基于人力资源管理视角的高校人事档案管理探究

【摘要】人力资源管理的核心是“人尽其才”，通过挖掘人才的最大价值，为高校各项工作开展和实现长远发展提供人才支撑。从支持和服务人力资源管理的角度探究人事档案的开发利用策略，成为当前高校发挥人才优势、提高竞争实力的一种有效手段。本文首先从辅助人事决策、实现自我价值等方面，概述了人事档案对人力资源管理的重要作用，随后针对当前国内高校在人事档案管理上存在的一些共性问题，分别从完善档案管理流程、创新档案管理形式、树立档案服务意识等方面，总结了面向人力资源管理的人事档案开发利用策略，对高校进一步提升人力资源服务水平和利用效率有一定的借鉴。

【关键词】人力资源管理；人事档案；服务意识；资源共享

【中图分类号】G275 【文献标识码】A 【文章编号】1007-4198（2021）06-214-03

【本文著录格式】刘明明.基于人力资源管理视角的高校人事档案管理探究[J].中国民族博览，2021，03（06）：214-216.

人事档案作为记录了教职工工作履历、思想品德、奖惩情况等基本信息的重要资料，为人力资源管理提供了客观、事实依据，为人才的选拔任用、考核评估、定向培养等提供了重要参考。只有利用好人事档案，挖掘其潜在价值，树立起服务意识，才能推进高校人力资源管理水平的持续提升。高校应针对当下在人事档案管理上客观存在的一些不足，明确其原因，借鉴其他高校在这一方面的成功经验、先进模式，进而有选择性的引进，让本校的人事档案得到高效、深度地利用。在支持教职工实现自我发展的基础上，在本职岗位上为高校发展创造更多价值。

一、人力资源管理中人事档案的价值体现

（一）辅助人事决策，优化人力资源配置

人力资源管理的核心是以人为中心，强调对人的管理，尊重人，重视人，根本目标是知人善任，选贤举能。而要知人，就要全方位的了解人，了解的方法除直接考察人员的现实表现外，还必须通过人事档案掌握其全面情况。例如，在选拔干部和评定职称时，除了要了解当事人的工作业绩，还应当对其政治面貌、思想品德等做到全面了解，这样才能真正使那些德才兼备、品行如一的优秀干部得到提拔和重用，这对于学校工作的高质量开展以及可持续发展都是大有裨益的。在岗位调动时，利用人事档案使得学校领导或者人力资源部门的负责人，能够对教职工的工作履历、业务特长、志向兴趣等有深入了解，然后将其安排在合适的岗位上，实现了人力资源的最优化配置。从这一方面来看，人事档案包含的信息，为人事决策提供了重要依据，为人力资源管理提供了支持。

（二）转变用人思维，满足人才自我需求

以往高校的人力资源管理，将重点放在了工作任务是否完成，完成质量如何等方面，以此作為评价教职工业绩和能力的主要指标。这种用人思维下，教职工同时面临工作上的压力和心理上的负担，不利于提升积极性和发挥创造力，工作效率不高，且容易出现职业倦怠感，人才流失现象比较严重。相比之下，在选人、用人过程中，如果能够参考人事档案，充分挖掘人事档案信息资源，应用人事档案信息系统的统计数据，分析各专业现有教师的类型结构、学历层次、职称级别、年龄结构等，制定出切实可行的人力资源培养计划，迎合教职工的自我发展需求，既可以实现工作能力的提升，又增强了他们的归属感、向心力，对保障教职工队伍稳定性方面也起到了积极帮助。通过重视并利用人事档案，让高校人力资源管理从“管理”教职工向“服务”教职工转变，最终实现了职工和学校的“双赢”。

二、现阶段高校人事档案管理存在的问题

人事档案对高校人力资源开发和教职工自我提升与发展均有积极作用。近年来高校对人事档案管理的重视程度有所提升，但是由于制度规范、思维观念、技术方法、人员素质等方面存在不同程度的缺陷，对人力资源开发服务的水平有待提升。通过认识并分析当前人事档案管理中客观存在的问题，逆向寻找可行性对策，才能为这一工作的更好开展提供参考对策。

