事业单位档案管理的现代化和电子化研究

2021-04-15苏兴全

卷宗 2021年10期

苏兴全

（钟祥市财政局石牌镇财政管理所，湖北钟祥 431922）

1 事业单位档案管理现代化和电子化的特点及优点

档案详细记录了事业单位的日常工作，档案管理在提高事业单位工作效果、完善事业单位职能、规划事业单位职责和任务等方面发挥着重要作用。由此可见，档案管理是事业单位的一项重要工作，提高档案管理质量是事业单位的重要课题。其中，加快档案现代化、电子化建设进程，标志着档案管理质量将得到显著提高。

档案管理电子化主要是指利用计算机、多媒体等电子信息技术手段进行档案管理。随着社会的快速发展，各种产业结构和资源运行方式都发生了翻天覆地的变化，档案管理方式也在这种环境下实现了创新。在这种背景下，传统的档案管理方式已经难以适应社会发展的需要。由于纸质文件易磨损，携带不便，使其应用工作难以得到有效发挥。用电子档案代替传统的纸质档案，不仅便于电子信息的收集和存储，还不受时间和空间的限制，便于档案人员进行实时档案管理，有利于提高档案管理的及时性。另外，与传统的文件处理方式相比，电子文件处理更加方便快捷。电子档案可以借助多媒体实现对大量数据的集中、准确处理，这是传统档案无法比拟的。

2 事业单位档案管理存在的不足

1）事业单位档案管理人员参差不齐。目前，档案管理人员的综合能力相对薄弱，也是阻碍事业单位发展的关键因素。事业单位档案资料的数量较多，在实施档案管理时，如果档案管理人员没有系统地学习过档案管理知识，则会加大档案管理出现问题的可能。此外，一些机关工作人员在单位工作懒散、行动迟缓，也在很大程度上制约了档案管理的发展。

2）档案管理设备落后。随着事业单位档案管理的快速发展，传统的档案管理设备已难以满足当前发展的需要。因此，现代化设备的配置已成为事业单位档案管理中亟待解决的问题。目前，一些乡镇档案管理设备过于落后，有的单位档案室只有简陋的办公室、几本杂志、几张办公桌椅。基本的现代配置没有得到有效的补充。即使机关事业单位的办公用具都由办公人员携带，软硬件设备也不能满足现代档案管理的需要，也难以保证事业单位档案管理的效率。

3）制度不完善。现阶段，大多数事业单位的档案管理制度还不完善，难以为档案管理人员的日常工作提供有效的依据。在这种影响下，事业单位经常出现档案内容不完善、档案损毁、丢失等问题。同时，制度的不完善使档案管理工作流于形式，单位领导和工作人员没有真正认识到档案管理工作的重要性，难以规范有序地开展档案管理工作，这也极大地抑制了档案管理工作的实效性。

3 建议

1）建立完善的档案管理制度。事业单位的性质是免费的，为社会大众提供公益性服务。对于社会来说，它具有一定的示范作用。因此，我们应该做好工作，为社会树立好榜样。其次，建立相关制度，通过制度约束相关员工，让员工觉得有规章制度可行，提高管理效率。该制度的建立有利于档案管理的有序发展。当管理者与档案馆发生纠纷时，有助于解决矛盾，也需要规范事业单位部门和员工的行为。

2）加强档案库存信息管理。随着社会的快速发展，总有一些高端人才心情不好，会出现在网站上破解个人信息的情况。要求事业单位在管理过程中严格保密，不定期修复软件，减少个人信息被泄露的情况。同时，随着电子技术的不断发展，双向极限人才不断涌现。许多高科技人才通过窃取别人的资料来获取私利或佣金。这就要求各单位做好信息保护工作，避免个人信息被泄露，造成不必要的影响和损失。同时，由于电子设备中的个人信息易于复制和拷贝，技术人员应及时检查设备问题，确保重要信息不被传播给他人。

3）加强档案专业人才的专业培训。对于档案管理人员来说，优秀的个人素质和专业技术文化水平是非常重要的。虽然档案管理正逐步走向电子化，但看似简单，管理者的职业素质和业务能力将影响整个单位的管理。因此，在完善基础设施和电子设备的同时，应组织员工进行系统化培训，以提高个人能力。

4）提高专业人员的职业道德。由于财政档案管理工作单一、枯燥，从业人员容易被忽视。档案工作人员要全面了解自己的职业，对自己的工作要有充分的热情。因此，事业单位管理者应及时对档案管理人员进行培训和考核。通过这些措施，使管理人员对工作充满热情，忠于自己的事业。其次，财政档案管理涉及很多重要资料，档案管理人员要做好保密工作，保证资料不外泄，并对相关档案软件进行加密。在收集档案、整理档案、录入资料时，要求管理人员认真仔细，避免因个人疏忽造成不必要的麻烦。员工离职时，应交接清楚，并对所有相关资料保密，不得擅自带走。

5）建立专业的管理团队。在录入数据期间，档案管理工作具有工作性强的特点，需要建立专业的队伍，保证工作的连续性。过去，档案管理水平不高，旧观念没有消除。因此，应该引进一些年轻的技术人员来激发团队的积极性，并每月进行相关的培训和沟通。鼓励员工在做好档案管理的前提下，不断开发新软件，更新软件管理设施。加强员工的选拔措施和考核办法，让员工了解工作规律，加强专业知识的运用，不断改进管理模式，提高管理水平，打造精益团队。为促进档案现代化和电子化发展提供有效的经验。

6）提高电子施工意识。当前，随着信息技术的飞速发展，档案的规范化、科学化管理需要依靠先进的技术手段。电子化建设是事业单位档案管理人员的一项重要工作第一，要从事业单位领导的角度，对电子化建设有深刻而全面地认识，明确档案电子化管理的优势，在电子化建设中给予制度、政策或资金上的支持。从管理的角度，高度重视档案电子化建设，在单位内部营造良好氛围，促进电子化建设的顺利进行，为管理实践决策提供依据，提供物质保障。第二，事业单位所有人员都要树立高度的电子化管理理念，以推进档案电子化建设的进程，为档案管理和决策打下良好的基础。第三，事业单位档案管理人员要改变传统的档案管理观念，把档案管理和档案利用放在同一个重要位置，采用开放式管理模式，积极采用电子化采集方式，科学地对档案信息资源进行分类归档并从技术、设备、产品、人员、资产等方面保证了档案信息在电子化建设过程中的完整性，推进电子化管理模式可以为事业单位档案的高效利用提供诸多便利。