质量体系管理的过程方法与应用实践

2021-04-29贠媛博

轻工标准与质量 2021年2期

贠媛博

（力神（青岛）新能源有限公司，山东青岛 266500）

在经济全球化的今天，管理体系标准越来越成为企业某一方面资质或能力的通用衡量准则。其中质量管理体系作为企业经营质量的重要保证得到了越来越多的企业重视，无论该企业的性质和所处的行业。使质量管理体系发挥促进经营目标达成的效用，就需要做好质量体系管理工作。质量体系覆盖企业运营全过程，涉及各方面的工作，也会遇到各种困难，研究如何使体系管理达到预定的工作目标，有何富有成效的工作方法就很有意义。

本文论述总结了体系管理的过程方法，并介绍用此方法在青岛力神达成目标的实例。过程方法在体系管理中的应用思路如图1 所示，它对各行各业、各种类型的体系管理，甚或各项工作的目标达成，都不乏借鉴意义。

图1 过程方法在体系管理中的应用思路

1 体系管理的过程方法

1.1 体系建立的过程方法

质量体系的建立与认证是新工厂的首要工作，以满足运营所需，获得顾客的认可。工厂初建，常面临的问题是人员不足，忙碌于产线，对质量体系标准的认识尚不充分，缺乏搭建体系的意识、精力与能力。然而，质量体系文件是公司成文的运行依据，前期的策划搭建对于之后的体系运行至关重要，本着对体系价值的重视，首先需要遵循规范的体系搭建流程来建立。体系过程的策划需要结合企业的实际情况，体系策划的适宜准确是后期咨询项目、认证工作按进度开展的前提。其次，体系文件需由各部门编写，即使编制效率低，过程中需要更多的辅导，却为体系后续的执行、员工的质量意识培养打下基础。“写我所做，做我所写”的文件编制过程是保障体系适宜性的手段之一，也有助于启动员工的执行意愿。编制完成的体系文件需要各部门认真评审，职责的争议、问题的明晰、工作流程的商榷一致等，都是在这个过程中解决的，必要时体系文件需经过2～3 轮评审方可定稿输出，文件评审的过程也是宣贯工作要求的一个过程，有利于之后的体系执行。体系文件需要按照严格的会签审批流程进行发布，这也是其权威性的应有之意，同时要注意文件涉及的体系运行表单与文件的对应一致性、受控发布与使用。这些表单是员工们使用最多的工具，是体系运行的证据，反映着各方面工作的质量，需要认真的策划与审核。

1.2 体系认证的过程方法

质量体系认证是企业获得认可的方式之一，QSE（质量体系工程师）需要为公司考虑，充分发挥认证的价值，严谨的策划认证与审核方案。策划体系认证方案需要立足长远、未雨绸缪，汽车行业质量体系认证时想到公司产品在非汽车领域的销售，想到以后每年持续进行的体系监督审核，以及对支持职能的审核。有时审核方案有多个，需要考虑对公司最优的方案，并为此在各方进行协调。

对于体系认证的应审准备，过程管理同样重要。质量体系完成建立，运行一段时间后，可以组织内审，包括产品审核、过程审核、体系审核，审核需要严谨的策划。审核过程中除了发现问题，还可以注重内审团队的培养、训练，以及对标准、文件要求的宣贯。之后进行管理评审，实施时最好将标准里的各条款要求结合企业实际，进行明确的转化，使得各部门对自己需要提交的报告内容有清晰的认知。在认证所需的一系列工作完成后，可以组织应审清查，对于发现的风险项需要严格跟进，逐条限期关闭。将应审准备工作作为一个过程去管理，依次逐项落实，才能确保应审准备的充分性，这是公司一次性顺利通过认证的重要前提。

1.3 体系咨询的过程方法

体系咨询是企业可以借助但不能完全依靠的力量，员工要有主人翁的责任感。QSE 需要主动的工作，协调内外部，促进咨询工作在有限的时间里最大程度的发挥效用。选择咨询合作方从根本上讲是选择咨询顾问，咨询顾问具备货真价实的专业水平、严谨勤奋的工作态度，才能为公司创造价值，获得认可。选好咨询顾问需要提前做充分的调研比较，对其理论水平与实践经验充分了解，然后为公司策划咨询的内容、用时以及预期目标，再与咨询方洽谈磋商、共同确定项目实施计划。此后的咨询辅导过程仍需把控，以确保咨询质量，真正提升员工标准意识、对技术工具的理解与使用水平。

1.4 体系审核管理的过程方法

1.4.1 外部审核管理的过程方法

达到预期的外部审核结果需要做好审核过程管理。公司及其管理是否能在认证机构、第三方审核机构、重要顾客的认知中建立良好的形象也是在审核的过程中形成的。首先，通过审核前的洽谈协调，事前明确审核要求，严谨的布置准备工作，以内审排查风险，直至按预定计划组织应审。其次，审核实施中的引导，使得外部审核以更利于公司的方式进行，为预期效果的达成做好准备。再次，每次外部审核都要安排人员跟随记录，认真细致的工作甚至可以输出数量成倍于外部输出问题点的内部记录，进而为公司积累宝贵的工作改进数据库。最后，外部审核实施过程及后续工作也要有序管理，以使外部审核为各部门积累应审经验，帮助员工在参与审核的过程中深化对工作标准与规范的认知和理解，在改善问题点，向顾客或其他外部审核机构申请关闭的过程中，加强对质量体系重要性的认识。这是过程方法在外部审核管理中的应用过程。

