新时期高校档案管理工作的思考

郑清一

档案管理是高校育人工作的基础，提高高校档案管理水平对于促进人才培养、有序开展日常教育教学工作有重要意义。新时期，档案管理工作必须与时俱进，要认真审视当前工作中的不足，提高人员素质，借助信息手段提高工作实效性。本文就当前档案管理工作的不足之处进行分析，继而提出四点建议，以促进档案管理工作的持久发展。

一、档案管理工作中的不足之处

（一）信息化应用不足

信息化管理是时代的发展趋势。随着时间的推移，不论是档案的数量还是种类都在不断丰富，只有更新管理方式、创新管理思路才能适应时代发展，体现高校在管理方面的水平。但在实际工作中，高校的信息化水平较低，在硬件投入上缺乏重视，在日常档案管理工作中对信息技术的应用较少，通常采取传统录入表格的方式记录资料，未实现智能化、数字化管理。高校发展过程中，对信息技术的应用主要体现在电子阅览室、计算机教学中，而档案管理工作中的信息化应用有限，在收集、导入、编辑、共享信息方面仍有较大的改善空间。

（二）高校档案主管者墨守成规

档案管理工作是日常工作的基础，但主管者对该项工作通常缺乏足够的重视，未认识到信息化建设的必要性。受传统观念影响，高校领导笼统地将档案管理视为收集、整理、分类的工作，低估了档案管理工作的工作量和工作难度。随着时代的发展，档案管理要满足收集、共享、下载、分类、借阅等多种需求，传统的管理方法已经暴露出工作效率低下、缺乏安全性、档案收集滞后等诸多问题。对信息化的建设不仅要投入先进的设备，更要重视搭建管理系统，重新梳理工作流程和管理制度，由于主管者观念的滞后，导致这部分工作未能顺利开展，工作中出现人力、财力、物力等多方面问题。

（三）管理制度上的欠缺

档案涉及师生个人的隐私安全、高校发展建设中的成果记录，应重视档案管理工作的安全性、保密性。但在实际工作中，由于制度方面的欠缺，导致工作仍存在漏洞。部分高校对档案的收集管理不及时，导致系统内资料未能及时更新，影响借阅、共享、下载等操作。此外，在档案管理、借阅、收集时出现的问题落实不到位，一旦出现问题，很难确认出错的环节，影响管理工作的进一步发展。档案管理是一项长期任务，一成不变的制度必然不适合发展的需求，应找出工作中的不足，借助规章制度统一工作标准，明确各部门责任。

（四）人员素质参差不齐

高校各院系、各部门对档案管理工作的重视程度不一，人员素质参差不齐，甚至存在缺乏专职管理人员的现象。缺乏专职管理人员会影响查阅、整理的效率，档案管理工作的安全性和稳定性也难以保障。由于各部门负责收集整理档案的人员可能存在变动，加之缺乏专职的管理人员，导致部分档案可能被遗漏。新时期的档案管理人员应该具备良好的信息素养和职业道德，要有严谨认真的工作态度，只有重视对管理人员的培养，高校才能提高档案管理工作的效率。

二、对加强档案管理工作的相关建议

（一）提高信息化水平

高校应建立完善的信息管理系统，用于汇总和管理各部门的档案，并将收集和管理档案作为工作重点，借助信息手段满足高校师生日常的教学、研究、学习需求。高校领导应努力推动数字化建设，提倡有序、高效的管理，督促各部门人员重视档案管理工作。随着信息时代的到来，高校教师与学生的信息素养也有一定的提高，要借此契机推广信息手段，鼓励广大师生合理利用信息管理系统，做到纸质档案与电子档案相互补充，建议师生根据实际需求灵活选择。

向系统导入纸质档案是一项繁重而枯燥的工作，应利用信息手段简化导入工作，要求管理人员认真梳理各种类别的档案，根据查阅需求、档案种类进行合理分类，做好档案管理中的细节工作。专职人员要熟悉档案管理系统内的各项操作，并持续收集师生对档案系统的实际使用需求，定期将收集的意见反馈给信息部人员，促进管理系统的不断完善。搭建完善的信息化体系，不仅要为专职人员开通管理账号，也要为各部门负责档案收集的人员开通系统账号，培养各部门人员的信息录入习惯，使高校内各组织部门认识到信息化的作用，提高对档案管理工作的重视度。

