如何做好新时期的档案管理利用工作

吴寒冰

（山东省临沂市中医医院，山东 临沂 276002）

当前的信息管理活动中，对于档案地高要求主要从档案信息、质量两个角度表现出来，如何保障档案“物尽其用”，这已经成为相关管理人员必须思考的第一问题。为适应新形势下档案管理的服务工作，加大档案管理利用的服务力度，提高服务质量，突出服务效益，保障档案管理、调动、修改等活动的顺利开展，本人着重从以下几个方面谈一谈我个人的几点观点和看法如图1所示：

图1

首先我们要充分认识以及改进新时期档案工作的整体价值。

档案是各个机关与单位记录相关事件与信息的重要载体，应用与修改直接反映了党的执政能力，对于人民正常享受权利、国家正常行使职能由着不可忽视的现实意义。作为反映客观现实的材料，档案在现实与个体的发展之间建立连接，为各单位的科学发展、及时扫除发展漏洞创造了条件，对于现代小康社会的综合建设来说，档案发挥着不可忽视的重要功能。

1 档案的管理的重要性

1）档案的管理是一个单位综合档案管理要求实现自我完善的一种手段。档案管理与开发利用是档案工作的根基，更是检验档案管理成果的重要标准。确保档案管理工作合格、达标，才能发现档案建设、利用环节存在的不足问题。工作人员能够及时登记备案，积极改进配合管理工作中的方式和方法，才能保证档案的完整性和安全性。

2）档案管理的服务工作不仅是一个企业综合档案室行使其职能的体现，也是一个企业档案信息管理开发利用对外服务中的一个窗口，为了档案的发展，满足现在新时代的发展和对档案利用的服务需求。同时一个档案管理者素质的高低直接影响着档案管理工作的效率性和质量性，故此，档案管理者的从业素质直接影响到档案管理工作的最终质量。

3）必须形成出色的服务意识与良好的奉献精神。档案管理者要要紧紧围绕党中央的有关要求开展档案管理工作，以习近平总书记系列发言为行动基准，加强自身的专业素质与政治素养，从政治、社会等高度理解、分析和处理档案管理工作中存在的矛盾问题，保障方向不动摇，保障政治素养够出色。以岗位所提出的档案管理要求为行动基准，在根源上提升自身的职业道德与服务意思，将档案管理活动中存在的负面问题全部消除。

4）档案管理工作对管理人员的执行能力提出了极高的要求，在保持明确的政治方向的同时，档案管理人员必须同步具备专业技能，由此，系统的、有针对性的管理档案是档案管理工作的第一要求。

5）档案管理人员必须形成利用现代化手段和技术完成档案管理工作的良好意识，掌握档案管理的一般方法与先进技术，确保档案管理工作的整体效率符合当前的档案管理要求。

第二个方面是要熟悉本单位档案室的馆藏内容，提升档案管理利用服务档次。相关人员必须熟悉馆藏资源的利用，在源头上服务于档案管理工作的相关要求。

1）数字化档案管理机制的落实并不意味着档案管理人员无需承担档案管理的有关要求，面对多种多样的档案管理需求，一线执行人员必须对档案的信息检索方法进行归纳整理，并结合档案管理工作的核心要点输入档案信息，保障档案管理的完整性与精确性

2）必须熟悉档案馆的馆藏机制。在档案管理工作中，经常会出现档案查询信息脱轨、档案不可用、提供的档案信息不具体及不规范等情况，作为档案管理者一定要具有熟悉馆藏资料的业务水平，提高档案管理工作的整体效能。

3）档案需求者来自各个岗位，个体的文化素质、应用目的与档案使用需求各不相同，面对互相冲突的档案使用原则，档案管理活动中很容易出现信息不足、信息矛盾等问题。档案管理人员必须掌握档案资料的调用方法，根据自己的经验来作出合理的判断，合理分化档案。

图2

档案编研工作(如图2所示)也是一项带有很强的研究性的编纂工作，通过研究和编纂档案专辑等形式，在各项档案基础工作中最具有创造性和创新性，也是最能体现档案管理工作人员水平的一个方式。

2 总结

建立完备的档案管理体系，让档案管理工作在信息技术与管理制度的共同限制下开展，对于提高档案管理活动的整体质量，提供主动需求服务具有十分重要的意义。