公共图书馆开馆环境下图书盘点工作的探索与实践

李光

作者简介：李 光（1987— ），首都图书馆馆员。

关键词：图书盘点;RFID技术;图书馆服务;图书馆业务

摘 要：首都图书馆图书盘点工作是以本馆实际情况为基础，并结合大量实践测试开展的。文章对首都图书馆图书盘点工作的现状、面临的困难、对应的方案及流程进行了论述，通过分析图书盘点工作中存在的问题，提出了摆脱目前困境的思路和方法，以期提升图书馆的工作效率和服务质量，为其他图书馆的图书盘点工作提供借鉴和参考。

中图分类号：G258.2文献标识码：A文章编号：1003-1588（2021）01-0013-04

1 背景

图书盘点工作是图书馆的一项重要基础工作，是一种对图书进行全面检查和纠错的有效手段。根据工作环境，图书盘点工作可分为闭馆盘点和开馆盘点。闭馆盘点的环境封闭，工作人员拥有独立的工作空间，但会对文献流通、读者服务造成一定影响;开馆盘点的环境开放，工作人员和读者处于同一空间，图书盘点工作会受到读者流动、文献流通的影响，盘点难度较大。受馆藏数量、馆舍面积、读者数量、图书流通量、服务理念等因素的制约，目前很多公共图书馆不具备闭馆盘点的环境条件，因此，如何在开馆环境下开展有效的图书盘点工作，已成为公共图书馆亟待解决的难题。

首都图书馆（以下简称“首图”），是北京市市属大型公共图书馆，遵循“大开放、大服务”的服务理念，通过引入RFID技术，结合相应的运营策略和空间布局，形成了“借阅合一、开放式、自助式”的服务方式，全年365天开馆，设有20余个借阅区（室），为读者提供125万册（件）开架文献的免费借阅，具备2万人次的日接待能力[1]。首图长期不间断地提供读者服务导致图书“在馆不在架”[2]的情况日益增多，给读者借阅带来了不便。虽然图书馆传统的人工盘点查询灵活细致，能及时发现数据问题，但盘点效率低，在开馆情况下受图书流通因素的影响明显;虽然图书馆利用RFID技术提升了盘点速度，但RFID标签易损坏、易受金属干扰等问题对图书盘点工作的影响较大。面对新的服务环境，首图对图书盘点工作进行了积极探索。

2 盘点方案

首图在总结以往图书盘点工作经验的基础上制订了一套新的盘点方案，通过采集、对比、复核、处理四步完成某一区域内的图书盘点。在2017年进行小范围实践后，首图的图书盘点工作取得了较好的效果，之后扩大范围开展全馆在架图书的盘点工作。由于人力、物力有限，首图无法在全馆范围内同时开展图书盘点工作，因此，首图选择以借阅区为单位，通过流程设计将各借阅区的盘点工作紧密衔接起来，形成了一套科学的盘点方案，新的盘点方案于2018年正式投入使用。

2.1 方法描述

具体的盘点步骤如下：第一步是“数据采集”。工作人员先利用移动式RFID数据采集设备采集目标借阅区内在架图书的RFID标签数据，得到“实际在架的图书数据”;再通过图书管理系统提取数据库内的目标借阅区的在架图书数据，得到该借阅区“理论在架的图书数据”。第二步是“数据对比”。工作人员将“数據采集”阶段得到的“理论在架的图书数据”与“实际在架的图书数据”进行对比，得到“应该在架而实际并未在架的图书数据”和“不属于目标借阅区的图书数据”。第三步是“人工复核”。工作人员根据“数据对比”阶段整理得到的“复核表单”，对目标借阅区的图书进行复核，将找到的图书标记在表单上，将未被标记数据列为“待处理数据”。第四步是“数据处理”。工作人员以“人工复核”阶段得到的“待处理数据”为依据，通过图书管理系统进行数据清洗，并对“需要处理数据”表单进行相应处理。

2.2 人员配置

首图将参与盘点工作的人员分为3组：采集组、数据组、复核组。采集组负责利用数据采集设备采集目标借阅区内的图书数据;数据组负责目标借阅区内的相关数据操作，如问题数据处理、数据清洗、数据对比、数据状态更改等;复核组负责目标借阅区的复核工作。在实际的图书盘点工作中涉及多个借阅区，因此，首图将复核组拆分成多个小组负责指定借阅区的人工复核工作。首图在开馆环境下进行图书盘点工作，既要保质保量地开展日常读者服务工作，又要避免图书盘点工作对日常服务工作造成影响，因此寻求图书盘点工作与日常读者服务工作的平衡开展是一个难点。