（一）管理制度不规范，归档材料不完整

人事档案管理中，根据高校人力资源管理需要动态创新其制度规范，对这一工作的开展有积极帮助。横向对比来看，近几年高校人事档案工作中配套的规章制度越来越完善，例如档案接收标准进一步细化，基本上杜绝了档案转移过程中出现丢失的情况。但是从档案事业的发展趋势，以及高校改革发展需要来看，现有的人事档案管理制度在很多地方还有较大的进步空间。尤其是在互联网时代，电子档案逐渐成为主流，对于电子版的人事档案应当收集、分类、归档，怎样才能保证人事档案的信息动态更新，以及维护信息免遭泄露等，在现行的制度体系下没有给出明确的指导。对于基层档案工作者来说，制度不完善、规范不细致，工作上失去了参考依据，对人事档案管理的实效性和开发利用的深入性都会造成不同程度的负面影响。

（二）管理方式落后，利用效率不高

人事档案管理效率的提升、开发程度的加深，既需要一支高素质的档案工作队伍，同时也离不开配套的硬件设施。近年来，高校在人事工作上的资源投入呈现出逐年上升的趋势，相应的人事档案管理方面的硬件设施也逐步完善。但是在管理方法上还有待创新，以至于限制了档案本身价值的发挥。例如，为了使人事档案中记录的信息，与档案所有者的实际情况保持一致。需要档案工作者定期采集教职工的相关信息，然后同步到档案中，这样才能让档案更加客观的反映出个人的实际情况。由于管理方式落后，档案工作者需要消耗过多的时间和精力，依次完成信息采集、内容更新、档案同步等一系列工作。由于工作人员少，档案数量多，使得档案工作者不得不将大多数的工作时间放在档案管理中，而很少有精力思考如何进行档案的开发和利用。

（三）重视档案管理，轻视资源开发

档案的高价值属性，决定了必须在做好档案保管的基础上，基于工作需要将这些潜在的价值挖掘出来，为工作开展提供经验参考和决策依据。简而言之，档案管理是开发利用的前提基础，开发利用是档案管理的最终目的。对于高校的人事档案来说，同样适用于这一规律。现阶段存在的问题是，由于思维观念落后，硬件设施匮乏，导致档案工作只能提供比较基础的资料归档、分类保存、查询借阅等服务，而对于资源整合、深度开发、信息共享等比较高级的服务，则需要大数据等技术的支持，以及较高的信息素质。而在职的档案管理队伍中，真正掌握这些技术、具备这些素质的相对较少，这就导致了现阶段的人事档案管理开发利用水平不高，制约了其价值的发挥，从长远来看也不利于人力资源的合理配置，甚至有可能导致优秀人才的流失。

（四）综合素质不高，服务能力不强

新时期高校对人事档案的管理效率和开发水平提出了更为严格的要求。在这一背景下，档案工作者必须提升自己的业务能力、综合素质，才能具备更强的岗位胜任力。目前来看，从事人事档案管理的许多职工，虽然从业时间较长，对业务办理流程和部门规章制度较为熟悉，但是形成了定式思维，不能主动接受新观念、学习新技能。个人的综合素质与新时期人事档案的岗位要求之间，出现了脱节的情况。例如，在高校不断推进档案管理信息化建设的背景下，由于信息素养不高，不懂得如何操作档案管理信息平台，造成管理效率低、服务质量差。还有就是服务意识淡薄，片面认为只要做好档案接收、信息更新，保证了档案完整，就算是完成了本职工作；而没有认识到档案对于人力资源管理、人事决策参考的重要价值。

三、基于人力资源管理的高校人事档案管理策略

在高校实施人才战略背景下，对人力资源管理的重视程度和人事档案管理的支持力度均有所提升。由于以往的档案管理是以“物”为中心，侧重于资料收集、信息更新，檔案开发利用水平不高；新时期的档案工作需要以“人”为中心，将焦点放在提供服务、开发利用等方面，让人事档案的价值真正展现出来。为了支持这一转变和实现这一目标，高校需要从制度、人员、技术等多个方面提供全方位的支持。

