企业新兴职位“系统管理员”的岗位分析报告——以中国国旅(辽宁)国际旅行社为例

马凯楠 首都经济贸易大学

一、案例背景

案例背景：中国国旅(辽宁)国际旅行社有限公司，作为旅游行业的领军企业，在电子信息化的时代潮流中，积极实践，不甘落后，由北京总社发起，落实全国分子公司，依靠网络、技术团队，对业务端和财务端进行电子信息化建设的推进，从初始化构建开始，最终达到业务与技术、业务与财务、技术与财务的电子信息化互动，使公司在科技快速更新的现代更上一层楼。

北京总社作为实施电子信息化的示范单位，总结经验教训，成立了专门的“上线小组”，负责面向全国分子公司的培训指导工作。各分子公司选派业务人员、财务人员和技术人员接受培训。

(一)电子信息化内容

1.业务端，将旅游产品放在线上将维护、报名、出团，回团、报账。将数据投放于系统技术处理(缓冲区)。

2.财务端，财务凭证生成完全从系统技术处理(缓冲区)抓取数据，不再手工录入。缓冲区的数据全部由业务端录入，抓取后需要严格审核，之后报账结算。

3.技术端，为达成以上业务端和财务端工作的有效合理运行，由技术端为公司布置组织架构，人员授权，设计审核流程，处理疑难问题等。

(二)电子信息化过程中出现的问题

1.沟通障碍：业务人员、财务人员和技术人员，三者因业务范围不同，常用术语及思考方式都有很大不同，造成三者合作初始化的过程中，常有沟通不畅，无法互相理解的问题出现。加之，三者都以各自利益为出发点，无法彼此兼顾，统筹全局。

2.工作矛盾：(1)业务人员，电子信息化增加了业务人员的工作量，还不能短期内增加业务收益，所以将旅游产品放在线上，维护、报名、出团、回团、报账这一系列工作看作麻烦；(2)财务人员，由于财务凭证生成不再手工录入，完全从缓冲区抓取，受控于业务数据，时间上无法自主，审核上要求更高，工作自由度严重下降；(3)技术人员，技术人员的初始化工作既要兼顾业务和财务双方利益，又要保证公司监管体系，还要符合现有技术水平，对于一些无法实现的财务和业务的要求，无力解决，磨合较为困难。

(三)针对电子信息化过程中出现的问题，公司的解决方式

针对电子信息化过程中出现的问题，公司决定委派公司总经理助理，来兼任系统管理员一职。原因如下：

1.个人背景：总经理助理大学本科财务专业出身，对财务知识熟悉；到公司后从业务基层做起，熟悉业务流程，后成为管理人员，对管控点把握良好；在电商部门建立后，跟进建设，对电商有一定了解。

2.通过总社培训，可以迅速理解消化培训内容，将培训吸收的知识进行转化输出，成为业务、财务、技术三者之间沟通的桥梁。

在电子信息化搭建初期，公司委派的总经理助理兼任系统管理员的确起到了非常好的效果。然而，初始化架构顺利建设好后，并没能找到合适的系统管理员，该职位一直由总经理助理兼任，影响其本职工作。经过公司探讨决定，单独设立“系统管理员”这个岗位，以企业内部招聘为主，外招为辅，并为人力资源部对此新兴岗位进行了岗位分析与设计。

二、对岗位、部门和组织结构的分析

(一)岗位分析

系统管理员这个新兴职位，在组织架构中的位置，部门归属问题一直有待探讨。系统管理员是业务人员、财务人员和技术人员沟通的桥梁，在未来实际工作中，主要以保证电子信息系统正常有效运行，传达总社新消息及知识，进行技能升级培训，开展线上活动的指导，以及疑难问题解答处理等工作为主。

经过领导班子开会探讨和人力资源部的分析，由于财务工作的特殊性质，将系统管理员工作，拆分为财务系统的系统管理员和业务技术系统的系统管理员。财务系统的系统管理员，仅为财务部门管理系统服务，解决日常问题，由财务部门内部员工推选产生；业务系统的系统管理员，为除财务外的公司所有部门服务，由公司内部招聘、选拔、培训、考核后上岗，属于技术管理岗位。