2.3 盘点流程

由于图书盘点工作涉及空间较大，借阅区数量多且分布在多个楼层，首图在设计盘点流程的过程中不仅要注意借阅区位置、馆藏量、人员配置、设备配置、开馆环境等情况，还要考虑到各借阅区之间盘点工作的衔接，保证整体流程的连贯性，在通盘考虑的情况下确定借阅区盘点工作的先后顺序。盘点工作流程如图1所示，整个流程图呈“阶梯状”。

2.4 盘点前的准备工作

为了保证图书盘点工作的顺利开展，首图需要做好以下准备工作：一是制订科学的盘点计划，包括盘点时间、盘点范围、盘点内容、盘点流程、人员安排、操作规范、数据标准等。二是提前做好沟通工作。由于图书盘点工作涉及多个部门、小组之间的相互协作，因此，首图需要明确工作时间、工作区域、工作内容、交接人员等细节。三是对参与图书盘点工作的工作人员进行培训，明确操作规范，及时解决盘点工作中遇到的问题。四是处理暂时无法上架流通的图书，减少盘点误差。

2.5 盘点结果

首图在2018年的图书盘点工作中采用了新制订的盘点方案，发现并处理了许多以往盘点工作中遗漏的问题数据，弥补了之前盘点工作的不足。2018年的图书盘点工作共涉及图书数据596，778条，处理的相关数据占总数据的7.78%;2019年的图书盘点工作共涉及图书数据552，956条，处理的相关数据占总数据的1.89%，主要原因在于2018年的图书盘点工作为2019年的图书盘点工作提供了良好的数据基础。从2018年、2019年图书盘点工作的实际效果看，首图基本实现了预期的工作目标。

图书盘点工作的优势具体体现在以下三个方面：一是新的盘点方案具有一定合理性和可行性。首图根据自身的实际情况，如运营时间、服务策略、区域分布、文献流通量、人员数量、技术设备等，构建了盘点流程，保证了图书盘点工作的有效开展。二是新的盘点方法为图书盘点工作提供了有效支持。首图在总结之前图书盘点工作经验的基础上形成了新的盘点方法，利用RFID技术的非接触自动识别特性解决了图书在架数据的动态采集问题，提升了工作效率，减少了人工复核的工作量，降低了图书流通等对图书盘点工作的影响。同时，人工复核查询灵活细致的特点也弥补了RFID技术在实际工作中的不足，解决了易受金属干扰、标签无法识别等问题。三是图书盘点工作注重人员分工、工作规范和流程连贯。人员分工可以让参与者明确自身的工作内容，即使在以后的相关工作中更换工作人员，也不会影响图书盘点工作的正常开展。工作规范使各个工作环节都有参考依据，保证了工作效果和数据质量。流程连贯使各个工作环节能得到有效衔接，为今后首图常态化开展盘点工作打下基础。

3 思考

3.1 流通带来的问题

图书馆在开展图书盘点工作时必须面对流通这一问题，流通主要包括读者的借还行为引起的图书流通和读者在馆内的流动，流通率低有利于盘点工作的开展。对于大型公共图书馆来说，其不具备长时间闭馆的条件。针对流通这一问题，首图主要从以下两个方面入手解决：一是注重盘点时段，将盘点工作的开展时间选择在流通量较小的时间段内。以图书流通和读者流动的历史数据为依据，首图已开展的两次图书盘点工作都选择在2月至3月，但图书盘点工作对图书预约等相关业务工作的开展仍造成了一定影响。二是注重盘点工作流程的设计。“阶梯状”的盘点流程以借阅区为单位，以各借阅区盘点工作的进度为节点，通过流程设计将各个节点衔接起来，压缩了盘点工作的整体时间，但对盘点工作的整体连贯性要求较高，一旦某个节点出现问题就将直接影响后续工作的进程。

3.2 空间布局对图书盘点工作造成的影响

在图书盘点工作中，借阅区的空间布局对盘点工作也会造成一定影响。首图以读者的借阅需求为依据，设置了多个主题借阅区，由于各借阅区的侧重点不同，导致同一种书被配置到不同的主题借阅区。此外，借阅区内图书摆放标准的多样化也给图书盘点工作带来了困难，如数据采集、人工复核等。为了避免数据出现遗漏，首图采用了多次复核的方法。此外，复核次数的增多影响了整个图书盘点工作的进程。因此，如何最大限度地降低遗漏情况的发生及建立一系列应对机制，已成为首图开展图书盘点工作需要进一步解决的问题。

