对症下药 数据排序有高招

平淡

用好“查找和替换” 数据按需排序

对已经完成所有数据录入的文档，我们可以借助Excel的“查找和替换”功能方便地将同一类型的数据查找出来，然后再将它们归类排序即可。选中A2：A10区域，依次点击“开始→查找和替换”，在“查找内容”处输入“村”，点击“选项”按钮，在“搜索”处选择“按列”，接着点击“查找全部”，然后按下“Ctrl+A”组合键全选下方窗格中的搜索结果（图2）。

这时在A2：A10区域就会自动选中所有带“村”的数据，右击任意一个数据并选择“复制”，然后将其粘贴到B列。操作同上，继续搜索“街道”、“居委会”，并将找到的数据依次粘贴到B列即可（图3）。

用活函数 数据输入自动按指定条件排序

如果原始文档中还需要不断录入新的数据，那么每次录入后都要重复执行上述的操作，非常麻烦。对于这类数据，我们可以借助函数对数据进行自动归类排序。

定位到C2单元格，输入公式“=IF（LEN（A2）<>LEN（SUBSTITUTE（A 2，"村"，""）），A 2，""）”并下拉填充公式。接着在D2和E2单元格中分别输入公式“=IF（LEN（A2）<>LEN（SUBSTITUTE（A2，"街道"，""）），A2，""）”、“=IF（LEN（A 2）<>LEN（SUBSTITUTE（A 2，"居委会"，""）），A 2，""）”，同上下拉填充公式。这时A列中的村、街道、居委会就会自动提取到C、D、E列，由于这里通过公式进行筛选，因此当我们在A列中输入新的数据后会自动填充到对应的列中（图4）。

公式解释：

这里先使用SUBSTITUTE函数将A2单元格中对包含“村”的字符替换为空，然后使用LEN函数对替换后的字符进行计数，再和A2单元格中的字符数进行比较。最后使用IF函数进行判断，如果替换前后的字符数不相等，那么就显示A2单元格中的数值，否则显示为空值。比如A4单元格中的内容是“君竹村”，替换“村”后“=LEN（SUB STITUTE（A4，"村"，""））”为2，“=LEN（A4）”为3，所以在C4单元格中就显示“君竹村”。而A2单元格中的数据因为不包含“村”，所以显示为空，这样在C列就会自动填充所有包含“村”的数据。其他公式的解释类似，不再赘述。

在A列中输入完所有的数据后（假设截止到A12单元格），选中A1：E12区域，依次点击“数据→排序”，在打开的窗口中勾选“数据包合标题”，接着按照图5所示依次添加排序条件，“主要关键字”选择“村”，“次要关键字”选择“街道”和“居委会”，“次序”选择“降序”（图5）。

最后点击“确定”按钮，这时A列中的数据就会按照村、街道、居委会进行排序，同时对应的数据也会分列在C、D、E列中（图6）。

简单高效 使用宏快速排序

如果需要排序的工作表较多，那么利用VBA脚本是更快捷的方法。打开任意一个需要排序的工作表，依次点击“开发工具→宏→录制宏”，然后执行下述的操作录制一个新宏：

选中A列，右击并选择“插入”，插入一个新列。在A1单元格中输入“辅助列”，在A2单元格中输入公式“=Right（B2，1）”（表示使用Right函数提取“名称”中最右侧的字符，排序时以该字符作为主要关键字），下拉填充公式到A12单元格。选中A1：B12区域，依次点击“数据→排序”，在打开的窗口中勾選“数据包含标题”，接着按照图7所示依次添加排序条件，“主要关键字”和“次要关键字”分别选择“辅助列”和“名称”，“次序”选择“升序”（图7）。

然后点击“确定”按钮并停止宏的录制。之后打开宏代码窗口即可看到刚刚录制的宏。在该窗口中依次点击“编辑→替换”，将原代码中的“ActiveWorkbook.Worksheets（"Sheet1"）”替换为“ActiveSheet”，这样我们只要在其他的工作表中运行该宏即可快速完成排序（图8）。