(二)流程再造

通过兼任系统管理员的总经理助理，对自身经验的总结，结合人力资源部对岗位及工作流程的科学分析，重新梳理了工作流程，并进行总结与重塑。

现以业务系统系统管理员(以下简称B2B 系统管理员)为例，简述其工作流程。

1.组织架构的维护。初始化工作中，对本公司现行组织架构在系统中进行了搭建，系统管理员负责对组织架构进行维护，负责分子公司的建立与关闭，部门的成立与关闭，部门内人员的增减，部门间人员的调动等。

2.权限管理。对现有组织架构的权限进行维护，并且对分子公司、部门、人员进行授权及权限的调整。尤其注意不同业务人员间互为审核的权限设置，审批权限和高级回退权限的设置。

3.数据监控。通过缓冲区数据分析，对业务系统导入的数据进行监控，具体监控如下：对已经生成但未结转至缓冲区的业务数据，催促相关业务人员进行审核结转；对已经结转至缓冲区，但未导入至财务系统的数据，催促财务人员抓紧导入；对于已经结转至缓冲区的错误数据，以及导入至财务系统，却因错回退的数据，进行系统管理员授权的数据回退，并督促相关人员改正。

4.数据统计。系统自带的“报表中心”板块会对所有通过系统处理的数据进行分类总结。系统管理员根据各个部门不同需要，对报表进行合并，并发放至各部门。

5.B2C 后台维护。B2B 系统作为B2C 的管理后台，需要监督管理网站的内容。督促业务人员及时完整有效美观地录入旅游产品，对可报名人数进行实时监控；对过期或人数已满的团队及时进行下架处理；及时解答线上客服人员遇到的技术问题；对网站广告栏的广告进行审批。

6.活动开展。结合北京总社的活动以及本公司的活动，形成活动计划及说明，落实分工，监督开展。

7.汇报工作。向直属领导汇报本职工作，与其他部门员工交流意见。

(三)岗位设计结论

对系统管理员岗位进行拆分，分别设财务系统管理员一名，业务系统管理员一名。

财务系统管理员，属于财务部，由财务内部人员担任；业务系统管理员，为技术管理职能岗位，归属于电子商务中心的网络技术部。

三、对工作内容和岗位需求的分析(以业务系统管理员为例)

(一)岗位名称设置

为了区分财务系统和业务的系统的系统管理员，设财务系统管理员的岗位名称为“财务系统管理员”；设业务系统管理员岗位名称为“B2B 系统管理员”。

(二)工作关系

B2B 系统管理员工作关系表

(三)职责

1.起草电子信息系统功能说明书，业务系统使用手册。

2.起草电子信息系统方向(即电商中心)奖惩办法。

3.负责对全员电子信息系统技术培训、考核、监督、解疑答难。

4.负责电子信息系统辽宁公司总部及其营业部，和下属分子公司的技术开发和使用授权。

5.审核系统采购供应商的资质，审核系统使用人员任职资格。

6.考核线上指标完成情况，对方案(制度)执行情况进行监督。

7.监控线上活动开展的策划及实施。

8.对电子信息化发展前景进行预判，并拟计划汇报。

9.指导系统管理员补充人才培养工作。

10.对电子信息化工作进展向直属领导负责，并直接向总经理汇报。

(四)职权

1.建议权：对公司电子信息化发展、公司系统组织架构的搭建与授权有提出合理化建议的权利；对管理方案(制度)有提出建议和意见的权力。

2.提案权：对公司电子信息化发展过程中，开展相关活动有进行提案的权力；有提出或编制管理方案(制度)的权力。

3.审核权：对公司各部门提供的系统开户、授权等工作有审核的权力；有批准管理方案(制度)付诸实施的权力。

4.考核权：对公司各部门员工进行培训的培训结果，有考核的权力；对管理方案(制度)执行结果进行考核的权力。

5.监控权：对使用公司电子信息化系统的全部员工及全网数据，有实时监控的权力；对管理方案(制度)执行过程进行监督核调控的权力。

6.知情权：对管理方案(制度)提出建议和意见，提出或编制管理方案(制度)，对管理方案(制度)的科学性、可行性进行审议、修订或否定，对执行结果进行考核，对执行过程监督和调控等，相关信息知情的权力。