3.3 RFID技术的应用

虽然RFID技术应用在图书盘点工作中存在标签易损坏、易受金属材质干扰等问题，但从整体上看RFID技术的应用对图书资产管理相关工作的开展具有积极的推动作用。供应商在RFID系统的宣传材料中，一般都会提到RFID设备具有盘点功能，但在实际测试中，盘点功能很难满足图书馆的工作需求，因此RFID相关设备功能开发的不完善也直接影响了图书盘点工作的效果[3]。首图图书盘点工作使用的相关设备是深圳海恒公司提供的BT-3型移动式RFID数据采集车，采集车具有与盘点功能相似的“清点”功能，虽然可以识别图书是否在对应书架层位，但无法显示被扫图书的原有位置。由于首图部分借阅区的图书流通量大，图书架位变动频率高，工作人员如果没有及时更新采集车内的数据，就会使采集车在“清点”过程中出现较多误差，进而影响整个图书盘点工作的效果。因此，采集车无法被有效应用到首图的图书盘点工作中，缺少针对性的系统设计也限制了RFID技术在图书盘点工作中的应用。

4 建议

4.1 优化现有的盘点流程

从图书盘点工作的角度看，首图可通过调整复核次数、完善漏查应对机制等方式优化盘點流程;调整空间布局，统一图书摆放标准，平衡读者需求与相关业务工作的关系，以提高盘点效率。

4.2 寻求技术改进

目前，首图使用的RFID设备并没有充分发挥RFID技术的优势，因此，首图可通过投入一定资金升级设备，开发更符合图书盘点工作实际需要的盘点系统。首图可将数据采集功能和图书盘点功能集成到盘点系统中，在开展数据采集工作的过程中通过无线网络连接数据库同步进行对比，完成图书盘点工作。首图寻求技术改进，不仅能简化盘点流程，减少工作人员数量，实现灵活盘点、动态盘点，还能为未来图书盘点工作的常态化开展提供新的思路。

4.3 引入新技术

随着RFID技术在图书馆的深入应用，首图可通过引入其他新技术完成图书盘点工作，如盘点机器人和智能书架等。盘点机器人是图书馆机器人的一种应用形式，它将RFID技术与计算机技术结合起来，能为图书馆的图书动态盘点工作提供支撑[4]。图书馆利用智能机器人开展图书盘点工作在成本、盘点效率和准确率、创新服务等方面都具有一定优势[5]。但是，盘点机器人主要被应用于高校图书馆的图书盘点工作，目前尚缺少在公共图书馆的应用案例。此外，除机器人设备的资金成本较高外，盘点机器人只有在超高频RFID标签的支持下才能充分展现自身优势，对于大型公共图书馆来说，其无法在短时间内完成对图书RFID标签的更换工作。智能书架（Intelligent Bookshelf或Smart Bookshelf）是一套高性能的在架图书实时管理系统，拥有多个RFID读写天线，利用高频或超高频定位技术实现对在架图书的识别，具有检测速度快、定位准确等特点，既能完成盘点、查询、统计等图书管理工作[6]，又能实现减少工作人员数量、图书盘点工作常态化开展的目标。随着技术的发展，智能书架的成本正在逐渐下降，但大型公共图书馆如果配置的智能书架数量较少，就无法产生集群效应，不能充分发挥智能书架的优势;如果配置的数量过多，就对借阅区的空间布局有一定要求，进而增加配置成本。

5 结语

首图在开馆环境下开展图书盘点工作是图书馆传统基础业务适应新服务环境的一种有益尝试，既推动了自身的发展，又保障了服务质量。在互联网环境下，图书馆应紧跟时代发展步伐，根据实际情况合理选择智能化、智慧化的服务手段，在技术、成本和效益之间寻找最佳的平衡点，提升图书盘点工作的工作效率，满足读者的多元化需求。

参考文献：

[1] 首都图书馆.关于我们[EB/OL].[2020-11-13].https：//www.clcn.net.cn/guide/default/index？page_id=11.

[2] 黄海彬.图书“在馆不在架”现象分析[J].图书馆工作与研究，2015（5）：96-97.

[3] 董曦京，刘博涵，陈攀.图书馆RFID技术理论与实践[M].北京：国家图书馆出版社，2013：185.

[4] 樊慧丽，邵波.国内外图书馆机器人的研究应用现状与思考[J].图书馆杂志，2017（6）：88-93.

[5] 樊慧丽，邵波.智能机器人图书盘点创新实践与思考：以南京大学图书馆为例[J].图书馆，2018（9）：96-100.

[6] 黄胜国.基于RFID技术的智能书架管理系统研究[J].河南图书馆学刊，2015（6）：108-111.

（编校：孙新梅）