ERP系统在固定资产管理中的应用研究

2021-05-04吴曦瑶何琳

商业文化 2021年4期

吴曦瑶何琳

随着市场经济的不断发展，企业规模逐渐扩大，固定资产在企业的资产中占有重要的地位。对于固定资产的管理，是企业发展过程中的重要问题。由于信息技术的进步，为提高决策运行手段的信息化管理平台——ERP系统也应运而生。ERP系统因其便利决策的优势逐渐广泛应用于各个行业、企事业单位，为促进企事业经济社会效益的最大化，ERP系统在固定资产管理中的运用，受到了极大的关注。本文主要针对当前ERP系统在当固定资产管理中的现状进行探究，并提出相应的改进方案，以供相关人员参考。

ERP系统对于固定资产管理的作用

ERP系统概述

ERP系统是针对物资、资金以及信息等资源集成一体的企业信息管理系统。将企业的所有资源进行管理整合，使ERP系统的优势所在。其功能包括产业链的生产、输送、存储、销售等环节的管理，项目、财务管理，以及客户服务和人力资源管理等一系列方向。综合来说就是及物流、资金流、人才流、以及信息流的一体化管理系统。ERP最初的应用主要面向制造业，随着经济的发展，生产资料急剧增加，ERP系统应用越来越广泛。学校、政府等企事业单位也相继开始使用ERP系统进行信息化管理。ERP系统可以跨部门、跨公司甚至可以跨地区对实时信息进行整合，能够把企业内部制造活动与客户需求有效结合，形成完整的供应链。其运行集成化更是能够优化各级部门的业务流程，实现绩效的监控，从而建立完善的管理机制。

加强固定资产管理的重要性

随着我国经济的不断进步，各个行业的竞争也越来越激烈，尤其是制造行业的发展，使固定资产在企事业单位中的比重逐渐提高。因此，固定资产的管理也受到各个行业领域的重视。根据现代企事业单位经营发展要求，对于固定资产的合理规划与管理，进行高效的资源配置越发重要。固定资产管理对于大型企业的生产运营、工程建设以及资源的统筹协调可持续利用都尤为重要，对于事业单位的和谐长效发展也有重要作用。因此，财政部也加强了对固定资产管理的重视，21世纪开始，我国针对固定资产管理的新准则也相继出台。固定资产管理有利于提高资产管理工作效率，降低资产损耗成本，提高资产在生产、实践过程中的利用率。有助于企事业单位提高经济社会效益，达到节约增产，使用管理高效的目的。

ERP系统在固定资产管理中应用的必要性

随着制造业的进步，生产资料数目以及种类都迅速增加，产品更新换代非常之迅速。传统的固定资产管理方式弊端逐渐显露，并且已经严重阻碍了企业的运营与发展，也对事业单位的管理造成了负担。管理者逐渐意识到固定资产管理方式应该依托现代信息技术进行，固定资产管理模式的信息化变革迫在眉睫。而ERP系统的应用，其实也为固定资产管理找到了新的方向。ERP系统的固定资产结算模块对能够对固定资产的出入变动、资产分配以及折旧基金核算等工作进行高效地完成。不仅如此，ERP系统的固定资产管理模块依托信息化建设，采用计算机技术能够用采集固定资产信息，从而对固定资产现状进行分析，提供多种资产管理方式进行会计处理，并为管理者提供决策依据。ERP系统的使用能够改进传统的固定资产数据采集问题，并且有助于实现资产与设备的联动，增加对固定资产的预算管控，从而降低时间、人力、物力成本，提高企事业内部的管理效率。

ERP系统的弊端与应用难点

ERP系统的本土化使用问题

由于ERP概念最初由美国咨询公司提出，国外的ERP系统开发较早。目前大型企业中的ERP系统很多由国外引进，因此，在使用过程中大量的专业化外来词汇以提高了管理难度，降低了工作效率。同时由于国内外文化经济差异，引进的ERP系统不能完全符合中国企业的管理要求，降低了系统的利用率，是系统功能得不到完全发挥。同时，引进的ERP系统费用较高，也增加了企业的生产成本。另外，由于ERP系统的使用涉及工商业信息的采集与共享，引进的ERP系统不能够完全排除信息安全的风险，使企业产生潜在风险。