7.奖惩权：对在公司电子信息化过程中，根据考核结果按照相关规定对相关责任人进行奖惩的权力。

(五)工作主体员工任职资格

1.基本情况：性别不限，最佳年龄范围在28—35 岁之间，健康状况良好。

2.知识方面：流利的英语听说读写能力，计算机、经济或管理相关专业本科以上，具有完成工作所需要的信息、资料和关系网络。

3.技能方面：具有计算机和网络应用技能，具有完成机械性任务所需要的能力，操作机器、文字处理等。

4.能力方面：具备分析能力和调研能力，具备协调、判断、组织能力，具有完成非机械性任务所需要的沟通能力、推理能力、解决问题的能力等。

5.个人特点方面：适应工作环境的意愿与能力，忍受单调乏味工作性质的能力、热爱工作友善待人的特质。

一、基本信息岗位名称 B2B 系统管理员 所属部门 电子商务中心网络技术部直接上级 电商中心经理 岗位定员 1 工作地点 辽宁总部直接下属 无 编写部门 人力资源部 生效日期二、工作概要负责公司的电子信息化系统的管理和维护三、岗位职业职责范围 职权 制度依据1.起草电子信息系统功能说明书，业务系统使用手册。 提案权2.起草电子信息系统方向(即电商中心)奖惩办法。 奖惩权3.负责对全员电子信息系统技术培训、考核、监督、解疑答难。 考核权4.负责电子信息系统辽宁公司总部及其营业部，和下属分子公司的技术开发和使用授权。5.审核系统采购供应商的资质，审核系统使用人员任职资格。 审核权6.考核线上指标完成情况，对方案(制度)执行情况进行监督。 监控权7.监控线上活动开展的策划及实施。 监控权8.对电子信息化发展前景进行预判，并拟计划汇报。9.指导系统管理员补充人才培养工作。10.对电子信息化工作进展向直属领导负责，并直接向总经理汇报。四、工作关系images/BZ_18_856_2141_914_2170.pngimages/BZ_18_1211_2138_1240_2168.pngimages/BZ_18_1245_2138_1277_2168.pngimages/BZ_18_1280_2140_1312_2168.pngimages/BZ_18_1612_2141_1671_2169.pngimages/BZ_18_815_2210_847_2241.pngimages/BZ_18_851_2209_882_2241.pngimages/BZ_18_886_2209_915_2240.pngimages/BZ_18_920_2210_952_2241.pngimages/BZ_18_1131_2195_1158_2226.pngimages/BZ_18_1162_2195_1194_2227.pngimages/BZ_18_1197_2195_1228_2227.pngimages/BZ_18_1232_2194_1264_2227.pngimages/BZ_18_1303_2197_1333_2224.pngimages/BZ_18_1337_2195_1369_2225.pngimages/BZ_18_1372_2196_1404_2225.pngimages/BZ_18_710_2268_742_2297.pngimages/BZ_18_746_2266_776_2298.pngimages/BZ_18_781_2266_811_2298.pngimages/BZ_18_816_2267_844_2298.pngimages/BZ_18_851_2266_881_2298.pngimages/BZ_18_885_2267_917_2296.pngimages/BZ_18_920_2266_951_2298.pngimages/BZ_18_1600_2264_1627_2295.pngimages/BZ_18_1631_2264_1664_2293.pngimages/BZ_18_1666_2263_1699_2295.pngimages/BZ_18_1702_2264_1733_2295.pngimages/BZ_18_1737_2264_1768_2295.pngimages/BZ_18_676_2325_707_2354.pngimages/BZ_18_711_2323_741_2355.pngimages/BZ_18_746_2323_776_2355.pngimages/BZ_18_781_2324_809_2355.pngimages/