浅谈生产企业销售与收款环节内部控制

程娇

研究背景

生产企业在安排就业及促进国民经济发展等方面做出了贡献，然而在发展的同时，每年都有许多生产企业因经营不善而破产倒闭，还有相当部分被大企业兼并重组，大多是由于生产企业的销售与收款业务的内部控制出现了问题，或是过多生产产品而滞销，或是是由于企业内部的管理混乱、失效的内部控制而导致的账款回收困难。由此可看出，销售与收款环节的内部控制于企业的正常生产经营的重要作用，所以，生产企业理应从提高销售与收款的内部控制意识、拟定出合理的销售政策、增强账款回收力度等方面做到最大化的减少企业损失。完善销售与收款环节的内部控制，一方面有助于企业对自身组织内部的资金分布，从而也利于企业外部的相关利益者能够有效衡量企业的投融资能力；另一方面也能促进企业保持健康的销售资金循环，为企业能够在越发复杂的竞争环境下占有一定的市场提供保障。

销售与收款环节内部控制现状分析

销售环节内部控制存在的问题

1.对销售队伍及其考核制度管理不善

销售考评制度的不完善和对销售队伍的管理不到位，也就纵容了人员流动时尤其是销售人员的流动中的懈怠工作的态度，也就增加了后来工作人员对前面项目相关信息的了解难度，在这种情况下，很容易出现应收账款交办信息不对称、客户流失等比较严重的情况，使得企业对赊销客户失去控制，增加了企业的坏账成本，损害了企业的利益。

2.销售合同的管理不到位

签订合同的主要目的就是确保双方在未来的交易中各自的工作能够保质保量且按时完成，从而实现签订合同双方的预期经济效益。然而，部分生产企业在处理销售合同时并没有按照规定办事，这就在很大程度上影响着签订合同最终目标的实现。比如：企业在签订合同前并没有对合同做出仔细的审核，且不论该合同中的条款能否为企业带来收益，合同中出现的错别字也会产生歧义，容易产生一些欺诈行为，进而可能影响企业的收益，因此认真对待合同应引起企业的重视；合同签订后，部分生产企业不重视合同的保管和跟踪，对合同并没有进行编号和存档，如此一来就更加容易产生合同资料丢失或在需要的时候很难查找等问题，增加了企业的经济损失、司法纠纷等潜在风险。

3.发货环节欠缺管理

在企业实际运行中，由于缺乏相应的发货控制，企业的发货环节也就漏洞百出了。如：仓储部门在没有收到銷售部门编制的发货通知单、或在收到的发货通知单上并没有财务部签字的情况下就发了货，这种通知单上的控制的缺失极易产生重复发货、发错货的错误；装运人员没有将要发出的货物与销售单上列明的品种和数量进行核对及清点，更甚者发货单上没有相关人员的签字，如发运人和清点复核人；由于期末没有专人对发货计划执行情况进行核查，因此要做到及时发现并纠正发货延误等问题就显得有些吃力。

收款环节内部控制存在的问题

1.账务处理不规范

由于生产企业本身的生产经营模式特点就是接触的往来客户多，相应的开具的单据也较多，在这种情况下，企业间的非货币性交易、多方相互冲抵债务的情形就时有发生，这就要求企业要定时的、定量的对企业所涉及到的交易进行详细记录和核对，包括收入的确认以及应收账款的处理。但是在企业的实际生产经营中，少有企业把往来款项的适当处理作为关注点，甚至有的企业对所有的收入确认和应收账款的账务处理凭证后没有附件依据，如此便为企业在往来款项出现差错，甚至呆账、坏账的出现与累积埋下伏笔。除此之外，企业对已冲销的坏账欠缺有效地备查登记、实时的动态跟踪，也会一定程度的增加企业的财务风险。

2.应收账款管理不善

所谓的应收款项，主要是指企业由于劳务工作或者出售商品对客户发生的债权。但是交易双方并没有对此债权做出明确的书面承诺，这就为企业是否能如预期般发展埋下了一颗地雷。生产企业在应收账款的管理上没有对赊销对象的相关情况进行调查，也就没有建立相关的收款制度；没有设立科学合理的坏账处理制度；公司设立了由登记收款的人员核销坏账的却忽略了坏账核销审批表的建立；没有对应收账款适时地进行账龄分析，也就难以加快应收账款周转次数；对已经冲销但后来又收回来的坏账没有进行及时的合理的账务处理，这就给有意贪污这笔款项的经手人员找了空子钻。其中最为严重的当属由于客户信用管理的缺失而导致的应收账款坏账风险的增大。