ERP系统业务流程不完备

虽然ERP系统具有庞大的功能，能够模拟市场状况，从而制定采购、生产、能力需求计划，还能实现对物资与资金流集成等，其线上业务可以完成固定资产的变动修改以及核算。然而对于固定资产的数据信息来源，仍然是依靠线下的采集管理。随着固定资产种类的复杂化以及数量的急剧增加，固定资产数据线下采集工作量严重增加，并且由于人工采集的误差，是数据信息的准确性不高，更新速度也达不到管理要求，这就使得后续的数据分析与方案制定等工作流程无法正常进行，影响整个管理工作的进度。

系统管理人员的专业性与操作权限问题

ERP系统属于高科技产物，基本能够实现自动化信息处理，但对于数据的录入与整理以及基本的程序操作还是需要人工进行。鉴于不同企业固定资产在企业资产中所占比重具有差异以及管理精细化程度不同，对于固定资产管理的需求也有所不同。ERP系统程序的复杂性对于操作人员的专业化要求较高，操作技术含量较高。由于过去传统企业对于固定资产管理缺乏重视，管理人员不具备新技术的使用能力，也缺乏相应管理水平，导致ERP系统运行管理以及维修等工作无法顺利进行，降低信息处理效率。

系统使用权限问题

ERP系统在使用過程中，用户权限问题一直被操作者诟病。整个系统操作流程中包括资产部门的固定资产管理人员以及二级单位固定资产管理人员，由于权限设置问题，使管理权与使用权分离。固定资产的信息录入终端不能达到及时准确，影响数据的审核，是企业对于固定资产的管理与核算受到限制，最终导致决策失误。此外，由于系统内部的权限设置，对于基础数据的维护达不到，对于系统的功能只局限于数据的统计与查询，不能够发挥系统全部的价值，使ERP系统的使用范围局限。这种情况也经常发生在事业单位的固定资产管理工作中，最终导致ERP系统只用于简单的核算与统计。

ERP系统在固定资产管理用的应用方向

提高系统控制人员的综合素质

为了推动固定资产管理的有效落实，ERP系统的控制人員专业素质要求必须提高。因此，对于系统操作人员的定期培训尤为重要。提高工作人员对于现代化信息系统的使用能力，加强信息技术的交流，弥补系统的不足与缺陷，并及时对其进行考核，以适应快速更新的系统软件。由于人为操作仍然存在道德风险，因此对于控制人员应加强道德建设与法律法规的引导。同时，要重视计算机网络人才的录用与培养，以达到系统的及时优化以及故障维修。从而减少系统故障与网络风险给数据信息安全带来的危险。

建立严格的固定资产项目管理制度

ERP系统是投资高、回报周期长、且复杂高风险的企业信息管理系统。因此在应用过程中，建立合理的管理运作机制尤为重要。

1.系统选择合理

由于市面上ERP系统版本多样，企业的发展水平以及发展领域都有一定差异，选择适合本单位的系统是提高工作效率，降低成本，扩大经济效益的必然要求。同时在系统应用前期，一定要做好对管理咨询与调研，对固定资产管理需求明确，以达到资产管理与系统的有效联动。

2.合理进行权限分配

为保证固定资产管理的高效率，必须建立统一有效的管理制度，确定固定资产的管理流程。将ERP系统的管理使用进行规范化管理，将工作与责任落实到位。因此对于系统的权限使用要分配合理，不同部门对于数据的使用、查询权限和修改权限要进行分离。对于系统账号、密码的管理要严格，以保证数据的准确性，并且在系统数据处理以及决策上出现问题时，责任指向明确到个人。

3.扩大ERP系统在固定资产管理中应用范围

随着ERP系统的逐渐成熟，学校等事业单位对于固定资产管理的需求日益增加，ERP系统的应用应该方向更加广泛。传统学校等事业单位对于固定资产管理效率较低，因此，提高事业单位管理决策人员对于固定资产信息化管理的意识，将信息化系统推广是必然的要求。