BZ_18_818_2323_846_2355.pngimages/BZ_18_850_2323_882_2355.pngimages/BZ_18_886_2323_916_2355.pngimages/BZ_18_921_2324_949_2355.pngimages/BZ_18_1185_2323_1215_2355.pngimages/BZ_18_1220_2323_1251_2355.pngimages/BZ_18_1255_2323_1286_2355.pngimages/BZ_18_1290_2325_1322_2353.pngimages/BZ_18_1326_2323_1353_2355.pngimages/BZ_18_1598_2320_1630_2352.pngimages/BZ_18_1636_2321_1665_2352.pngimages/BZ_18_1703_2321_1735_2352.pngimages/BZ_18_1740_2321_1768_2351.pngimages/BZ_18_1773_2320_1805_2352.pngimages/BZ_18_676_2383_707_2412.pngimages/BZ_18_711_2382_741_2413.pngimages/BZ_18_746_2382_776_2413.pngimages/BZ_18_781_2383_809_2413.pngimages/BZ_18_818_2382_846_2413.pngimages/BZ_18_850_2382_882_2414.pngimages/BZ_18_886_2382_916_2413.pngimages/BZ_18_921_2383_949_2413.pngimages/BZ_18_1596_2375_1629_2408.pngimages/BZ_18_1632_2376_1663_2406.pngimages/BZ_18_1667_2376_1698_2407.pngimages/BZ_18_1703_2377_1730_2407.pngimages/BZ_18_1737_2375_1768_2408.pngimages/BZ_18_1148_2493_1179_2522.pngimages/BZ_18_1184_2491_1213_2523.pngimages/BZ_18_1218_2491_1248_2521.pngimages/BZ_18_1253_2491_1284_2523.pngimages/BZ_18_1288_2491_1319_2523.pngimages/BZ_18_1323_2491_1354_2523.pngimages/BZ_18_1266_2545_1293_2574.png五、任职条件基本条件 性别 不限 年龄 35 岁以下 健康状况 良好教育背景 计算机、经济或管理相关专业本科以上工作经验 5 年以上相关行业工作经验，具有3 年以上管理经验知识与技能具有计算机和网络应用技能具备管理学、经济学、财务管理等专业知识具备分析能力和调研能力具备协调、判断、组织能力流利的英语听说读写能力六、其他使用工具设备 计算机、电话、传真机、打印机、Internet/Intranet工作环境 办公室工作时间特征 标准工时制

四、岗位分析的结果——岗位说明书

岗位说明书是岗位分析的结果，也称为工作说明书，它是以标准的格式对职位的工作内容及任职者的资格条件进行规范化的描述文件。

通过以上对新兴职位B2B 系统管理员的分析，总结编制上述岗位说明书。

五、结语

通过本文以上的分析，新兴职位系统管理员有了明确的岗位职责职权，并编制出岗位说明书。因为系统管理员为新兴职位，所以对它的工作分析不是一劳永逸的，而是要根据制定的岗位说明书，在实施过程中持续跟踪进行工作分析，根据岗位的实践，再对岗位说明书进行修改，如此循环。应用岗位分析方法与技术，对在信息化背景下的系统管理员进行分析探讨，结合旅游行业自身特点，和电商行业的要求，在工作实践中为“系统管理员”设计合理岗位内容。在多种分析方法中，可适用：1.工作日志法；2.观察法；3.访谈法岗位分析；4.问卷调查法等。

又由于电商的快速发展，更新速度日新月异，作为传统旅游业代表的中国国旅(辽宁)国际旅行社，必须紧跟技术发展和时代发展的步伐，不断学习，并学以致用，使电子信息化建设真正发挥其应有的作用。