巧用人事统计软件提高年报统计速度

秦娜

开滦（集团）蔚州矿业有限责任公司单侯矿 河北张家口 075700

年度人员报告是每年年末对各类报告的统计和填写。从1991年开始，各省市的人事部门当中都被要求使用人事部人事在信息中心开发中的《通用型人事统计软件》，这实际上增加了基层单位的工作量。而人事统计软件当中的应用可大大提高了年报统计的速度[1]。

1 分析人事报表之中的组成与分类

根据人事部和中共中央组织部的要求，每年应提交两套年度人事报告，包括人事局的报告和每个单位的报告。在两个系统中有些报告是完全相同的，而另一些则根据每个单元的性质而变化，或者添加一些报告，或者减少一些报告，基本上可分为四种类型的报告。

1.1 分析煤炭系统的专用表

最具有代表性的就是单位干部中的综合统计表，这种报告比较复杂，有必要分别对于部门级和部门级以下的单位进行了统计。此外，有些报告在基本的内容之上增加了关于在毕业日期中的分类统计数据，这在进行统计数据时比较困难[2]。

1.2 奖惩报表

这种报告相对比较简单，单位还可以选择填写，如果报告的操作也比较方便，不易出错，这种报告仍是手工处理的形式。

1.3 分析单位干部的基本情况统计

包括机构或者企业单位所有性质的专业技术人员的基本情况来统计其资料表，大致稍等片刻。这种类型的报告内容，因为分类很详细，所有的相关统计的工作都是比较大的，在工作人员的统计当中，进入很容易偏离。

1.4 分析单位干部在增加减少中的动态表

一般包括了干部的配置表、调整表、综合表、绝对的增减表等。在这些报告中必须正确处理其事业单位和企业的正式干部和就业干部的变动，这类报告中的数据关系非常复杂，变化量不能有偏差。

2 人事管理系统中的年报功能

该系统在筛选条件下编写大量的报表程序生成人事数据库或索引文件，然后将其结果一致地添加到了软件的报表数据库之中。年报可以单独处理两个系统的报告，包括一些补充表格。它分为两个流程文件，可以大大减少了工作的人员直接输入的工作量[3]。该系统把所有干部的基本信息收集到了同一个数据库当中，并且对其进行管理。最常用的功能就是综合查询、数据查询、人员调动的处理、打印信息、日常系统的维护等，与通用软件人员统计无关。将软件当中的报表数据库文件复制到了人事管理系统之中。

3 报表与数据库之间存在的关系

人员统计具有Excel制表功能。统计分析是人事统计的重要组成部分。它是在处理统计数据的基础上，对人事信息的定量特征进行深入、系统的分析。这种分析，如果用图表的形式来表达，比只用表格更生动和直观。Excel具有强大的制表功能。利用此函数图，可以使统计分析更加简洁，一目了然。例如，饼图可以用来分析人员结构，包括年龄结构，知识结构，专业结构，条形图可以用来比较员工数量，折线图可以用来分析人员增加或减少的趋势。

“一般人事统计软件”由独立的功能合并文件和数据库文件组成。因此，首先，我们需要创建一个草稿表。这个过程比较复杂，我们需要进行分类统计。我们不需要考虑表中数据的平滑关系，我们也需要表中数据的一致性。因此，我们迫不及待地想要探索一种相对简单快捷的方法来“填充”数据库中的这个数字。完善人事管理系统软件后，可以实现“年报”功能，并自动生成数据库。

4 分析对年报的程序进行了改进

年度报表的编制过程可以自我处理，可以有效地改进统计方法，可以分为了两个步骤来改进其原有的人事管理制度。首先，可以为大多数的报表编写独立的自动生成的程序，这需要实现表中数据平滑和表间数据一致性的审计功能。其次，我们则需要修改其查询的程序，也根据报表中的需要，创建了一个查询条件的组合，在统计人数当中的时候，我们仍然使用改进的方法，分别查询表当中的数据，然后输入到计算机中。它可以用来查询职称组合、其他职称组合条件和职位评估的就业情况，以满足一些报表的统计要求。因此，报表数据库可以直接使用。但是，仍然有一些报告需要手动输入。因此，为了与其合作，所有报告都已经生成一个数据库，可以通过”收到报价单”收到，并在批准后进行汇总。如图1所示。

图1 年报流程

5 结语

为了改善人事管理系统并使之更适合于年度报告统计，我们需要添加一些辅助功能。人事管理的系统可以提高在年报之中的统计效率，该系统可以用于很多领域，代码的可读性和可移植性。由于人事管理系统直接制作年报，所有单位都要去组织部门按时间分批进行人事增减处理，检查人事变动，还需要对于员工的职位与职称进行了变动修改的。基本上，大多数报告可以在30分钟内自动完成，然后可以手动完成需要填写的报告，以顺利完成年度报告工作。