（一）规范档案管理制度，完善档案管理流程

从具体的工作内容上来看，资料归档、信息更新、收集保管、借阅使用、转交销毁等，都属于人事档案管理范畴。要想保证这些工作有条不紊的开展，确保档案内容完成、价值得到开发利用，必须建立完善的规章制度。以制度形式明确高校各个部门在人事档案管理上应该承担的责任，如组织部负责审核职务、职级、政治面貌等信息；教务处负责审核教学情况；科技处负责审核科研情况；人事部门进行全面审核，保证了信息全面、真实、准确，实时动态更新。既要各司其职，又要相互配合，最终使得人事档案的内容得到实时更新，信息保证绝对准确，为人事决策提供有价值的参考。另外，在管理制度中还要关注一些细节要求，例如每卷人事档案都要进行“三龄二历”的审核，并打印出基本信息审核表，经本人签字确认、组织盖章后方可留档。细化人事档案的流程，明确每个流程中必须要遵守的规范，包括归档标准、更新频率、借阅条件、归还时间等，在档案管理制度中必须有专门的条款予以说明。

（二）创新档案管理形式，提高档案利用效率

人事档案不仅仅是对档案所有者基本信息的客观记录，更是一种宝贵的资源。尽可能的提高档案利用效率，既是档案工作者的基本任务，也是高校整合人才优势、彰显竞争优势的必要基础。从整个档案事业的宏观发展趋势来看，信息化是必然趋势。在编制专项预算方案、提供专项经费支持的基础上，分别从硬件、软件两个方面给予支持，搭建起功能完善的人事档案管理信息平台。该平台应具备自动接收、自动入档、定期更新、科学分类、智能检索、资源整合等常规功能，以满足基本的档案管理需要。除了在服务台设置管理终端外，在档案管理大厅摆放若干台自助终端，档案所有者或其他符合要求的借阅者，在自主终端上完成验证后，检索、查阅相关的人事档案。一方面让更多的人事档案得到利用，另一方面也提高了业务办理效率，减少了等待时间，这对于人事档案服务的优化也起到了促进作用。

（三）树立档案服务意识，开发档案潜在价值

面向人力资源管理的人事档案工作，需要将重心从日常管理向开发利用转移，在挖掘人事档案潜在价值的过程中，满足档案所有者自我价值实现的需求，以及高校人力资源合理配备的需要。这里的服务意识包含两个层面：其一是以档案所有者作为服务对象，既要维护人事档案的完整与安全，保护国家组织机密和个人的隐私权，又要尽量满足个人和相关部门的知情权，保持知情权和隐私权的统一。档案所有者有权随时查看自己的人事档案，只有满足知情权、履行监督权，才能让人事档案中的信息足够准确、符合实际，从而解决了因为疏忽大意或者是恶意篡改，导致人事档案信息失准的问题。其二是以档案使用者作为服务对象，即高校的人力资源部门。提供主动服务，整合档案资料，为人事决策提供依据，让岗位调动、职务分配更加合理，真正做到“人岗相配”。

（四）重视人员业务培训，切实提高服务能力

在高校改革持续推进的背景下，对人事档案管理也提出了新要求。作为档案工作者，自然也受到了首当其冲的影响，除了要转变思维、提高技能外，更要关注职业素养的提升。只有自身的综合实力过硬，才能为档案服务功能的发挥、档案资源的开发利用等提供支持。例如，档案工作者应针对档案来源的不同，遵照本部门的规章制度，作出差异化的处理。对教学、科研、专业技术人员应重点收集反映其教学质量、教育教学成果、科研能力、技术专长、专业培训等方面的材料，对行政、后勤等管理服务人员应重点收集反映其管理水平、行政能力、服务水平等方面的材料，保证档案材料齐全完整，能够全面地反映个人的真实情况，真正做到“档如其人”。珍惜每一次培训机会，协调好人事档案管理与服务之间的关系。以管理为基础，保证人事档案资料完整、信息真实；以服务为目标，保证人事档案在业绩考核、职称评定、岗位调动等方面发挥应有的参考价值。

四、结语

教职工群体是高校正常运转、改革发展的源动力，在吸引和留住优质人才的基础上，通过科学的岗位分配，让每一名教职工能够在各自的岗位上发挥所学、展现所长，贡献最大价值，实现个人价值实现与高校持续发展的统筹。人事档案管理在保证档案资料完整、信息属实的前提下，树立服务意识、强化开发利用，支持人力资源管理的高质量开展。下一步，高校应重点从配套制度建设、从业人员培训、信息平台搭建等方面提供全方位的支持，推进人事档案管理的向好发展。

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作者简介：刘明明（1989-），男，汉族，山东诸城人，硕士研究生，助理馆员，研究方向：人事档案管理。