数字化档案在城建档案管理中的运用

张丽娟

（湖南省常德市城市建设档案馆，湖南 常德 415000）

随着我们国家的建设程度和范围不断扩大，城市建设规模和程度不断加大，其建设的项目和内容不断延伸。城建工作过程中涉及环节众多，所产生的信息内容、档案资料具有增加，使得城建档案管理工作具有了一定的复杂性和较大工作量等特点。将数字化档案应用于城建档案管理工作中不仅是信息科技发展的必然趋势，同时也是城建档案管理工作的需求，因此进行数字化档案建设的分析和研究有着非常重要的现实意义。

1 数字化档案应用于城建档案管理工作中的必要性分析

传统工作形式下的城建档案管理工作通常采用人工作业方式进行纸质版的信息存储，这样的工作特点使得其需要较大的空间来进行纸质档案的存放，且对于相关档案信息的查询和查阅工作受到了地点等因素的限制存在着制约性，降低了信息资料的使用率。同时，城建档案信息资料对于开展城市规划、具体实施、过程管理等工作具有十分重要的参考价值和经验价值等，因此随着城市建设工作的不断加大加深，对其档案信息的需求不断增加，传统形式的档案管理降低了工作效率。二期传统的纸质形式的档案管理工作中使信息资料存在较多的风险隐患，比如火灾、洪涝灾害等均可能使其受到毁灭性的伤害。随着时代的发展，传统形式的城建档案管理无法满足人们对信息资料的实施查阅、信息共享等方面的需求。由此可见，传统形式的城建档案管理工作在信息时代的当下存在的诸多弊端和缺陷，因此进行数字化档案的改革和应用，对于降低城建档案管理工作量、提升工作效率、提高信息资源的利用率等均有着十分重要的必要性。

2 数字化档案应用于城建档案管理工作中具有的优势分析

2.1 使档案存储空间得到极大缩减

城建档案管理工作在传统形式下多以纸质档案形式进行存储，这就使得每个项目完成下来，会积累相当多的信息资料，需要通过分类进行保存。这一工作环节需要占用较多的人力和空间，具有相当的繁琐特点。数字化档案的应用，利益利用信息科学技术，将相应档案信息资料进行电子存档，既节约了存储空间，还可利用信息技术实现相关资料的自动分类，便于存储管理。同时数字化档案，具有电子信息输入、纸质文件扫描、视频、图像等多种存储方式，使城建档案的存储方式具有了多元化的发展趋势。

2.2 使档案管理工作规范性得到提升

数字化档案应用于城建档案管理工作中，有效提升了信息资料的准确性、完整性，并使具体的工作行为更加科学和规范化。具体体现在档案信息资料的收集、分类、整理、存储以及后续的信息分析和利用过程中，使城建档案管理工作更具规范化的管理特点。利用规范化的信息数据存储方法、格式等具体要求，提升了档案信息资料管理过程中的工作质量及效率，减轻了工作人员的工作负荷，使其更具便捷性。随着信息技术的发展和进步，信息风险管控技术得到了提升，有效规避了传统工作形式下档案信息存在的各类风险。

2.3 使档案信息资源的提取和利用更为便捷

城建档案信息在项目开展过程中，会被不断进行信息查询和调取，进行数字化档案建设工作之后，可以实现更加快速的信息查询和调阅，提升信息利用率，促进城建项目的顺利开展。同时结合先进的信息数据分析技术，还可从中获取到更为先进和科学的工作思路及方法。由此可见，数字化档案的建设工作，可以使相关档案信息资料实现随时随地查阅，减少传统工作形式下各种因素的限制，提升信息利用率。同时，还可利用先进技术实现信息资源的高效利用，发现更多潜在信息资源，提升档案信息资源在城建项目中的作用。

3 数字化档案应用于城建档案管理工作中的具体应用策略

3.1 提升城建档案管理数字化建设工作的思想认识

数字化档案的建设是随着信息时代的到来而必然出现的发展趋势，该项工作的开展和应用对于提升工作效率和质量具有重要意义，为了保证城建档案管理工作在进行数字化建设过程中的顺利实施，必须提高对其工作重要性的思想认识。而人员因素是影响该项工作开展效果的重要因素，因此加强人才队伍的培养和建设具有十分重要的作用。一是，提升城建档案管理工作人员自身的思想认识。在现有工作人员中加强数字化建设工作重要性的宣传，并组织相关人员开展工作能力的提升，使其熟练掌握数字化档案管理工作技术，使其通过工作效率的提升来增强其认识。二是，人才招聘工作过程中注重信息技术人员的选拔和录用。将信息技术的应用及操作能力作为人才选拔的重要考核内容之一，将更具创新意识和熟练计算机应用能力的人员作为城建档案管理工作人员队伍的补充力量。三是，构建更加科学的管理工作考核制度和激励制度。将工作人员自身信息技术的应用能力、自我提升情况、培训效果、工作效率和规范性等纳入考核管理工作中，对于提升工作人员的能力、工作规范性等均有积极推动作用。合理的激励机制，还可有效调动工作人员的积极性，促进其数字化管理工作能力的提升。

3.2 加大城建档案管理数字化建设工作中的资金投入

数字化档案管理工作的实施离不开硬件设备以及软件设施的建设，加大城建档案管理数字化建设工作中的资金投入，可以使相关的硬件设备得到有效保障，并使软件平台得到不断维护和个更新，这些对于提升数字化档案管理工作效率和质量起到了基础的保障性作用。所涉及的硬件设备主要包含：扫描仪、计算机、传真机、数据存储设备等。软件方面主要包含：档案信息管理平台、信息安全保护软件等。并且随着信息科技的进步，硬件设施和信息软件建设都应随之进行不断更新，以确保其实际工作效果，在进行资金投入过程中还需结合相关的成本支出与效益回收进行综合性考虑。

3.3 加强城建档案信息数据的有效管理

城建档案管理工作涉及的相关数据具有一定的复杂性，需要收集多个部门信息资料且具有一定的实时性特点，因此加强信息数据平台的建设对于提升信息数据的有效性起着非常重要的作用。可以通过构建信息库的方式进行不同信息数据的收集、分享，以提升信息数据的有效性、实时性、完整性。数据库的建设过程中，需要依据不同部门情况，设立相关的账号、权限等，确保信息采集及时性、查阅的便利性、资料的共享，同时通过权限设置使信息资料的安全性得到提高。

4 结束语

随着我国信息科学技术的飞速发展，信息时代正在从各方面改变着人们的工作方式、信息获取方式，而城建档案管理工作 具有十分明显的信息管理特点，因此加强相应信息技术的应用对于提升工作效率促进工作持续发展有着重要作用。本文主要对数字化档案在城建档案管理工作中的具体应用策略进行研究，通过本文内容可以看到提升管理工作人员自身能力和思想认知，对于提升数字化档案工作效率有促进作用；加大数字化建设工作的资金投入，使数字化档案管理工作具有基础性保障；加强数据库的建设，对于档案信息资源实现有效利用起到了促进作用。