（二）主管者转变观念

高校领导是档案管理工作的负责人，应转变观念，重视档案管理工作的推进，对工作中人力、财力、物力、技术的需求给予支撑，做好保障工作。应认识到档案管理工作兼具服务性和基础性的特点，既要做好日常的分类、收集、整理工作，也要保持动态发展，满足师生多样化的使用需求。只有认识到档案管理工作的重要性，才能在校内工作的统筹安排中合理分配人员、物资，对档案工作提出具体的要求和宏观的指导。

在以往的工作中，主管者对档案管理工作的要求以安全、有序为主，缺乏创新思维。应转变观念，不仅要积极地建设信息管理系统，同时要重视开发系统内档案的价值，使档案有序地流动起来，促进教学和研究工作的顺利开展。同時，高校领导应把档案管理纳入高校发展创新工作中，督促各部门、各院系重视对档案资料的保存、收集。

（三）完善管理制度

高校应通过完善制度提高档案管理水平，使校内师生了解收集档案的范围，熟悉相关法律法规，自觉遵守与档案管理相关的规定和规范。档案管理工作应建立在守法合规的基础上，明确档案管理人员的职责，对专职人员提出具体的要求，通过拟定与院校实际情况相符的规章制度约束和指导专职人员的日常工作。

相关规章制度应落实到管理工作中的各个环节，对整理档案、归纳档案、使用档案制定明确的标准，避免出现档案损坏、泄露人员隐私的失误。为此，应制定严谨的保密条例，对专职管理人员和基层人员、用户提出明确的操作要求，同时要完善信息管理系统，确保每一步操作有据可查，可以在出现问题后落实到个人，提高工作的准确性。为提高专职人员的工作责任心和积极性，应制定严格完善的考核制度，对其一定时期内的工作表现进行考评。

工作表现的内容应该是多方面的，既要体现档案管理工作的严谨性，也要对创新和服务提出要求。应将师生对工作的满意度评价纳入考评中，以督促专职人员不断创新，提高工作有效性。应加强对专职人员的专业素养培训，使专职人员认识到岗位职责，在工作中严格参照规范执行，对师生档案、高校档案负责，能依法护档，有较强的责任心。以上内容不仅要靠制度去约束，也要通过良好的工作氛围长期渗透，因此，应树立良好的校园文化，使师生在档案的使用和收集过程中相互监督，共同营造健康积极的档案管理氛围。

（四）提高专职人员专业水平

高校应加强对专职人员的信息素养培养，要求专职人员提高操作水平，具备良好的学习能力和反应能力，可以有序完成日常档案管理工作。

为提高人员专业素养，高校应建立竞争机制，鼓励专职人员加强信息技术的自主学习，并对其工作进行量化考核，使每个人的表现和能力直观展示，以促进工作不断推进。档案管理人员应具有保密意识和服务意识，高校应不断提高专职人员的思想觉悟，通过组织培训提高人员专业素养。

当专职人员有工作调整时，应做好工作衔接，确保檔案管理工作稳定进行，同时要及时收回系统账号，或调整账号权限，避免出现系统资料泄露事件。高校应提高专职人员的准入门槛，对人员的思想觉悟、信息技术水平、沟通能力提出要求，只有细化准入条件才能督促在岗人员不断进步，促进管理工作的持续创新。

三、结语

综上所述，档案管理是一项长期的基础性工作，容易被忽视，然而随着时代的发展，传统的管理模式已经不适应当代的发展节奏。高校应提高档案管理水平，管理者要具备新思想，只有在工作中不断融入新技术，完善当前工作模式，才能使高校档案发挥价值，更好地为师生服务，促进校内各项工作有序推进。

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（作者单位 山东电子职业技术学院）