医院人事信息管理系统运行现状及改进对策研究

2021-05-09亓望杨洁刘宏伟

现代信息科技 2021年20期

亓望　杨洁　刘宏伟

摘要：人才资源是医院保持竞争力的重要资源，而基于计算机技术开发的人事信息管理系统，对提高医院人力资源管理部门工作效率及服务水平、为优化人力资源配置及科学决策提供信息化的支持具有重要意义。文章将以某大型综合性公立三甲医院的人事信息管理系统的使用现状及面临问题作为基础，对医院人事信息管理系统设计及实现提出设想及对策。

关键词：人事信息系统;大型三甲医院;人力资源管理

中图分类号：TP311 文献标识码：A文章编号：2096-4706（2021）20-0143-04

Research on the Operation Status and Improvement Countermeasures of Hospital Personnel Information Management System

QI Wang， YANG Jie， LIU Hongwei

（Guangdong Provincial People s Hospital （Guangdong Academy of Medical Sciences）， Guangzhou 510080， China）

Abstract： Human resources are an important resource for hospitals to maintain their competitiveness， and the personnel information management system， developed based on the computer technology， is of great significance to improving the work efficiency and service level of the hospital human resources management department， and providing informatization support for optimizing human resources allocation and scientific decision-making. Based on the using status and problems faced of the personnel information management system of a large comprehensive public third-class hospital， this paper puts forward some ideas and countermeasures for the design and implementation of the hospital personnel information management system.

Keywords： personnel information system; large third-class hospital; human resources management

0 引言

人事管理工作包含了从员工入职、临床科室轮转、晋升、调动、聘任、离退休等整个职业过程，是医院人力资源管理的工作的基础和起点，而人事信息数据也是支撑各项工作开展的基本。对于将传统的人事管理信息系统转换为依托与先进的信息化技术和互联网支持，实现人事管理工作信息化、规范化[1]，是人事信息管理系统不断发展的原则，因此，搭建医院一体化人事信息管理系统的是医院保持竞争力的重要手段。

1 医院人事信息管理系统建设意义

1.1 人事信息管理系统为医院人力资源管理工作提升效率

随着医院规模的扩大发展，医疗人员的队伍不断充实，很多大型的医院承担着医、教、研三位一体的工作[2]。随着人员增多、流动性加强、制度管理的增加，人力资源管理部门所面临的数据需求以及各部门需要的材料种类也日益繁多，这也导致人力资源部作为人事信息管理系统的归口部门，所需要投入在数据统计的时间精力也越来越多[3]。因此，搭建高效的人事信息管理系统，整合各类人事信息、数据分析、导出快捷的报表以及将医、教、研，甚至是职称评审、岗位聘任所需信息归入统一、共享的平台，减少职工手动填写的工作量，能够有效地提高人力资源管理部门的工作效率[4]以及职工的满意度。

1.2 人事信息管理系统为科学决策赋能

由于人事信息数据涵盖从个人基本信息、学历学位、职称职务、岗位等级、薪酬等，而且大多为动态性数据，需要地定期的维护[4]。同时，人力资源管理部门承担着对外提供各类型的人事信息统计，如主管部门上报月度、季度、年度各类型统计数据、相关部门的数据使用需求等，作为大量数据统计的出口部门，具备数据统计和分析功能的人事信息管理系统能够在很大程度减少由于人为手工统计带来的统计误差，同时也能够为领导在做决策是提供科学、高效而准确的数据支持。

因此在未来的人事信息系统建设目标中，数据分析也是信息系统发展的一大趋势，而当前对于未来趋势的分析预测是人事信息系统缺乏的功能[5]。因此，人事信息系统的发展趋势不应仅局限于数据汇总、日常简单的提醒，而是逐步实现协助单位进行战略性规划，分析人员流动趋势、职工晋升发展等，为科学决策赋能。

2 医院人事信息管理系统面临的现状

2.1 人事信息管理工作停留在信息数据化

当前，很多医院具备自己的人事信息管理系统，但通过对文献的查阅以及与兄弟单位的交流可以发现，直至现阶段，人事管理的工作及人事信息系统的搭建进度，依旧很大程度上停留在将人事信息转换为数据的阶段[6]，人力资源管理部门对人事信息管理系統的开发程度较低，无法发挥数据信息在人事信息管理系统中的作用，为决策者提供快速响应及科学的信息支持。

2.2 人事信息管理系统相对“孤岛”

