基于用户需求的档案资源开发利用研究

2021-04-25郭净钰杨健康吴珮嘉

资源信息与工程 2021年2期

郭净钰, 杨健康, 吴珮嘉

(1.中南大学生物医学信息系，湖南长沙 410083；2.中南大学档案技术研究所，湖南长沙 410083； 3.中共湖南省委办公厅档案宣传教育处，湖南长沙 410011)

1 前言

档案信息资源是指适应生产力的发展水平，通过人类的参与而获取的可利用的历史记录，从各方面反映了历史的真实情况，具有极高的保存利用价值。对于档案资源开发利用主要是对档案信息进行二次加工与整合，获取档案中更有效、深层次的价值，并将其再次应用于生产实践，用户需求则决定了档案研究与开发的主要方向。研究档案用户现实需求以及档案资源的利用价值，创新档案资源开发模式，满足不同需求，具有重要的现实意义。

2 档案用户分析

在档案工作的体系中，档案用户的利用是最终的环节，对于档案用户的分析极为重要。郑越文[1]在讨论档案用户服务中提到：在档案事业的发展中，档案工作已经从传统的档案保管转变为档案用户利用，档案机构现在最主要的任务之一就是为档案用户提供服务。米维红[2]认为：当档案用户对档案信息需求得到满足后，会对档案信息资源的质量要求有所提高，表明档案用户需求分析会对整个档案服务流程产生更高效、便捷的需求。对于档案用户的分析可以从以下几个方面来入手：一是档案用户类型分析，便于更好地对档案用户进行个性化服务；二是档案用户价值分析，能正确地理解档案用户对档案开发利用的重要性；三是档案用户需求分析，使档案资源的开发利用更有针对性。

2.1 档案用户类型分析

随着档案意识的不断提升，社会各行各业更加重视档案资源，档案用户日益增长，类型不断增加，规模不断扩大。根据不同的指标，档案用户能划分成不同的类别，如表1所示。

表1 档案用户划分

2.2 档案用户价值理论分析

档案用户价值理论体系源于顾客价值，顾客价值理论自20世纪80年代中期就引起西方营销学者和企业家的关注，现已广泛运用在各个领域。莫丽彬[3]在顾客价值理论对档案工作的启示中提到：档案服务的顾客就是“档案利用者”或“档案用户”，和企业的“顾客”有着许多的相同性，档案馆应从档案利用者的需求出发，提高档案资源的利用价值，取得更好的经济和社会效益。档案用户价值理论使档案工作者站在用户的角度去认识档案工作与服务的价值所在，进而强调以用户为核心，重视用户价值的实现。国外学者将用户价值分为四个维度：基本价值、期望价值、需求价值和未预期价值，其中档案信息资源的收集、整理、保存和利用是档案用户价值中最基本的，而档案用户的期望价值不仅仅局限于档案信息资源的存储，更要满足用户多样化的需求，通过资料的汇总、参考、咨询为决策者提供支持，而且还能通过自身丰富的资源起到宣传历史、文化教育的作用。其未预期价值在于，满足用户的需求，促进文化事业的发展，使得档案机构成为文化传播的载体。

2.3 档案用户需求分析

2011年后档案工作逐渐以用户需求为导向。库克[4]认为档案用户需求会影响鉴定界限，鉴定就是区别档案价值的过程，同时档案用户需求会影响馆藏，使档案服务有计划、有目标地挖掘更有价值的档案信息。档案的利用日渐增长，对档案的需求也日益多元化。档案用户的需求分为两部分，一是对档案信息的需求，一般为信息内容、信息质量、信息范围，档案用户需要获得有价值、能解决问题、完整可靠的档案信息；二是对档案服务的需求，主要为对服务方式、服务态度、服务设施、服务质量等方面。档案用户希望能通过更加便捷、高效、经济的方式来获得自身所需的信息[5]。在档案用户的需求上虽然呈现多元化，但总体而言都是为了利用档案信息解决实际问题，有一定的共同性，如表2所示。

表2 档案用户的需求共性

3 档案资源开发利用的价值分析

作为信息产业的重要部分，档案资源将成为最具使用价值的信息资源之一。档案资源的开发是机遇也是挑战，只有通过合理、有效的方式去开发利用档案资源，才能使档案资源更好地服务于社会，进而实现其价值。

3.1 档案资源开发利用的背景

馆藏档案是最古老的珍藏方式之一，在我国的传统文化历史中，有着光辉的历史，也是现代社会最基本的文化资源之一。但是在历史上，人类更注重如何保管档案，很少会从开发利用的角度来探讨档案资源，忽略了档案的承载性和实用性，导致了档案需求和利用的脱节。深度开发利用档案资源，使其发挥更大的价值，极具现实意义。

