系统思维方法在多单位协作的科研项目档案管理中的实践

2021-04-24王静

科技视界 2021年8期

王静

（中核（天津）机械有限公司办公室，天津 300000）

1 背景和意义

1.1 加强多单位协作科研项目档案管理的意义

科研项目档案记录了项目建设的全过程，是科研项目的历史见证，是维护参研单位合法权益的重要凭证，同时科研项目档案也是项目后期应用、管理、维护等工作的重要参考文件。这不仅仅是各参研单位的科研人员单方面的工作，还需要各参研单位的科研项目管理部门、档案部门、财会部门、相关施工单位、采购部门等分工协作共同完成，更需要各上级审批单位的支持和配合；科研项目档案具有不可再生、经手人员多、人员变化大等特点，因此，加强多单位协作科研项目档案管理，确保科研项目档案的齐全、完整、准确具有非常重要的意义。

1.2 “核工业专用零部件制造装备换脑工程”项目概况

2017年4月至2020年1月期间，中核（天津）机械有限公司（以下简称“公司”）作为牵头单位，联合中核北方等五家参研单位共同承担开展国家科技重大专项“核工业专用零部件制造装备换脑工程”，2020年7月，顺利通过工业和信息化部组织的综合绩效评价完成验收。

该项目是中核集团获得第一个工业和信息化部立项批复的项目，是中核集团发展历程中获得的首个关于智能制造的信息化项目，是继“高温气冷堆”之后中核集团获得的第二个国家科技重大专项项目，对中央财政资金渠道的拓展、集团公司项目管理发展、强国强军的企业使命都具有巨大的示范意义和标志性意义；该项目不仅提升了核燃料专用生产设备的生产能力，还增强了我国核工业自主生产保障能力，提升了生产信息化水平和产品质量。

该项目主要建设内容包含10 个子项任务，分别由不同的单位承担，各子课题之间相互关联，故此，多单位协作科研项目档案具有研发项目周期长、涉及人员范围广、参研人员多、人员变化大、档案不可再生以及是项目建后利用和维护的重要参考文件等特点。

1.3 多单位协作科研项目档案管理存在的问题

1.3.1 多单位协作科研项目档案管理易因职责分工不清，难以保障档案质量

多单位协作科研项目管理本身较一般的项目相比，具有相当的复杂性。故此，多单位协作的科研项目具有研发项目周期长。涉及人员范围广、参研人员多、人员变化大的特点，其中多数项目参与人员并未接受过档案相关知识的培训，故此档案管理意识淡薄，各参研单位内部职责分工不同，故此在项目管理档案、科研过程档案、财务档案等的收集整理时，对职责范围内应收集、归档的文件材料不清楚，有些不能正确地执行档案管理要求的规定。

1.3.2 科研项目档案管理人员流动性大

由于科研项目本身难度较大，一般研究周期均较长，尤其在项目建设初期阶段时，项目管理人员和专业技术人员调动频繁，资料管理没有统一的流程规范，一般由临时指定的兼职档案管理人员保管各种会议文件及初期的审核或批复公文。待项目走上正轨时，项目档案已经移手，难免有重要文件出现缺失遗漏。科研项目文件易缺失，尤其是项目前期资料缺失较多。如本项目时间较长，最早批复时间为2017年，存在部分档案资料不齐全，需要补充归档材料。

1.3.3 存档文件不规范

文件格式不规范，由于涉及的存档人员多，存在部分格式不规范问题，如文件签章手续不完整、不规范；部分关键文件资料未归档，如换脑工程项目档案出现的问题：无改造前后精度等各项关键技术指标的对比表；部分材料未按单台改造设备整理归档资料。

1.3.4 部分参研单位项目文件整理归档不及时

在项目建设过程中，牵头单位相对重视项目文件整理，采取“随产生随预归档”的方式进行管理，但参研单位因地理位置的限制，不能在平时对文件进行预归档，基本散落在个人手中，待临近项目验收时再进行收集、整理，很难保证项目档案的齐全、完整与准确。

