的现状与探讨 ——以中国疾病预防控制中心为例[J]. 价值工程，2020，39（20）：76-78.

[3] 梁娆. "互联网+"视域下事业单位档案管理优化探索 ——以卫生系统为例[J]. 办公室业务，2019（14）：141-142.

[4] 梁日升. 事业单位档案管理中存在的问题以及对策讨论[J]. 企业文化（中旬刊），2019（11）：184.

[5] 張妍. 论完善事业单位人事档案管理制度以提高管理水平[J]. 神州，2019（30）：292.

作者简介：庄乾香，（1975-），女，汉族，本科，山东省日照市莒县，馆员，主要研究方向：档案。