数字化档案管理工作的创新实践

2021-04-15周蕾

卷宗 2021年10期

周蕾

（江苏省盐城市大丰区融媒体中心，江苏盐城 224000）

随着飞速发展的信息网络技术，也逐步提升了各项工作的信息化程度。在信息化时代背景下，事业单位则应主动的迎接时代发展的要求，全面推动档案管理工作的规范化、标准化发展，这样才有利于全面提升事业单位的核心竞争力。在这样的情况下，档案管理工作者应从自身的实际情况出发，重视落实好各项管理工作内容，全面提升事业单位的整体档案管理水平。本文针对档案管理中存在的问题，提出了相应的解决措施，希望能为事业单位未来科学发展提供可靠的数字依据。

1 档案数字化管理的现状

1）具有相对较快的技术更新换代。在实际情况中，计算机系统具有非常快的升级速度，由此导致计算机软件不匹配硬件系统的问题。由于不能有效读取部分文件，在对相关资料进行调取时，会出现资料不全的问题，对于精准数据不能准确获取，由此对人事档案管理的效率带来影响。

2）档案信息管理安全问题。在网络背景下，电脑中的数据被大量的病毒所侵袭，直接威胁到其安全问题。尽管目前都有杀毒软件安装在电脑中，但对于病毒传播和入侵计算机，并不能进行完全阻止，由此对于档案数字化管理数据的安全性带来极大的威胁。

3）信息数据的维护问题。档案管理有纸质＋电子版共同管理方式，涉及非常多的信息数据。在两种方式共同管理下，会达到一定的效果，但也还有一些问题存在。比如：如果改动传统纸质的人事档案信息，就会出现明显的改动痕迹，能将修改的地方很容易查找到。但是若是修改电子版的数据，则不会有任何改动的痕迹，对于数据的可靠性很难提供保障，因此会极大的威胁到数据的精准度。

2 构建信息档案管理系统的原则

1）一体化和自动化和原则。首先，一体化是为了对档案的真实性与可靠性提供保障，实现档案的一体化管理。其次，自动化原则包括自动生成类的文件，涉及档案的存档、整理和采集等各个过程。档案部门通过充分挖掘这些数据，就能自动化的管理和利用档案。

2）规范化的原则。由于电子信息档案存在安全隐患问题，容易被篡改，所以对电子信息档案的真实性和完整性提供保障，是解决安全隐患问题的关键。在构建管理系统的时，应有机地结合档案的管理和功能需求，实现规范化管理，由此促进档案使用价值的不断提升。

3 数字化档案管理工作的创新措施

1）采用现代化的数字档案管理手段。数字化时代的到来，极大地提升了文件管理的安全系数，由此促进工作效率的提升。由于事业单位涉及内容多样的档案管理工作环节，因此需要将基础性工作做好。不单单是修复原始的档案信息，还要专业化的修复那些存在破损的不能实施扫描的档案信息。之后通过填写交接登记单，认真记录档案文件开始和结束页码。重新装订档案的原始资料，对档案的真实性和完整性提供保障。在事业单位的基层档案管理工作实践中，则应从每个细节入手，加强统筹管理工作，将标准化、规范化的理念融入到其中，有效结合自身的实际情况，多角度考虑问题，针对档案管理中存在的问题进行细致化分析，并能保障实施精心化的准备以及规划，全面保障内部档案管理工作的整体质量及效率得到提升，从而更好表现出管理程序的标准化、规范化发展的要求。

2）档案扫描与图像处理，实现数字化成果管理。首先，单位数字化档案管理工作的重点，就是档案扫描工作。为了提高工作效率，要选择适合的扫描方式，并对色彩模式合理化处理。同时，进一步明确扫描的分辨率，这样才能产生更加安全和清晰的图像，促进图形应用效果水平的不断提升。在保障图像清晰度的基础上，将存储的容量最大化的降低。为了便于查阅，再认真登记扫描工作。其次，还要高度重视图像的环境处理，并采取有效的措施，拼接裁剪、纠正偏差图像。最后，实现数字化成果管理。通过提供完整和安全的档案信息，为后期的检索和查阅提供便利。

3）科学管理数字档案的应用系统结构。在信息化时代背景下，人们更加重视系统化集成解决方案，同样其也适用于数字化档案馆的建设工作中。所谓的系统集成，主要就是能够实现软件、硬件与通信技术等相互融合，能符合信息化时代发展的要求，能全面有效解决存在的问题，通过将自个存在相应的分离部分进行有效集成，这样能将原本较为独立的系统能够有效进行集成为整体，从而保障相应的各个部分能有效地相互协调工作，从而更好地保障整体效益得到全方位地发挥，保障满足实现整体优化的要求。在进行数字档案馆的建设环节中，则应从整体考虑，并能全面落实好系统集成的思想，从而能实现新时代背景下的数字化档案馆建设的基本要求。结合具体的数字化档案馆的工作来看，相应的内容还应包括符合实际需求的信息化标准建设要求、安全保障体系结构以及用户相关信息内容等。通常是根据操作流程和工作来区分系统用户的角色和权限的，用户往往被分为三类：既一般的浏览用户、业务用户和管理用户。要设置不同的权限管理不同类型的用户。比如针对管理用户，可对于一些日常维护的权限进行设置；对于业务用户，可对相应的统计、修改和录入等业务权限进行设置；对于浏览用户，可对相关的浏览权限进行设置，不能随意删除信息。为了提高使用的安全性，可对不同的用户实行权限管理。

4）做好数字化档案的精细化管理工作。首先，相比于传统的档案管理，数字化档案管理极大地提高了档案管理效率，更加方便和快捷，但是必须对细节工作高度重视。若是不能妥善处理好数字化档案文件，就可能会损坏和丢失文件。而处理不当的直接后果，就是不能无缝对接档案管理系统和自动化办公系统。所以，必须要将专业化、同步化和书面化等具体环节做好。要精心处理文件形成、搜集和整理每一个环节。其次，在降低预算成本的同时，尽可能的满足现代数字化档案管理要求。最后，对专职档案员进行设立，加强档案工作人员综合素质建设。通过开展专业化培训，使之深入掌握相关档案管理的知识。强化创新意识和责任意识，通过技术技能和专业化水平的不断提升，增强档案管理和服务水平。档案管理人员则应具有一定的归纳整理能力，以及专业素质能力，熟悉档案管理流程，具有一定的信息化档案管理能力，积极参与相应的业务培训活动；最后，事业单位领导则应全面重视档案管理人员的各项工作，落实具体的奖惩措施，切实有效构建良好的基层档案管理的氛围。