在实践中，人事信息管理系统的搭建首要是满足人力资源管理部门日常人员信息维护的需要，因此，在涉及人事信息管理系统中容易出现缺乏各部门联动的、统一规划的人事信息管理系统相应模块，如人事信息系统联动的科研管理平台、教学信息平台等，人事信息管理系统相对处于“孤岛”状态，甚至只在医院内网中进行搭建再导出数据，这也导致人事信息系统无法实现数据的平台共享以及管理。

3 A单位的新人事信息系统现行情况

3.1 A单位基本情况概述

作为珠三角地区的是一所集医疗、教学、科研和预防保健为一体的大型综合性三甲医院，下辖2个分院、4个研究所，目前职工超6 000名，涵盖的人员类别有医生、护理、药学、技诊、科研、行政后勤、劳务派遣、博士后研究人员、规范化培训社会学员、研究生、退休职工等等，其中其中包括在职的医护人员超过4 200人，占比超过70%。由于人员类别多样化，且人事信息的基本数据的繁多。人事信息管理系统作为人力资源管理部门掌握全院人员信息的首要关键渠道，尽管在收集人事信息及内容时每个系列的人员相似度高，但个性化的数据信息量也不容小觑。

3.2 A单位人事信息管理系统情况概述

2019年9月之前，人事信息管理系统采用单一的内网数据库进行人员信息管理，同时仅开放由人力资源管理部门单独使用的人员信息管理系统。系统的页面采用类Excel的数据库进行人员信息补充修改的情况，并每月定期导出月报、人事明细表进行外网数据查看。

2019年9月，A单位人力资源管理部门上线了新的人事信息系统，改变当年人事信息系统仅存在内网的“孤岛”状态，实现单位外网可使用的人事信息管理系统进行查询维护，同时，开放提供老干处、护理部、科研处可进行查询信息及维护部门管辖下的人事信息权限，如维护研究生信息、离退休人员及其家属情况;联动薪酬系统、考勤系统、门诊公费医疗系统，保证人员流动变化后可及时停用相关系统并进行人员维护提醒;同时在OA系统搭建流程审批，在人事信息管理系统的组织架构基础上实现逐级审批功能。新人事信息管理系统在一定程度上改善了人员信息“孤岛”下的人事数据查询维护功能烦琐、提升了数据维护的及时性，提高了人力资源管理部门日常人事维护工作的效率，当前A单位人事信息管理系统首页如图1所示。

流程审批等多个关键系统功能，实现有人员数据才有对应系统的操作权限，流程审批逐层有序进行，一定程度上杜绝了以前人事系统“孤岛”下的人员管理及时性缺失及人员数据单独出现在个别系统上的可能性，提升了医院整体人员管理的有效性。

3.3 A单位人事信息系统涉及人员分类及功能

目前，A单位的人事信息管理系统将人员类别规划为“在职人员”“工勤辅助”“劳务派遣”“委托培养医师”“博士后研究人员”“研究生”“进修生”“离职人员”以及“退休人员”子名册，对应不同类别人员具备不同的个性化信息。并创新规划“所有人员”名册将在职、离退休等人员汇总子名册，方便日常人力资源部门进行快速人员搜索查询，当前A单位人事信息管理系统基本页面如图2所示。

人力资源管理部门负责日常维护在职、工勤辅助、劳务派遣人员的进出及个性化信息，同时将“委托培养医师”“研究生”及“离退休人员”的部分权限提供归属部门进行人员报到后的及时维护，保证信息更新的及时性及准确性。

最后，A单位的人事信息系统也保留原有的人员基本情况统计表，方便日常统计工作。每月初进行各系列人员名单及报表导出保存，以供后期备查，不同类型人员所需维护数据量如表1所示。

4 A单位人事信息系统当前面临问题

4.1 系统时间流功能不完善

目前，A单位人事信息管理系统具备基本的人员情况汇总报表，内容包括全院在职人员的性别、学历学位、年龄分布、职称等情况，人力资源管理部门通过导出人员基本情况报表完成日常的基础信息上报功能。但由于系统缺少时间流管理功能，对于减员后的再回溯过往报表呈现出离职人员无法在往期应在职表格中体现，导致导出数据与实际需求时间的人员情况有所出入。目前，人事信息管理系统的报表及人员名单仍旧由数据负责人员进行每月机械化的导出保存，大大增加了数据统计工作的机械性，并无法快速响应过往数据情况统计需求。

