RPA助力企业财务数字化转型

王厚明

数字经济背景下，以RPA为代表的数字技术革新了财务的技术工具，大幅提升了财务工作的效率，加快了财务数字化转型进程。财务机器人是RPA技术在财务领域的应用。本文基于RPA的内涵与技术原理，阐述了其在财务数字化转型中的应用价值，包括流程自动化、人员解放化、组织层次化、职能升级化，以及RPA在财务数字化转型中的应用场景。

一、RPA的内涵及技术原理

RPA是指机器人流程自动化技术，这一概念最早来自信息技术自动化实战经验总结。电气和电子工程师协会（IEEE）将其定义为具有预定义规则、活动编排、连接不同系统特征的应用模式；Gartner将其定义为可以模仿人类，具有工作流执行能力的软件而非物理设备；IDC（互联网数据中心）认为RPA能够执行的流程具有规则固定、重复执行、工作量大等特点。综合上述定义，达观数据（2020）认为，RPA是通过特定的、可模拟人类在计算机界面上进行操作的技术，按规则自动执行相应的流程任务，代替或辅助人类完成相关的计算机操作，也被称为数字化劳动力（Digital Labor）。

从技术原理上来看，其主要包含以下四个方面内容：一是软件技术属性，即通过既定规则的脚本设计，RPA能够替代基于人工电脑操作的业务流程。二是系统表层集成，即RPA可以无缝实现包括网页、办公软件等在内的跨系统连接，而不破坏系统应用程序。同时，由于RPA调用的是操作系统底层技术，能够识别和处理Windows系统中的几乎所有应用程序。三是多技术组合应用，即RPA能够模拟人的行为，实现键盘、鼠标、抓屏、流程控制处理等操作，是自动化技术的统称。四是机器处理，即RPA能够实现7×24 小时不间断工作，进而实现对人工劳动的替代，提高工作效率。总的来说，RPA就是在现有系统架构下，自主设定流程来让计算机自动完成业务规则明确、重复执行、业务数量大且相对稳定的工作。

基于RPA 的技术原理，其能够实现的功能包含以下五个方面：一是数据检索与记录，RPA 可以跨系统进行数据检索、数据迁移以及数据录入；二是图像识别与处理，通过OCR技术识别信息，并可在此基础上审查和分析文字；三是平台上传与下载，能够按照预先设计的路径上传和下载数据，完成数据流的自动接收与输出；四是数据加工与分析，包括数据检查、数据筛选、数据计算、数据整理、数据校验；五是信息监控与产出，RPA 可以基于模拟人类判断，实现工作流分配、标准报告出具、基于明确规则决策、自动信息通知等功能（陈虎等，2019）。

二、RPA在财务数字化转型中的应用价值

从财务变革的历程来看，财务数字化转型是数字技术在财务领域渗透和应用的结果，是财务转型的一个渐进式阶段。具体来看，财务数字化转型是企业财务部门在流程、人员、组织、职能等方面的全方位转变，是一个持续的动态优化过程。而RPA则是以点带面，通过在财务流程节点的应用实现流程自动化、人员解放化、组织层次化、职能升级化。

（一）流程自动化

基于RPA的技术原理，其适用于重复且界定清晰的确定性过程，即应用于大量既定规则的交易活动。财务是一个强规则领域，在业务流程中存在大量重复的工作需要手工完成，这些工作的业务特点与RPA技术的应用条件高度匹配，这也奠定了RPA技术在财务领域的应用基础，财务机器人由此产生。具体来看，财务机器人是RPA 技术在财务领域的具体应用，即针对财务的业务内容和流程特点，通过模拟手工操作自动处理规则明确的、重复且耗时的人工事务性工作，进而帮助财务人员降低差错率，防范数据欺诈。

从实践上来看，财务机器人的应用更多集中于财务共享服务中心。自2013年12月财政部印发《企业会计信息化工作规范》（财会[2013]20号）以来，在实践的持续推进和政策的积极引导下，财务共享服务中心建设及转型问题又掀起了新的热潮。作为财务的工厂，财务共享服务中心能够实现费用报销、采购到支付、订单到收款、总账到报表、资金管理等流程的集中，财务工作不再是一批人负责一个地区或一个公司，而是按照业务流程进行分工，通过各个节点的人员协作完成一个个财务流程，这也大大增加了财务机器人的应用空间，即基于流程节点的自动化形成规模经济效应，实现了企业的人才、技术和时间资源节省，进而实现财务流程高效运转和财务运作成本大幅降低。