3.2 大数据时代背景下档案资源开发利用的价值

数据信息化的新时代被称为“大数据时代”，今天的社会活动中涉及的数据规模非常庞大，在各个领域的发展和运行过程中，会产生大量形式多样的档案材料。档案工作中大数据的使用，就是对海量的档案数据进行分类、整理。柳华[6]在大数据环境下如何做好档案信息开发和利用工作中提到：在信息时代的到来时，档案部门应该紧跟时代发展的潮流并抓住机遇，利用大数据对档案资源进行信息化建设，更好地为档案用户进行服务。用传统的方法保存和利用档案资源是相当困难的，利用现代新技术，可以将传统的纸质文件转化为电子文件，然后进行电子数据的收集、整理、传播、利用，不但可以提高档案管理和利用的效率，而且借助大数据管理档案资料，不受时间和空间的限制，存储方便，扩大了档案资源的利用范围。

3.3 档案信息资源开发利用的必要性分析

3.3.1 组织发展的必然需求

组织在发展的过程中会产生大量的信息资源，且大部分以档案的形式表现，这些档案资源反映了组织内部的实际运营状况，可以作为管理者决策的支撑。档案信息资源的开发利用，可以促进科学的决策，为组织的发展指引更准确的方向。档案信息资源的开发利用是组织发展的一种必然性需求[7]。

3.3.2 信息价值的必然结果

将档案资源中包含的高价值信息充分、全面地挖掘出来以满足不同用户的需求，这是实现档案信息资源价值的必然选择[7]。如果仍然重藏轻用或者满足于传统的、粗放的资源利用，必然导致部分有价值的信息被隐藏埋没，造成档案信息资源的浪费。

3.4 档案信息资源开发利用的重要性分析

现代社会对信息资源的利用率提出了更多的要求，也提供了更多的信息挖掘手段。在此背景下，档案信息资源价值更高，开发利用的可行性也更高。依托档案信息资源的开发，保证管理活动的针对性和及时性，提高资源的社会利用效率，并促进资源的可持续利用。

4 建立以用户需求为导向的档案资源开发利用模式

4.1 加强对用户的研究

档案用户研究，主要是对用户的目的、心理、需求等方面进行分析。档案用户利用目的也可以称为是需求动机，一是希望能够利用档案证明某些事情的真实性，二是希望能够全面系统地得到需要的档案信息。就用户心理而言，性格、学历、环境等许多方面都是影响心理的重要因素。档案用户需求是个体行为的动力源泉，需求越强烈，积极性就会越高，通过调查统计，充分了解用户的需求，才能更好地进行开发。

4.2 优化档案馆藏

馆藏是档案建设的根本，丰富的馆藏结构是优化档案质量、挖掘档案信息的前提条件。用户利用率低、档案开发能力不足，重要原因之一就是档案收藏不足，结构太过单一。档案的开发是由相关机构的性质和任务决定的，档案部门应参考“档案法”和其他法律法规，科学而地收集档案材料，尤其注意收集反映当地的文化和历史档案、经济和科学研究档案，以及企业发展管理数据等。内容越丰富，结构越合理，开发类型就可以更加灵活多变，满足各类型用户的需求。

4.3 注重开发的多样性

传统的档案信息资源开发存在着一些误区，将重心放在了编制和研究上面，过分地追求编研的数量和速度反而忽视了编研的质量，或者只注重历史信息的编研而忽略了当前经济文化信息档案的开发，这样导致了表面上看似业绩、效率很高，但是不为公众所接受。随着数字化档案的发展和大众需求的增长，以新媒形式出现的档案信息资源越来越多，但用户的参与度仍然不高，加大档案信息资源开发的宣传力度尤为关键。必须创新开发模式，拓展内容的多样性，充分满足各层次、各类型、各阶段的档案信息需求，扩大档案资源的受众。

4.4 加快数字化建设

互联网技术打破了传统时空的限制，使档案资源的利用变得更加的高效便捷。加快档案信息资源的数字化建设，能使档案资源从单一的实体馆藏利用转变为全方位的信息资源利用，适应信息时代的快速发展，可以为用户提供更便捷、高效的服务，满足用户对于信息资源全面性、多样性的需求。

4.5 做好服务工作

改善服务态度、服务方向、服务方式以及服务环境，让用户拥有更好的体验感，提高用户满意度。档案工作的服务要从神秘、生硬的档案管理者转变为亲和的信息服务者；服务要面向国家、社会、企业、组织和个人；变被动为主动，依据用户的需求来提供服务；不仅可以提供原始文献，还可以提供二次、三次文献以及更高级的、个性化的成果；服务环境应该从封闭转变为更加开放、和谐、轻松。