全贯通式高校科研财务管理模式研究

宋成爱，岳玉柱，王 勇，许 鹏

（哈尔滨工业大学（威海），山东 威海 264209）

随着高校科研经费来源多元化、互联网和现代信息技术发展，高校逐步推进线上科研财务管理服务。新形势下，科研财务管理方面临着诸多问题，包括科研职能管理部门未实现管理协同机制、科研预算编制的精确度有待提高、科研经费报销业财融合度有待提升、线上科研财务管理优化服务需提高、线上科研财务管理内部控制需加强等，通过研究，针对实际工作中的问题，找出科研经费财务管理优化方案，提高科研财务管理水平。

1.高校科研经费概念

我国高校的科研经费主要分为纵向科研经费和横向科研经费。纵向科研经费是政府科技计划经费，资金来源于政府拨款，是用于资助科学研究，促进学科发展等；横向科研经费是非政府科技计划经费，资金来源于企事业单位委托的各类技术开发、技术服务等方面的项目资金。

2.高校科研经费财务管理现状和不足

现阶段，我国科技发展快速，国家加强对科学研究的重视，加大对高校科研经费的投入，同时近年来出台了一系列改革措施，推动扩大了高校科研领域自主权，不断推进科技创新。

首先在科研经费预算方面，国家赋予科研人员更大的人财物自主支配权，切实为科研人员松绑，充分释放创新活力。如直接费用中除设备费外，其他科目费用调剂权下放给项目承担单位。其次在科研经费使用方面，对科研急需的设备和耗材，采用特事特办、随到随办的采购机制，可不进行招投标程序缩短采购周期；对于独家代理或生产的仪器设备，按程序确定采取单一来源采购等方式增强采购灵活性和便利性；对自主权试点单位有试验设备依赖低和实验材料消耗少的基础研究、软件开发、集成电路设计等智力密集型项目，可以提高间接经费比例，间接经费的使用向创新绩效突出的团队和个人倾斜。

简政放权为科研人员减轻负担，同时解决科研经费“报销繁”问题，充分释放科研创新活力，调动科研人员积极性，激励科研人员敬业报国、潜心研究、攻坚克难，大力提升原始创新能力和关键领域核心技术攻关能力。

随着高校科研资金增长迅速、经费来源多元化，在“放管服”的大背景下，高校科研经费财务管理面临着诸多问题。

2.1 科研职能管理部门协同管理机制有待实现

高校科研经费管理涉及很多职能部门，包括科研部门、财务部门、审计部门、院系、人事部门、资产部门等。由于各职能部门管理权限不同，管理角度和出发点及审核的重点也不相同，存在职能部门之间信息不畅通，缺少协同管理机制，科研信息与财务信息未进行对接，科研数据未进行信息整合，给科研经费的管理造成很多阻碍。

2.2 科研预算编制的精确度有待提高

预算是科研经费管理的前提，预算管理主要包括预算的编制、预算的审批、预算的执行及预算的调整。预算直接关系到科研经费能否顺利支出、预算执行能否顺畅、科学研究能否顺利开展等。

科研人员缺乏科学先进的预算相关知识，科研人员对预算科目适用范围不明确，使科研预算缺乏可行性，并存在科研任务书预算模板与财务系统预算模板有差异，科研经费使用时遇到困难，科研预算与科研支出产生分歧，预算管理不能真正地发挥作用，经费使用效益不高。

部分高校科研预算编制不合理，主要有三方面：1、由于科研项目申请周期太短，科研人员对科研项目调研不充分，使科研预算估计不准确。2、科研人员对预算科目支出范围不清楚，具体预算科目金额预计不准确，导致预算编制不合理。想列支的预算科目没有进行预算，已预算的科目不能执行，导致预算执行率不高。3、高校科研管理职能部门（财务部门及科研部门）没有关口前移，科研人员编制预算时没有专业的财务人员参与，科研部门没有加强预算审核，未及时对科研人员进行预算编制的指导。