（二）人员解放化

2020年6月，上海国家会计学院发布《2020年影响中国会计从业人员的十大信息技术》报告，其中RPA作为其中一项重要技术列居其中。从财务机器人的应用实践来看，2016年德勤率先在中国企业推出财务机器人应用咨询服务。财务机器人的应用能够通过传统业务流程的自动化解决人力资本、时间和技术成本的大量耗费，以及人力资源出错率较高等问题，进一步释放大量的基层财务人员，由此造成大量基层财务人员下岗或转岗。

财务机器人的应用目的不是实现对财务人员的替代，而是基于成本效益原则实现财务职能的最大发挥，进而促进财务人员的转型。RPA技术能够实现费用报销、采购到付款、订单到收款、总账到报表、资金管理等财务流程的自动化，进而能够将基层财务人员从简单、重复、低附加值的工作中释放出来，让技术赋能财务人员，使其有大量的时间主动参与到业务分析、决策支持、预测等更高端的价值增值活动中，进一步实现由传统核算型向管理型、价值型财务人员转变。

（三）组织层次化

2019年，华为携手德勤发布《中国数字化转型人才培养顶层设计报告》，报告中将数字化人才定义为三类：数字化领导者、数字化应用人才以及数字化专业人才。应用到财务领域，财务数字化转型人才也与之相对应，具体包括财务数字化领导者、财务数字化应用人才以及财务数字化专业人才。

数字经济背景下，数字技术与传统行业的结合与应用使得新业态、新模式不断兴起，企业会计环境也面临着新挑战。面对日益复杂的商业环境，发挥风险防控的管控作用尤为重要。RPA等数字技术的应用能够提升财务部门数据处理能力，使得财务数字化领导者能够针对数据分析结果对财务风险甚至是非财务风险形成一定的预判能力，使得财务职能由事后监督向事前预测、事中分析和监督转变，进而提升企业的风险防控能力。

基于财务人员的转型，财务机器人的应用会带来财务组织架构的层次化调整。首先，基于财务机器人在财务共享服务中心的大量应用，财务流程的自动化处理能够将大量基层财务人员从传统的财务模式中解放出来，实现基于财务机器人应用的共享财务结构；其次，被解放的财务人员能够将工作重心转移至服务业务、决策支持等内容，进而形成业务、财务、IT深度融合的辅助业务决策、参与战略制定的业务财务和战略财务结构，与财务数字化应用人才和财务数字化领导者相对应；最后，在财务机器人的部署和管理上，需要财务数字化专业人才基于卓越管理中心（COE）予以管理，实现人机协同效应的最大化。由此实现“以财务数字化领导者为指引，以财务机器人团队为基点，以财务数字化应用人才为源泉，以财务数字化专业人才为保障”的“战略财务+共享财务+业务财务+管理团队”的架构体系。

（四）职能升级化

基于财务转型的方向，财务数字化转型职能变革主要呈现出以下趋势：

1.参与战略决策制定。财务部门作为企业的核心部门，记录着企业所有的交易行为和信息往来，具有数据汇集的先决优势，是企业天然的数据中心，由此驱动着企业数字化转型进程。财务数字化转型的本质是将财务由小数据集向大数据中心转变，实现财务职能从数据计量转变为数据挖掘、利用、价值创造，为战略制定提供决策支持。而财务机器人的应用能够实现数据检索、记录、加工、分析等功能，进而辅助基于大数据的挖掘与分析。

2.提供敏捷业务支持。企业的三大循环包括信息循环、业务循环和管理循环，财务是信息循环的重要组成部分。财务机器人的应用使得财务部门能够更高效地采集、加工和报告信息，大大提升了财务工作效率，促使财务能够更好地与业务循环、管理循环相融合，面向业务经营过程，提供业务支持（田高良等，2019）。

