企业基于ERP系统的往来账款管理

陆唯文

摘 要：有效的往来款项管理有助于公司应收款项压降，提高公司资产周转率，方便集团层面报表合并。随着财务信息化的推进，很多大型企业上线ERP系统，但仅靠系统的标准功能无法完全满足公司个性化往来管理需求。本文从主数据管理、往来款项入账、应付款项付款、往来款项清账、往来账龄出具、内部关联往来对账六个环节入手，研究基于ERP系统的往来款项管理策略，旨在提高往来管理效率。

关键词：往来账款管理;ERP系统;财务信息化

企业的往来款项包括企业在生产经营过程中的应收、应付、预收、预付、其它应收、其它应付款项。有效的往来款项管理有助于公司应收款项压降，提高公司资产周转率，方便集团层面报表合并。随着财务信息化的推进，很多大型企业上线ERP系统，本文结合业务实践，就ERP系统中的往来款项管理方案进行研究与思考，旨在提高往来款项管理效率。

一、企业往来管理中存在的问题

（一）往来款项核算不规范

往来款项核算涉及多个科目，若会计人员对会计科目的定义理解存在偏差，同类业务的入账科目存在不一致的风险。此外，往来款项核销不及时，造成多边同时挂账、未清账余额不准确，给往来款项对账和清理造成很大的困难。

（二）往来款项对账不及时

企业没有按期对所有往来款项与外部单位进行对账，或是往来对账流于形式，对于未回函的大额往来没有沟通确认，造成无法及时发现与往来单位存在的数据差异，存在长期挂账而成为呆账，使得公司资产、负债余额不准确。

（三）往来分析不够深入

未建立往来款项动态跟踪机制，缺乏定期对往来款项进行分析或分析不够深入，未分析长期和大额挂账的往来款项的存在原因和必要性，造成大量应收款项资金占用，提高企业坏账风险。

二、基于系统标准功能的往来管理中存在的问题

为完善财务信息化建设，规范建立核算中心，打造科学高效的财务决策支持平台，A公司部署上线SAP系统。其中，对于往来款项的管理，拟通过实现凭证自动生成，细化往来管理核算颗粒度，以提升往来款项管理精细度的同时提高管理效率。虽然SAP系统本身提供了财务往来管理功能，但与企业自身情况存在差异，仅靠系统的标准功能无法完全满足公司往来管理需求。

（一）不支持客户、供应商主数据创建审批

SAP系统不具备各项业务流程审批功能，而客戶、供应商数据的创建需要审批以满足公司合格供应商管理的需求，同时客商数据的创建需要上传营业执照等证明材料，提高数据填写的准确性，避免同一供应商反复添加。

（二）往来科目难区分造成系统自动生成凭证困难

ERP系统计划通过凭证自动生成以降低财务人员工作量，发票入账凭证由业务人员预制后，财务过账自动生成凭证。系统标准功能通过统域科目设置，每个供应商配置一个统域科目，但由于公司目前配置的往来科目过多且每个供应商无法对应唯一科目，系统也无法自动区分预付账款和应付账款，使得凭证自动生成存在困难。

（三）往来事后清账工作量较大

为出具准确的往来款项账龄表，需要对往来款项进行及时清账。而ERP系统将采购发票入账和付款分离，采购发票入账由业务人员基于采购订单进行收货和发票预制，付款由网报系统基于合同付款节点触发，两个环节相互分离且均由系统自动生成往来账，财务人员只能通过手工一笔笔事后清账，工作量较大，有悖于系统上线精简工作的初衷。

（四）系统内置账龄表无法满足公司业务需求

ERP系统自带标准账龄表，其账龄起算日期为付款起算日，与国内企业的账龄起算日期不一致。系统标准账龄表也不区分合同、项目等辅助核算字段，无法满足公司账龄查询需求。

三、基于ERP系统的往来款项管理策略

针对上述问题，在梳理优化业务流程的基础上，对系统进行定制开发，从主数据管理、往来款项入账、应付款项付款、往来款项清账、往来账龄出具、内部关联往来对账六个环节入手，制定基于ERP系统的往来款项管理策略，提高往来款项管理效率。

（一）主数据管理：实现各系统间数据共享

针对客商主数据创建管理的需求，财务核算系统与供应商系统、合同系统、采购系统、人力系统等系统打通，从这些系统中获取供应商编码、合同号、员工号等主数据，实现数据一次录入多地取数，有利于系统间数据的标准化，提升数据质量。同时，利用供应商系统、合同系统、人力系统的审批流功能，做到主数据管理由主管业务部门专责管理且维护可控。

（二）往来款项入账：通过项目类别自动匹配往来科目

针对同一供应商无法指定唯一往来科目的问题，系统通过项目类别进行往来科目判别;针对预付账款和应付账款无法区分的问题，系统通过月底对各供应商按合同余额方向进行预付账款重分类，淡化入账时对预付账款和应付账款的区分。通过以上两个方案，实现往来科目随发票过账和网报付款自动入账，减少财务人工记账凭证输入环节。

（三）应付款项付款：付款清单导出批量付款

鉴于A公司内外网隔离的现状，公司无法使用银企直联功能，而使用付款清单批量导出的替代功能。为提高付款信息的准确性，在供应商主数据中设置收款银行等信息，业务人员需在创建供应商时上传开户许可证，并在供应商系统中内嵌银行系统中的联行号清单，业务人员通过选项列表选择开户行名称，从而保证付款账号等信息的准确性。系统将业务人员输入的付款信息分银行汇总，支持付款数据批量导出，对于支持付款批量导入的银行系统实现一键导入付款，降低付款的差错率，方便出纳资金支付。

（四）往来款项清账：批量匹配清账

为保障往来账龄的准确性，财务人员必须进行往来清账，为降低这一环节的工作负担，在往来清账上设置批量清账功能。对于同一会计科目、同一供应商、同一合同号/WBS/内部订单的，系统自动匹配一键清账，在数据有差异的情况下，用户可以通过对凭证号、内部订单、供应商、合同、科目、WBS的综合判断后，自行操作批量抵消，从而减少往来清账占用的工时，提高清账准确性。

（五）往来账龄出具：自开发往来账龄表

根据公司实际业务需求，配置满足显示多维度信息的往来账龄表。系统支持根据选择的基准日期，自动出具客户和供应商账龄表，账龄表含会计科目、WBS、内部订单、合同、往来单位、挂账日期、挂账凭证号、制单人等字段，方便往来查询和清理，支撑公司对往来款项进行深入分析，降低企业坏账风险。

（六）内部关联往来对账：标注关联往来标识

为方便集团层面关联往来对账和报表合并，在供应商主数据中按供应商是否为关联企业设置供应商分类，往来款项入账时根据供应商分类标注关联往来标识。

四、结语

本文针对ERP系统推进中，主数据管理、往来款项入账、往来款项清账、往来账龄查询四个方面遇到的业务难点，结合企业自身业务需求，研究基于ERP系统的往来款项管理策略并予以部署实施，实现了数据标准化和数据共享，消除了凭证自动生成障碍，减少了往来清账工作量，方便往来账务查询和对账，优化了传统往来管理方式，提高了往来管理的精细度，降低财务人员处理周期和人工投入，对企业在财务信息化下的往来管理具有一定的借鉴意义。

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