2 系统思维方法在多单位协作的科研项目档案管理实践

系统思维方法是指将项目档案验收标准作为科研项目档案建设过程中的标准要求输入，从科研项目档案管理的建设初期到项目结束、从项目管理的各个方面、从所有参与项目的人员入手，系统地指导科研项目参与人员的项目档案管理工作，同时在项目验收准备阶段，逐条根据项目档案验收标准进行档案自查，以《归档范围表》为基础，按照申报立项阶段、过程管理阶段、验收阶段三个阶段，对照课题任务表，分别系统梳理科研项目档案，形成核工业专用零部件制造装备换脑工程课题档案归档范围表，分别明确出参研单位的归档清单，各相关人员按归档清单收集和整理档案。最后由项目牵头单位统一收集和整理项目档案，形成核工业核专业零部件制造装备换脑工程档案目录清单，确保科研项目档案成套、系统，层级合理，确保文件的形成规律和案卷内文件的有机联系，扫描形成电子档案，办理归档。

3 系统思维方法的实践与应用

3.1 规范档案管理依据，提高档案管理意识

3.1.1 健全科研项目档案管理相关制度

科研项目建设初期，健全项目档案管理相关制度，制定适合项目实际的制度，使档案资料的收集、整理、编制工作有切实可行的依据。在项目实施过程中明确各参研单位在档案管理工作中所负的责任，使档案管理自始至终贯穿整个项目实施过程中，并对在所有参研单位内传阅、学习，要从思想上认识到科研项目档案管理的重要性，切实增强档案管理的责任感，树立认真负责的工作态度。

3.1.2 将档案工作责任落实到商务合同当中

合同管理是一个闭环管理过程。只有将档案工作责任落实到商务合同当中，同时在合同验收时，将项目档案验收作为一项，才能真正促进科研项目档案责任落地，从而确保科研项目档案的齐全、完整性。

3.2 系统明确档案要求及责任分工

科研项目成立初期即明确科研项目档案管理职责分工（详见图1）和档案管理要求，档案管理人员参与项目建设过程，对项目档案的形成进行监督检查和指导，并负责项目文件材料归档后的分类、编目等系统性整理工作。

由于科研项目历时较长，故各参研单位均采取项目档案随产生、随存档的方式，确保项目档案的完整性。待项目档案内部自查阶段，再由各档案管理部门整理后进行档案交接，以确保档案的合规性。

为了确保科研项目档案管理完整、准确、系统性，可聘请有档案管理专业经验的项目管理专家做指导，可以在系统地指导项目开展的前提下，对项目档案管理进行指导。

3.3 项目前头单位组织开展系统性梳理科研项目档案

为保证科研项目档案的完整、准确、系统性，利用系统思维，将项目档案验收标准作为科研项目档案管理要求输入，使各相关人员均以档案验收标准，结合项目管理实际收集和整理档案。即在科研项目档案收集和整理阶段，即形成有标准、便操作、可自查的管理体系，可有效提升科研项目档案的质量和水平。

由于核工业核专业零部件制造装备换脑工程项目是工业和信息化部审批的科研项目，其验收依据为《国家科技重大专项（民口）验收管理办法》和《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》，故在梳理科研项目档案时，以《国家科技重大专项项目档案验收工作指引》要求为指导，以归档范围表为基础，按照申报立项阶段、过程管理阶段、验收阶段三个阶段，对照课题任务表，分别系统梳理科研项目档案，形成核工业专用零部件制造装备换脑工程课题档案归档范围表，分别明确出中核（天津）机械有限公司、中核北方核燃料元件有限公司、武汉华中数控股份有限公司、北京计算机技术及应用研究所、华中科技大学、天津大学六家单位的归档清单，各相关人员按归档清单收集和整理档案，在整理过程中，重点关注各阶段和各单位接口的处理，最后由项目牵头单位统一收集和整理项目档案，形成核工业核专业零部件制造装备换脑工程档案目录清单，成套、系统组卷原则如图2 所示，确保科研项目档案成套、系统，层级合理，确保文件的形成规律和案卷内文件的有机联系，扫描形成电子档案，办理归档。