小微企业如何利用Excel 实现财务分析

2021-04-23王亮

中国管理信息化 2021年7期

王亮

（安徽三联学院，合肥 230601）

0 引言

随着信息技术的迅猛发展，企业的发展乃至各国经济的发展越来越呈现出联系的广泛化、数据传递的及时化、经济交易的个性化、相关信息的多样化、决策技术的复杂化等特征。同样，信息技术的发展也给企业提供了强有力的竞争手段。计算机技术与管理科学的结合促进了现代企业管理技术的发展，也影响了传统企业管理涉及的企业经营战略、经营目标、组织与文化、制造资源、资金与成本、技术与产品开发、生产计划与控制等方面的内容。不管是信息系统的选择还是企业管理战略的选择，都成为企业竞争的核心部分。因而战略和信息系统的选择必须与企业的竞争优势有效地整合在一起，使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。财务管理信息化正是为了顺应这样的经济发展潮流而诞生并迅速发展起来的。大型企业在财务管理中运用商品财务软件分析经营成果、财务状况帮助经营管理者加强管理和为企业发展提供决策信息。达到企业利润最大化和增强企业应对市场风险的能力。虽然说商品财务软件对企业发展与管理有很大的好处，但是对于业务范围小，需要专门定制软件来满足要求的小微型企业来说负担的成本压力较大，一般的小微型企业难以承担。这时一款具有统计功能且操作简单的办公软件Excel，就成为小微型企业进行简单的财务处理和分析的不错选择。

1 Excel 功能

1.1 整理数据

Excel 数据整理的方法有排序、筛选、删除重复项，是对调查、观察、实验等研究活动中所搜集到的资料进行检验、归类编码和数字编码的过程，它是数据统计分析的基础。在日常的财务工作中我们可以利用工作表进行数据整理，Excel 通过表格的形式记录数据并加以整理，使数据更加清晰直观，更易转换成有用的信息。对表格进行增删、排序、筛选等操作，能快速地帮助用户从海量的数据中搜索出需要的数据，减少干扰信息，提高工作效率。

1.2 Excel 图表

Excel 图表具有很多高级的制图功能，同时，操作简单容易上手。财务工作中使用图表会更易于对财务数据理解和分析。建立一张简单的图表，再进行修饰，使图表更加精致，以及如何为图形加上背景、图注、正文等等。图表可以使数据更加有趣、吸引人、易于阅读和评价。图表可以用来表现数据间的某种相对关系，在常规状态下我们一般运用柱形图比较数据间的多少关系；用折线图反映数据间的趋势关系；用饼图表现数据间的比例分配关系。例如，用柱形图、折线图比较企业全年各月份营业收支状况和趋势，用饼图反映企业各业务收支占比。有利于企业做好下一步发展规划，增强行业竞争力。

1.3 数据统计分析

Excel 不仅支持数学模型，具有数据分析和预测功能，还提供了多样的分析工具，包括模拟分析，规划分析，创建方案等，还有一些高级分析工具能帮助用户进行更深入的数据分析，帮助用户简化工作，优化决策。Excel 提供的分析工具库，拥有描述统计、直方图、相关系数、移动平均、指数平滑、回归等19 种统计分析方法。在建立复杂统计或财务分析时，只需为每一个分析工具提供必要的数据和参数，该工具就会使用适合的统计或财务函数，在输出表格中显示相应的结果。例如描述统计分析的常用指标有平均数、中位数、标准差、方差等，可以为分析对象提供数据的集中程度和离散程度等信息，其中有些工具在输出表格时还能同时生成图表。

2 Excel 在财务工作中具体运用

2.1 财务会计账簿的建立

Excel 对于财务数据整理建立会计账簿具备良好的适应能力。利用Excel 的宏功能建立一个使用方便的账务处理系统。大部分会计处理模块账务凭证、科目设置、明细表、总账、报表、工作底稿等都可以利用Excel 的功能建立。相比较于会计电算化软件Excel 可以更多地为企业提供独特的会计账簿名称、明细账归类方法。例如，财务会计报表是会计核算的最终产品，是企业向国家有关部门及有关各方权益所有者提供关于企业财务状况和经营成果，以及资金变动情况等会计信息的报告文件，也为企业管理者进行经营决策提供有用信息。因此制作财务会计报表是财会人员一项非常重要的工作，它不仅需要考虑制作的质量，而且需要考虑制作的时间。编制报表、汇总和合并报表不仅需要花费很长的时间，而且工作量也很大。运用财务管理模型和Excel 分析工具，利用Excel 建立财务报表，能够高效实现报表的汇总、合并。

2.2 财务函数的运用

Excel 提供了大量的内置函数可供用户使用，同时Excel还可以在用户自由设计函数的基础上，进行数据关系分析。Excel 提供的财务函数大体上可分为四类：投资计算函数、折旧计算函数、偿还率计算函数、债券及其他金融函数。这些函数为财务分析提供了极大的便利。利用这些函数，可以进行一般的财务计算，如确定贷款的支付额、投资的未来值或净现值，以及债券或息票的价值等。例如固定资产折旧涉及大量的折旧计算，财务工作者可以利用Excel 提供的双倍余额递减函数（DDB）、直线折旧函数（SLN）或年数总和法函数（SYD）等进行固定资产折旧计算，可以大量减少财务中的工作量，节省了财务人员的劳动时间。

2.3 Excel 财务分析模型建立

我们通过Excel 建立财务分析模型将企业的各种信息按照价值创造进行分类、整理和链接，以完成对企业财务绩效的分析、预测和评估。财务分析模型地建立我们可以对投资、筹资进行分析与决策对流动资产、收入和利润管理以及对财务报表分析。利用财务分析模型企业管理者能够加强管理提高决策水平。例如，对流动资产管理建立最佳现金持有量决策模型、应收账款管理模型和最优订货批量模型等可以用最低的成本满足生产经营周转的需要，一定程度上还可以降低财务风险。如图1 所示，从分析表和分析图中可以得出方案C 为最佳现金持有量，在最佳现金持有量成本分析模型中，由于建立了现金持有总成本与各要素中间的有效链接，并且分析图与数据之间也建立了动态链接，所以对于不同企业，不同时期的不同方案，只要通过改变各要素的基本数据，就可以立即自动得到分析表和对应的分析图，由此得到相应的最佳现金持有量。