2.3 科研经费报销业财融合度有待提升

科研经费报销繁琐占用了科研人员大量的时间，不能更加专注于科学研究。主要有两方面原因。

一是财务人员与科研人员对科研信息理解不对称。高校科研项目繁多，来源复杂，财务人员对科研业务活动的内容、科研进展、科研发展模式不清楚，造成科研业务与财务业务没有充分融合。财务人对其报销的具体在科学研究中使用的原材料、专用设备等内容知之甚少，使科研经费报销不顺畅，对科研经费报销带来很大困难。科研人员对财务信息的理解，以及对科研经费报销规定的把握不准确，造成科研报销不顺利。科研人员在科学研究领域是专家，而对财务规定了解甚少，不熟悉报销相关规定。二是科研业务系统与财务系统没有对接。科研人员在科研部门的科研系统里登记科研申报、科研预算、科研结题等信息，之后要到财务部门办理项目经费卡立项、科研落款、科研经费报销、科研结题报表等。由于科研系统与财务系统脱节，系统之间缺少数据模块接口，使科研人员奔波于两个部门间，占用大量的时间，不能专心做科学研究。

2.4 线上科研财务管理优化服务需提高

随着现代信息技术不断发展，为科研人员提供优化服务，降低科研人员在财务管理相关方面的负担，激发科研人员积极性，部分高校逐步推进财务信息化建设，为师生提供线上科研业务服务，但大多数高校线上科研财务管理服务内容还需进一步提高。主要有两方面的原因：目前精通财务专业知识同时又具备网络信息技术的财务人才缺乏，导致推进线上科研财务服务步伐较缓慢。财务管理缺少信息化平台管理系统，各个职能管理部门系统是独立的，数据模块之间未实现互通，财务信息与业务信息未实现数据共享，数据信息传输不能实现实时更新，导致线上科研财务管理服务落后。

2.5 线上科研财务管理内部控制需加强

随着推行线上科研财务管理服务，包括科研申报、科研立项、科研预算编制、科研经费使用、科研预算调整、科研结题验收等业务，应建立配套的线上科研财务管理内部控制，保障各项科研业务开展依法合规。

3.高校科研经费财务管理过程中的问题提出以下对策

3.1 完善科研经费管理制度

高校应根据《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50 号）、《关于进一步做好中央财政科研项目资金管理等政策贯彻落实工作的通知》（财办科教[2017]4 号）、2019 年7 月科技部等6 部门印发《关于扩大高校和科研院所科研相关自主权的若干意见》的通知等文件，结合高校实际情况，制定具体科研经费管理办法，强化服务意识、推行一站式服务，让科研人员少跑腿，使科研人员开展科研活动有据可依。

3.2 形成科研管理职能部门协同管理机制

高校应利用互联网技术、现代信息技术，建立科研管理OA 系统共享平台，如图1。各职能部门的系统通过科研OA系统进行功能模块连接，实现科研职能管理部门的科研信息共享，打通各部门系统间数据传递困境，打破信息壁垒，促使科研职能部门协同管理，提高科研管理服务效率，让科研人员少跑腿。

图1 科研OA 数据共享平台模块连接

3.3 强化科研经费预算管理

预算管理是开展科研业务活动的首要前提，也是科研经费管理的重要内容。1、随着国家简化科研项目申报和过程管理，增加了科研人员项目申报准备时间，因此科研人员应充分调研科研项目，做到精确编制项目预算。2、相关职能部门参与指导和审核预算，加大财务政策宣传。财务处定期举办科研财务管理培训会，进行财务相关规定宣讲，探讨在编制科研预算过程中经常出现的问题，并设置专职岗位人员指导预算编制，建立微信公众号、QQ 群等网络交流平台，及时解答相关问题，最大限度地避免盲目预算。科研部门加强预算审核，促使科研预算精确规范。

3.4 利用信息化技术提高科研报销过程中的融合度

一是财务人员应树立服务理念，定期参观科研实验室，了解科研业务。财务人员应加强服务意识，主动了解科研业务活动、科研业务发展进程、科研活动中使用的专用仪器设备、专用材料、辅助工具等，进行面对面交流，从科研业务角度看待财务业务。同时为科研人员讲解科研报销方面的相关规定，避免科研人员办理科研业务时产生分歧，为科研人员解决报销过程中出现的问题和疑惑。二是开发科研管理OA 系统，连接业务系统与财务系统。财务处利用信息化技术，开发科研管理OA 系统，所有科研相关业务都将在该系统里完成，推进科研业务信息与财务信息相统一。财务处利用该系统提供网上预约无等候报销服务、网上科研立项及落账、网上科研开票登记、网上查询科研报销、网上查询凭证电子档案等，避免排队报销现象及结题查询纸质档案等繁琐工作，为科研人员节省宝贵时间，切实将科研人员从经费报销中解脱出来，保障科研人员全身心地投入科研工作。

