档案管理信息化对医院档案管理工作者的素养要求

刘绪亮

（泰安市中心医院分院后勤保障部，山东 泰安 271000）

近年来随着我国电子政务发展迅速，国家大力推进各行各业信息化建设，原有的档案工作模式，服务方式已经不能满足信息化条件下档案室的工作需求，档案资料的信息化建设、管理等事业就迫在眉睫。档案管理的信息化，就对档案工作人员的工作提出了更高的要求。

1 加强提高医院档案管理工作者信息处理的能力

为了满足我国医院发展的需要，为了使祖国医学早日与世界科技接轨，许多医院集中了大量的人力和物力，借鉴国内外先进经验，并结合国内各家医院的传统管理模式和实际需求，对医院档案进行信息化管理。医院信息管理系统的实施将在整个医院建设企业级的计算机网络系统，并在其基础上构建企业级的应用系统，实现整个医院的人、财、物等各种信息的顺畅流通和高度共享，为全院的管理水平现代化和领导决策的准确化打下坚实的基础。该系统具有成熟、稳定、可靠、适用期长、扩充性好等特点，可以根据各医院各自的特点度身制作。随着数字化社会的不断发展，越来越多有档案管理需求的单位通过采用先进的档案管理系统进行档案维护。为满足纸质档案电子信息化需求，伴随着技术的不断创新发展，档案管理解决方案也成了档案信息化建设的基础设备。由于档案室资料很多采用手工填写，还包括一些复印件，尤其是保存的历史性文档，经常会有字体偏浅，复印效果模糊不清及装订痕迹的情况。比如说，档案管理人员需要学习以及掌握云脉OCR技术，云脉档案管理方案可以搭建档案数字化管理系统，建立统一的档案数据库。系统采用先进的OCR技术，可批量识别纸质档案，录入速度快，出错少，能纠错，易修订。支持关键字、文件名、日期等方式的检索，档案管理人员可以通过关键字检索功能，对系统存储的档案名称，档案全文，档案备注进行检索，快速调取所需的原件扫描件、识别资料。加快信息查询速度的同时，有效保护了纸质档案。在医院用这种方式，可以将既往的病例建立一个数据库，这样，在之后的治疗过程中都有助于吸收以往的经验。进而，能够更好地开展治疗。在医院实行档案管理信息化，积极开展库存纸质档案数字化工作，采取集中扫描方式，对现有库存纸质和其他载体档案进行数字化扫描，这样在方便了档案管理的同时，也便于医院其他事情的开展。强化档案室的硬件培植。按照病院的具体情形，慢慢配备计较机、摄影机、摄像机、打印机、扫描仪等设备，并采用档案打点系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况，提高效率。具备前提的病院，可以将档案目录和部门内容纳入局域网，操作收集系统增强各部门之间，院际之间的资本共享，沟通档案信息，以知足医疗、教学、科研等多方面的需求，从而敦促病院各项事业的成长。

2 加强医院档案管理工作人员信息整合能力

医院的档案内容比较庞杂，包括人事档案、病理档案、药物档案等等多种不动的档案的表现形式。在任何的工作机构，人事档案都是其重要的组成部分之一，对于，医院而言，人事档案是其档案系统的一项重要的工作。因为，对于每一个医院来讲，员工的个人档案是组成医院人事档案的重要的组成部分。医院集中保存有的特殊单个档案，比较清楚地全面、历史地、客观地反映医院员工个人最真实情况，可以真实的记录医院人事的个人履历。对于医院和医生个人来说，都有着至关重要的作用。所以说，作为档案的管理人员，首先要做到的是要保证档案材料的真实性、完整性。及时准确地录入系统，纳入数字信息化管理范畴，充分利用信息化管理手段，实现全院人事档 案信息和医院内部其它资源信息的共享、共用。真正做到人尽其责、人尽其能、人尽其用，保证医院人才战略方案顺利实施，使档案服务职能部“在现有人力资源管理系统的基础上，充分利用数据库资源，开发建设标准化结构化的人事档案管理系统，做好各个信息系统的对接，规范统一收集标准的人事档案信息，辐射至医院内部其他数据库资源，保证数据信息一致性和完整性。”[1]对于医院档案的管理来讲，面对医院多样、庞杂的信息，要做好对档案的分类与整理，以及在前期的信息整合的过程中，要对相关的材料进行初步的整理与分类。确保档案材料的完整。对于医院的病例档案而言，对于这一档案的整理，一方面要需要档案管理人员有良好的信息整合与处理能力，另一方面，还要求档案管理人员在拥有基本的信息处理能力之外，还需要具备基础的医疗知识，对于之后的档案的管理，也会产生重大的便利。“人事档案内容复杂繁多，并且涉及多方面内容，除了个人基本信息，还有学术论文发表和课题申报情况、个人学分情况、医师资格信息、党建党团信息等其他信息，这些信息不仅会在人力资源管理系统中出现，还会在其他信息系统包括医疗管理系统、科研管理系统、考勤管理系统等各个方面中都有覆盖。”[2]这种多科室的信息互相的交流、交杂与交汇。在要求档案管理人员在提高专业素质等能力的基础上，还需要提高人际之间的交流能力，更好的和其他人交流，这种能力也有助于其工作更好地开展。

3 树立正确的职业操守与职业素养

档案工作者应当保守所管理档案信息内容的机密，增强保密观念，培养良好的保密习惯，并且在档案管理实践中同各种失密、泄密、窃密行为做斗争。首先，档案工作者应当注意保护国家机密安全及集体和公民个人隐私，不得销毁相关的档案文件信息，尤其是易于更新和消除的相关电子文件信息。档案工作者应当尊重文件形成或者文件所涉及当事人的隐私及其他合法的权益，其次，档案工作者应当珍视国家和社会给予的特殊信任，并在实际工作中，不利用其职务之便，为自己或他人谋求私利，档案工作者不应当在工作中捞取好处，或者从事有害于档案机构，档案用户及专业同行的个人活动。再次，档案工作者应当自觉养成良好的职业保密习惯，习惯是在职业道德行为的反复实践中逐渐形成的、一贯的、稳定的、习以为常的行为，即古人所言“从心所欲，不逾矩”遵纪守法，是档案职业道德的基本规范之一，具体来说是要求档案工作者不准损毁，失去国家所有的档案；不得擅自提供抄录，公布属于国家所有的档案；不许涂改，伪造档案，不准擅自出卖或者转让对国家和社会具有保存价值的或应保密的档案，也不准将这种档案倒卖牟利或赠送给外人；更不准在命之所保存的档案面临危险时而不采取措施，造成档案文化财富的损失；不准携运禁止出境的档案及其复制出境。增强率领、宣传，增强档案意识。率领正视是做好档案打点工作的主要保证，是档案实现科学打点的前提。院率领要把档案打点纳入病院成长和打点的主要内容来抓，与病院营业培植同步规划、同步成长；要鼎力宣传病院档案打点的意义，增强档案法令律例进修，使全院干部职工充实熟悉档案的主要性，熟悉档案与病院日常工作的亲密关系，更好地撑持档案打点工作。

总之，对于医院的档案工作人员来讲，面对这个信息多元化的时代，各行各业都应该具备终身学习的能力，对于复杂的、多元的信息，档案管理人员要具备分类、筛选和整合的能力。在这一切软实力的基础上，作为档案管理人员，要树立良好的工作原则。坚守自己的职业信念。