3.提高风险防控能力。数字经济背景下，数字技术与传统行业的结合与应用使得新业态、新模式不断兴起，企业会计环境也面临着新挑战。面对日益复杂的商业环境，发挥风险防控的管控作用尤为重要。RPA等数字技术的应用能够提升财务部门数据处理能力，使得财务数字化领导者能够针对数据分析结果对财务风险甚至是非财务风险形成一定的预判能力，使得财务职能由事后监督向事前预测、事中分析和监督转变，进而提升企业的风险防控能力。

三、RPA在财务数字化转型中应用场景

就RPA 技术在财务管理领域的应用场景来看，基本覆盖了财务管理的方方面面，依据每个企业流程的规范化、标准化程度不同，RPA 技术应用的范围也不尽不同。具体来看，主要包括如下应用场景：

1.费用报销。财务机器人在费用报销中的流程应用主要包括智能提单、智能审核、自动付款、自动账务处理、费用分析等内容。结合OCR技术，财务机器人能够对各类发票和单据进行自动识别、分类汇总并分发传递；根据预先设定的审核逻辑，财务机器人能够自动实现报销单据核对、费控规则匹配、报销异常事项提醒等功能；根据审核后的报销单，财务机器人能够进行自动付款；付款后，财务机器人能够依据记账规则自动生成凭证进行账务处理；整个报表流程中财务机器人能够根据报销费用数据进行实时分析，并对异常情况予以警示。

2.采购到付款。财务机器人在采购到付款中的流程应用主要包括请款单处理、发票查验与认证、采购付款、账务处理及报告、供应商对账内容。财务机器人通过OCR 技术扫描请款单并识别录入 ERP系统；基于预先设定规则，财务机器人能够执行发票、订单、收货单匹配并确认收货，并对供应商提供的发票信息进行查验；基于认证后的发票，财务机器人能够进行自动审核、信息录入和付款；付款后，财务机器人能够根据付款信息导入总账并进行账务处理；根据预先设定好的对账时间，由人工触发财务机器人登录ERP 系统查询供应商范围并导出，发送对账提醒邮件。

3.订单到收款。财务机器人在订单到收款中的流程应用主要包括销售单录入和变更、发票开具、返利管理、收款到账、订单发货、收款核销等内容。财务机器人能够对电子订单或数字化的纸质订单进行识别和录入，同时对有变更需求的订单进行变更；根据订单信息，财务机器人能够抓取开票数据进行开票，并通过邮件方式传递至相关业务人员；财务人员定期从客户管理团队获取返利申请表并上传至内部系统，财务机器人登录返利管理系统，将返利申请表中的内容录入并生成申请号码，在更新申报处理状态后，根据返利订单发送相关信息至审批人邮箱；财务机器人通过登录网银系统获取银行流水，在精准筛选后将符合入账条件数据自动录入；根据收款到账情况，财务机器人按顺序循环检查收款金额是否满足订单下放条件并依以释放；财务机器人从银行获取数据，自动认领来款，并同步至账务系统进行收款核销。

4.总账到报表。财务机器人在总账到报表中的流程应用主要包括关账、账务处理、对账、报表出具等内容。期末财务机器人自动进行各项关账工作，例如现金盘点、银行对账、销售收入确认、应收账款对账等。如有差异，财务机器人将发送预警报告至相关负责人，如对账无误，则自动进行账务处理；周期性地对账务进行记录和结转；每日自动完成对账和调节表打印工作；自行完成数据汇总、合并、抵销、邮件催收、系统数据导出及处理等工作，自动出具模板化报表。

5.资金管理。财务机器人在资金管理中的流程应用主要包括银企对账、现金管理、收付款处理、银行回单管理等内容。财务机器人取得银行流水、财务数据，并进行银行账和财务账的核对，自动出具银行余额调节表；自动登录企业网银，根据设定的资金划线自动执行现金归集、现金计划信息的采集和处理，动态监控资金收支状况；根据订单信息和供应商信息自动完成收款和付款；根据银行资金支付的发出指令自动登录网银系统获取银行回单，同时登录影像系统，通过关键字找到唯一匹配信息自动进行挂机，并将结果以邮件方式通知财务人员。