1.4.2 内审管理与持续改进中的过程方法

希望外部审核问题点少，就需要日常的内审应查尽查。各类别的质量内审细致策划，认真实施，以此促进企业内部自查自纠机制的形成。首先，内审员的选拔应当严谨公正，并在内审实施、外部审核应对、问题点的改善及交叉验证等工作中予以训练培养，促进内审团队充分发挥作用。内审员分布于各部门，更有利于质量文化在全公司范围内传递。其次，围绕内审目的细致策划审核方案，安排审核内容与人员，拟定审核计划，按审核流程实施、报告审核。

审核的价值在于发现问题，更重要的工作是改进，因此对于审核问题点的管理很重要，管理的目的是预防风险、防止再发。首先需要QSE 尽快对改进责任进行分配，必要时以专题会议检讨审核问题点、确定责任人。再对所有内外部审核问题点组织根本原因分析、预防对策，对改善回复进行审核、把关。之后，按改进计划的期限追踪问题点关闭，定期通报改善情况。工作过程中，适时召集审核专题会议，沟通问题与建议，明确后续工作要求。以这些方式，使各部门了解问题，工作不断改善，并对改善工作进行量化，输出各部门问题点关闭率，对比目标，分析对策，持续改进。

2 过程方法的应用实例

力神电池是专业的锂离子电池制造商，产品应用涵盖消费类电子产品、新能源交通工具和储能领域。2019 年4 月29 日投产的青岛力神是力神重要的磷酸铁锂体系动力电池研发及制造基地，是一家高度自动化、数字化集成的智能工厂。2020 年青岛力神完成了公司级重点项目，达成了年度质量体系工作目标：通过了IATF 16949 质量体系认证的初次审核；顾客审核、第三方审核等各类外部审核全面通过。在完成策划/计划、组织实施/应对、跟进实施过程、反馈纠偏、预防风险等工作任务的同时保证了一定的质量。青岛力神投产一年半以来，在质量体系管理中应用上述过程方法，达成了各项工作目标，取得了一些创新的成效，也营造了客观、公正、透明的体系工作氛围。

2.1 青岛力神体系建立与认证

青岛力神的质量体系认证工作自2019 年5 月开始在公司内部推进，QSE 策划体系过程及文件清单、组织各部门编文，8 月完成初稿，两轮评审后，次年3 月正式发布在efile 办公平台，涉及文件52 个，体系运行表单200 余个，至此，IATF 16949[1]质量体系按规范流程建立完成，以过程方法管理的体系搭建工作达到预定目标。通过审核、获得认证意味着公司满足了基本的标准要求，之后又结合实际，推动管理细化，对体系文件进行细致策划，新增编制体系文件，对现有体系持续优化，保持适宜性与灵活性。

对于体系认证，青岛力神通过比较认证方案，选择认证时机和取证步骤，对支持职能的应审工作进行协调，确定最优审核方案的一系列过程管理，消除了认证失败的潜在风险。2020 年5 月公司顺利通过质量体系外审，外审员在外审报告中提出了4 个正面指针。公司按时获得ISO 9001[2]体系证书、IATF 16949 符合证明函标志着：通过过程方法，体系认证目标得以顺利实现。

2.2 青岛力神体系咨询

青岛力神质量体系咨询自2019 年9 月2 日启动，于2020年4 月20 日实施完成。历时半年，咨询顾问现场辅导7 次，共计20 天，每次输出工作记录，QSE 追踪每次工作任务的完成。咨询期间，QSE 组织公司各部门、协调咨询机构，高效完成了咨询项目实施计划，包括：咨询师确认质量体系文件与标准的符合性，并逐个对文件的可行性与相关人员研讨可行性；咨询师对全员培训IATF 16949 标准，对各部门骨干人员进行汽车行业五大技术工具（APQP、FMEA、SPC、MSA、PPAP）的应用培训，并对过程流程图、PFMEA、控制计划三大技术文件的编写与修订进行多轮指导；咨询师还对公司进行了质量内审培训与带队实践，使内审团队熟悉审核流程，学习如何提出问题点与识别风险等。按照过程方法管理的咨询项目达到了预期的咨询效果。

2.3 青岛力神内外部质量审核

2020 年顾客要求青岛力神通过其指定第三方审核机构的VDA6.3 P2-P7 过程审核，达到B 级以上，以具备向其供货资格。公司自2020 年7 月启动此工作，8 月发布第三方过程审核推进计划，通过内部组织培训，总部质量管理部现场指导等方式，逐项落实推进计划，于9 月22 日至9 月24 日通过上海福迈迪工程技术有限公司对本公司的VDA6.3 P2-P7 过程审核：B 级，86 分。审核员在审核报告中记录了包括公司质量管理体系文件结构完整，团队改善意愿强烈，重视持续改进活动等好的审核发现。2020 年青岛力神经历了一汽解放、宇通共2 次顾客现场审核，5 次第三方审核，所有外部质量审核全面通过。从与审核员的接洽，审核计划的及时传递并就此内部沟通、布置工作，到外部审核期间各方面的细节准备与及时纠偏，这些工作都是将外部审核作为一个过程进行策划、监督落实，达成目标的实例。2020 年青岛力神的6 次内部审核与问题点改进，通过过程方法进行管理，都达到了识别风险、改进工作的预期目的。