3.5 提供线上科研财务管理优化服务

利用互联网技术、现代信息技术等高科技，优化科研财务管理流程，为科研人员提供线上科研管理相关服务，推进一站式服务，增强科研人员获得感。传统的科研经费立项及落账、科研经费报销、科研预算调整、科研结题验收等业务，需要辗转于各个部门，降低了科研管理效率。线上科研管理服务可以解决科研经费认领立项及落账流程复杂、科研报销排队现象、科研结题验收查档等过程中繁琐问题，提高科研服务水平。

一是在科研管理OA 系统中建立科研业务模块，在各个部门系统中建立连接接口，如图2。科研人员用工号唯一登录科研管理OA 系统，在系统中选择，科研项目申报模块、科研项目认领立项模块、科研项目预算编制模块、科研项目预算调整模块、科研经费报销模块、科研项目结题模块、科研项目开票模块、科研项目审计模块等相关业务。从项目申报到项目结题，一网一平台通办，在线上完成所有科研业务办理，在平台中查询和打印科研报销电子原始凭证，了解科研经费使用情况，实行会计档案纸质版和电子版同时存档，实现财务档案影像化，提升高校科研管理治理体系和治理能力现代化。

图2 部门系统结构图

二是建立线上审批功能。在科研管理OA 系统中建立线上审批功能，科研人员提交审批申请后，系统自动生成需要审批的记录，将审批信息推送到相关领导微信中作为提醒，相关领导登录科研OA 系统查看科研经费相关信息是否符合相关规定，进行审批确认。实现线上签批，签批步骤自动流转，审批信息自动流转并通过微信进行提醒，审批进度过程可见。线上审批相较于传统审批方式，减少等待领导审批的时间，提高审批速度。

3.6 加强线上科研财务管理内部控制。

高校应建立线上科研经费管理内部控制，加强财务核算质量、加强审计监督，进行科研经费使用全过程监督。科研职能部门加强科研预算、科研结题等监督管理；财务部门在新政府会计制度下，合理设置财务会计科目与预算会计科目，体现同一会计核算体系中财务会计的权责发生制和预算会计的收付实现制，提高会计核算质量；审计部门加强监督执行力度，关口前移，主动深入了解科研经费使用的基本情况，对科研项目进行阶段性审计，防止突击花钱、套取经费等行为，保障科研经费使用和管理规范化。

高校随着推进线上科研财务管理服务，为了保证科研数据共享和交换信息安全，高校应高度重视以下两个方面。

一是保障网络安全和系统科研信息安全。高校应提高防范意识，加强网络安全，在职能部门系统之间交换数据信息时建立防火墙，在系统服务器中安装杀毒软件，定期进行查杀病毒。定期进行系统数据备份，防止系统科研数据丢失，保护数据信息的安全性和完整性。

二是加强线上科研预算控制。预算设置既要赋予科研人员项目经费的自主权，又要监督科研经费使用的合理性，为科研项目进行提供保障。在财务系统中根据不同资金来源、项目类别设置不同的预算模板。

在财务系统中通过预算项、预算控制方式、合并控制码、同步预算项公式、关联科目等方式进行预算控制。预算项有设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/知识产权费、劳务费、专家咨询费、管理费等。预算控制方式分为禁止超支、不控制、不能发生等。预算合并控制码可以将多个预算项按总额进行控制，如差旅费、会议费、国际合作与交流费三个预算项按总额来控制科研支出。灵活设置预算模板，落实国家下放经费使用自主权，做到有效“管”“放”结合。

三是在科研管理OA 系统中实现各相关部门岗位互相牵制机制。根据各职能部门的管理权限，在科研管理OA 系统中设置各部门的管理权限，系统各项业务模块实现审批与执行分离、执行与审查分离，从而加强科研预算控制，健全线上科研管理内部控制。

4.结语

高校应贯彻落实科研经费“放管服”政策，根据国家相关政策文件制定高校科研管理办法，完善科研管理制度。应以“为科研人员服务”为理念导向，推进科研财务管理信息化建设，推进一站式服务，实现科研人员“少跑腿”，梳理优化科研业务办理流程，把科研人员从报销、查档案等具体事务中解脱出来，加强科研财务管理内部控制，为科研人员提供规范化、专业化的服务，推进高校科技进步提供有力保障。