在未来的人事信息管理系统发展趋势下，数据智能分析也是信息系统发展的一大目标，而当前对于未来趋势的分析预测是人事信息系统缺乏的功能[5]。

4.2 数据导入字段无法满足现状

随着医院的不断发展，人员类别及用人方式也逐渐呈现多元化，架构也面临整合、调整及拆分的情况，对于人事信息管理系统中下拉选项的选择，也较以往更多样化。因此，这对人事信息管理系统的定期更新迭代，不断更新并滿足快速响应架构调整后部门变动、最新专业名称及职称系列的更新等。但目前A单位的人事信息管理系统由于初始架构及下拉选项的内容搭建较为固化，字段仍停留在最初的设定导入的字段上;对于架构的变动调整的响应程度较慢，仍需要人力资源部门花费大量人力、时间进行手动维护，无法满足医院现有的人事信息管理需求。

4.3 人事信息系统模块单一且无过程管理

当前A单位的人事信息管理系统局限于人员基本信息维护，并将人员基本情况对接工资、考勤系统及OA审批流程，但也仅限于数据单项传输，而不是系统见双向联动，如考勤调整后，人事信息管理系统中的考勤部门发生相应改变。同时，当前的人事信息管理系统缺少了仅限于人员基本信息维护、将人员名单对接工资系统、考勤轮转以及OA的流程审批，缺少了现代人力资源管理理念中的过程管理[7]，如从应聘到入职、继续教育、规培轮转、绩效管理、年度考核等，尽管是新系统，但依旧保留着传统人事信息的工作模式和管理理念[8]，仍旧停留在人事系统与其他关键系统脱节的状态，也无法实现员工职业生涯全过程管理。

5 人事信息系统应用构想

5.1 拓展医院人事信息系统过程管理功能

人才“选、育、留、用”涵盖了人力资源管理的全过程，从招聘选拔、入职录用、培训、考核激励、晋升调动等一系列的过程管理工作[9]，而人事信息管理系统作为医院人力资源管理工作的重要工具[10]，是为医院人力资源实现精细化、科学化管理提供支撑的工具[7]。

因此，医院的人事信息开发需要不断朝着人力资源管理过程化管理的方向发展，实现员工从投递简历到招聘入职、签订合同提醒、职称晋升后匹配的薪资待遇调整、考勤轮转、职称申报、离退等全生命周期全过程管理，为人力资源管理部门提供预警及智能的调整机制，减少人工的筛选查找，用人事信息系統过程管理为人力资源管理工作赋能。

5.2 职工自助查询并同步多终端畅通职工

目前很多的人事信息管理系统为保证信息安全，仅开放部分相关处室进行查阅或修改部分人员信息的修改功能，而职工查询或上报更新个人信息仍旧是通过前往人力资源管理部门进行单独查询或发OA邮件申请修改个人联系方式。

作为医院职工，面临的医、教、研项目的申请表格较多，其中涉及的各个部门需要审核的基本信息共性较强，如个人年龄、职称、职务等。在填报申请表格过程中，审核部门会面临职工因对个人数据认知未能统一，因此涉及年限、职称职务内容容易出现偏差，导致审核部门增加审核复杂难度。作为兼具了管理和服务的双重角色的人力资源管理部门[1]，为每一位职工和相关部门提供便捷服务，然后职工感受到“办事易”是实现好服务好管理的体现。

因此，人事信息管理系统开放职工网上办事查询大厅及移动查询端口，职工可实现随时查询个人信息[11]、填报个人申报表可进行查询导出、提交佐证材料更新个人信息并由人力资源管理部门进行复核修改功能，既提高职工办事效率[12]及满意度，也为各部门审核材料信息提高审核效率。

6 结论

建设医院人事信息管理系统，同时利用信息技术提高为人事信息管理水平赋能，是提高人员人力资源管理精细化及科学化管理程度，提升人事工作效率及准确度，改善传统人事工作模式为职工提高更优质服务的重要支持。

参考文献：

[1] 王珊珊.高校人事管理信息化问题及对策浅析 [J].教育教学论坛，2019（30）：10-11.

[2] 罗素颖.医院人力资源信息化系统的设计与实用分析 [J].人才资源开发，2019（4）：16-17.

[3] 周艳.大数据时代高职院校人事管理信息化模式创新探析 [J].中国管理信息化，2018，21（24）：203-206.

[4] 张圆圆，陈浩.浅谈人事管理信息化建设的必要性及优化途径 [J].中国盐业，2020（10）：32-34.

[5] 王娟.医院人力资源信息管理系统的应用实践与发展探讨 [J].经济师，2021（8）：248-249.

[6] 周小进.大数据时代高职院校人事管理信息化模式创新初探 [J].计算机产品与流通，2019（6）：245.

[7] 王梦怡.浅谈医院人力资源信息管理系统建设 [J].现代医院管理，2018，16（1）：76-78.

[8] 王玉班.事业单位人力资源管理信息化建设模式探讨 [J].商讯，2020（8）：196.