论现代企业采购合同管理体系的重要性

张旻鸣 李 季

（中国电子科技集团公司第三十二研究所，上海 200000）

1 绪论

采购合同管理体系是企业实现采购合同管理的系统化、流程化的体系，可反映企业管理能力水平的高低，更折射企业管理者的管理智慧及企业文化。作为企业治理结构的重要一环，采购合同管理体系事关企业经营决策的执行、建立和维护与第三方契约关系、实现预期盈利并控制防范风险等目的。本文从构建现代企业采购合同管理体系的组成要素出发，分析采购合同管理体系组成要素的特点及注意事项，提出通过信息化和数据统计等手段综合分析风险管理和系统生产效率的思路。

2 采购合同管理体系组成要素分析

一个完备的采购合同管理体系通常包括采购合同管理的管理事项、采购合同管理的参与者、采购合同管理的工具等三个组成要素。

1）采购合同管理的管理事项。采购合同管理事项指的是采购合同管理体系处理的合同对象及方式，是在规章制度层面上解决的基础性问题。2）采购合同管理的参与者——采购合同管理组织架构。从控制和规避风险的角度出发，企业的采购合同管理组织架构可以分为三个组成部分：合同参与部门职责、合同责任人、采购合同管理队伍建设。3）采购合同管理的工具。合适的企业采购合同管理工具有助于极大地提高企业管理效率。企业采购合同管理工具的发展可以分为以下三个阶段：第一阶段是合同纸质文件与合同台帐相结合的形式。第二阶段是企业在内部的线上或线下的业务软件系统中嵌入采购合同管理模块，实现统一的软件管理。第三阶段是专业、全面的采购合同管理系统设计、开发、应用阶段，利用计算机技术和网络技术，从合同信息化管理和全生命周期管理入手，建立覆盖企业线上采购合同管理系统。在实现无纸化办公的同时，将风险控制能力提升到一个新的水平。

3 采购合同管理体系特点分析

通过对采购合同管理体系组成要素的综合分析与研判，现代采购合同管理体系应具备以下特点：1）规范性和全面性。成熟完整的采购合同管理体系必然是通过对采购合同管理工作的系统性研究以及对企业自身经营战略定位、发展需求的分析和判断，采用高效的管理工具及手段，实施的一套行之有效的、规范化的运行体系。全面性是企业对采购合同管理的每一个环节的重要事项都有所控制。2）稳定性和变化性。这是一个长期探索和不断实践的过程，需因地制宜的不断修订和和完善的过程。3）透明性和开放性。有清晰的输入、运行和输出的过程，方便企业相关人员迅速了解和掌握。同时，采购合同管理体系是企业管理体系的一个重要组成部分，不应成为一个孤岛，需要具有开放性接口，与其他管理体系互相作用，有机结合。

建立现代化采购合同管理体系的重要性在于：1）定义关键性失误点、降低风险以及让供应链免于风险带来的负面影响。采购合同管理作为一个强大的工具，能实现必需的风险管控能力，维系现有供应链，使其牢不可破。2）可加强对采购合同签订全过程管理。在签订合同之前，认真研究分析技术需求和市场货源情况，掌握合同对方单位的经营情况、库存情况、资信情况等，依据采购任务收集各方面的信息，确定合同条款提供信息依据。3）建立采购合同管理机构和管理制度，设置专门机构或专职人员，建立详细的合同台帐，统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，发现问题，及时采取措施，处理违约，提出索赔，解决纠纷，保证合同的履行。

4 信息化在采购合同管理体系上的应用

企业信息化管理是现代企业发展的需求，但是在企业信息化管理过程中必然存在一定问题，必须通过信息化建设科学有效地提出解决措施，从而促进企业科学健康的发展。基于信息技术实现对采购合同各个阶段信息的精细化管理，关系到企业采购合同信息化管理的广度和深度。

企业管理信息化建设对提高企业的生产效率起到重要作用。企业管理信息化建设必须通过企业实际运营，才能体现出企业信息化的作用，企业信息化建设在实际运营的过程中需要逐步完善，以提高企业的管理水平。

现阶段，信息化在企业管理中的作用主要可以归纳为以下三个内容：第一，对企业的发展与战略规划起到一定的作用，为企业的科学发展提供支持作用。第二，利用网络对全球的经营模式提供了新的方式，同时在一定程度上促进了电子商务产业的发展。第三，能让企业在管理体系方面更加健全，对企业内部管理与控制起到重要作用，符合现代企业的发展需要。

因此，企业在管理信息化建设的进程中，必须优化企业管理信息化内容，符合现代企业管理理念，让我国现代企业与国际企业并轨，科学有效地符合现代企业发展需要，提高我国企业在国际企业的竞争力，有效促进我国企业的快速发展，提高我国企业的国际影响力。具体措施包括：通过做好系统的信息化模块的持续优化，实现海量信息数据共享，合理减少重复劳动的工作量，加强采购合同的实际管控力度；进一步完善和改变原有的审批方式，统一平台管理，全流程清晰可见，使得采购合同管理模块实现履约信息化、数据使用快捷化、审核无纸化。通过建立和完善共享互动的信息平台，有效整合企业各职能部门的资源，系统化设计和优化企业业务流程，建立以业务流程为主线，以管理流程和保障流程为支撑的信息化管理平台，实现业务流程运行通畅，提高管控效率。通过规范合理透明，减少工作中的人为摩擦、使得重复的事务性工作简单化，在新员工入职培训、关键岗位轮岗、提升人才复合能力等方面有突出的作用。

5 数据统计对采购合同管理体系的意义

同理，数据统计的信息化建设对于现代采购合同管理体系建设具有重要现实意义。

首先，通过建立完整数据统计系统可进行“合同-入库-结算”管理流程的合理运营，能随时随地及时跟踪每一个采购合同情况，包括合同状态、履约情况、结算情况等，避免漏单，省去常规跟踪时的繁琐操作，大幅降低内外部沟通成本，规范每个采购合同的执行流程，成倍提升工作效率。其次，通过规范基础数据管理，可有效地解决企业信息分布散乱的问题。系统能够自定义字段功能，为企业实现完整规范的数据管理，提供良好的数据支撑，提高管理效率，提升管理水平。预警平台还能帮助了解预算信息，采购合同台账为管理部门的统计分析提供支撑。最后，通过数据统计，管理部门可强化监管力度，做好采购合同执行过程各环节的控制。

6 结论

随着企业经济建设规模的不断增加，对采购业务全过程管理的重视度越来越高，要求也越来越多，运用采购合同的科学管理模式，提高精细化管理要求，提升企业核心竞争力已经是当前采购管理的新课题。签订合理的采购合同，做好合同履约、产品质量、采购结算等重要环节的合同约定具有十分重要的现实意义。对采购合同的约定以及采购合同管理过程中可能存在的风险问题进行识别，并有针对性地提出管理策略,确保采购合同运行中各项工作能够顺利完成，项目进度不受到影响，提升管理工作的整体质量和水平，保证企业收益最大化。

现代采购合同管理体系没有一个统一的模板，企业需要从自身特点、发展水平等因素出发，建立适用自身管理特色的体系。本文通过分析采购合同管理体系的特点，对企业采购合同管理体系的管理事项、参与者以及管理手段三个组成要素进行系统的剖析和研究，分析了采购合同管理体系与其他企业管理体系的互动关系，提出综合考虑风险管理与系统生产效率的评价方法，为现代企业采购合同管理体系的构建和完善提供了一定借鉴思路。后续将进一步分析信息化在现代企业采购合同管理体系中的作用，结合企业具体需求给出对应的信息化管理解决方案。