加强生产企业销售与收款环节内部控制的措施

加强销售环节内部控制的措施

1.加强销售队伍的管理及其考评制度的完善

企业可以针对相关的销售业务人员特别设计保证书和员工自律声明书。其中包括：对企业内部的相关管理政策遵守承诺；和企业外部的多方利益相关者，如合作方等遵守企业原定的相处规则等，尽量做到让公司掌握客户源，避免因销售业务人员的变动而带走公司的客户；实时做好销售记录，并对公司颁布的消息发布规则严格遵守；企业可以考虑在销售业务人员工作中的相关交易不接受现金交易，或者要保证每笔交易都有相应的票据作证。

2.加强销售合同管理

接受客户订单后，销售部门应按照相关职业规定，建立合理的销售合同管理制度。涉及签订合同这一系列工作的工作人员的权责要尽可能的做到相互分离，这样也能起到相互监督的作用。此外，最为重要的便是对合同内容的审核，一定要做到谨慎。生产企业的销售合同一般会涉及到商品的交易数量、商品的质量、商品的单价、货款的结算方式以及若出现违约情况所采取的措施。因此，负责签订这份销售合同的相关人员应结合《合同法》的要求以及企业本身的条件来综合考虑这份合同的可行性与所能给双方带来的价值。

3.加强发货环节的控制

针对企业的发货环节，公司可以设立相应的部门或者人员进行管理，该部门或人员要严格按照销貨通知单发货，根据提货单发货，做好相关的登记，并秉持着岗位分离的态度，认真审核货物离库所需的签章，出库员对发货清单进行妥善处理与保管，对货物的流向详细记录，为日后的货物流转问题的清理提供可靠地核查证据。发货环节中的销售发票的控制也是极为重要的。目前大多生产企业安排了专门的工作人员专门负责销售发票的管理，包括发票的领用、审核、登记和保管。销售发票管理人员需要特别注意的是发票的领用要做到有理有据，如开具发票时，若涉及到货物的出库，则要特别注意核对是否有相应的销货通知单和出库单，以及各个单子上的信息是否相互对应，如销货对象等。

加强收款环节内部控制的措施

1.规范账务处理

由于生产企业自身经营的特点而具备的账款往来单据的繁杂，为避免企业因各种单据的零乱和缺失而引起企业经营利润的流失，企业应加强账务的管理，例如设立特定的部门或人员专门对企业的账款业务进行管理。其中包括：将各个单据进行分门别类的整理并进行妥善保管；做到及时且准确的处理所有的收入和应收账款，并对应收账款进行实时的跟踪与催收。

2.加强客户资信管理和应收账款的回收

生产企业为了更好的对应收账款和客户的资信进行管理而会选择在在财务部门设置专门管理客户信用的岗位，此时若是选择由之前负责应收账款发放的工作人员来任职会比较合理。企业为了减少因应收账款带来的回款风险，可以设立科学合理的信用等级，并以此为据来确定向客户发放赊销金额的数量。而信用等级的确定，可以参考5C评分法。此外，企业应适时的对信用评定工作进行审核，以免对发生的一些突发状况，如企业的产品质量或市场的变化，处理不当不及时。其实从某一方面来讲，赊销会对企业的资金周转造成一定的影响，因此决定对客户赊销时必须慎重考虑。货款赊销之后，相应的账款管理人员应做好记录，包括日期、金额以及相应的账龄分析表格，并对该项账款保持实时的动态跟踪与监督。

（西南交通大学希望学院）

参考文献：

[1]陈海平，毛倩.内部控制国内外文献综述[J].科技资讯，2016，（24）：65-67.

[2]周铁书.制造业企业销售与收款的内部控制问题思考[J].全国流通济，2020（21）：59-60.

[3]徐昀.制造业企业销售与收款业务的内部控制分析[J].财会学习，2019（24）：254+256.