信息化时代会计档案管理研究

向 伟

（荆州住房公积金管理中心，湖北 荆州 434000）

随着信息技术进一步发展，计算机、网络技术和信息技术的推广使用，会计工作实现从手工到电算化转变，会计档案也借助计算机技术代替人工进行管理。通过应用信息技术大大降低了人员工作量，提高了工作效率，但也是存在诸多问题，因此，需要采取有效措施推动会计档案管理工作。

1 会计档案管理工作的重要性意义

积极的落实档案管理工作，能够为企业的发展创造良好的效益。档案管理工作现已逐步的渗透至多项工作中，必须要结合信息化时代的发展进程，对档案管理工作的路径进一步创新。目前档案管理工作正处于改革、创新的关键时期，因此需要寻找合理的落脚点，积极的收集相关的信息，将档案整理工作落到实处，针对档案的基本内容展开合理化的分析，对企业展开科学的评估，保证企业能够与时代共同进步。

2 会计档案管理中的问题

1）有的会计核算中心未向委托单位移交会计档案，不符合档案法对会计档案管理的要求，会计档案法规定当年形成会计档案由会计机构编制移交清移交保管。会计档案为委托单位进行核算形成，会计档案实体其所有权为委托单位，应保持单位全宗的完整性。会计管工作由传统手工记账形式到计算机形式记账，电算化会计档案包括计算机硬盘会计数据及会计数据打印出书面形式会计数据，会计基础工作规范规定，有关会计软件资料等应作为档案管理。会计委派核算部门实行电算化会计，向委托单位移交为纸质会计档案。

2）会计档案是会计核算的产物，会计委派管理下会计人员经常参加会计业务培训，但对会计档案规范化管理标准了解较少，单位对会计档案管理重要性认识不足。制定会计制度中忽视会计档案管理制度，会计人员岗前未培训相关档案管理知识，造成会计档案装订不整齐，有的排列不规范等，使得会计档案整理达不到规范化标准。

3）日记帐分录的管理松散。管理会计档案应分为两类:纸面文件和电子文件。实际上，由于会计档案管理与档案管理系统的分离，会计管理人员在存档时不会有相同的文件和电子档案，而是会对纸面文件或电子档案进行任意更改，以减轻公司的负担。

4）缺乏以电子方式管理日记帐分录的经验，开始以电子方式管理许多公司的会计记录文件，对Oracle电子记录的设置、组织结构等表示关注。会计档案完整性考虑不足、会计档案系统功能不足、系统归档接口设置不足、传输或电子邮件归档系统在接受文件时无法保证电子会计档案的真实性。会计由于人力资源短缺而扭曲会计数据，例如b.通过在存储介质上使用磁性介质，在将数据传输到不同介质时，数据会被任意复制，从而可能导致电子会计文件中的数据失真。

3 信息化时代下会计档案管理的优化改进措施

1）建立健全管理制度。会计档案管理制度是保障会计档案管理工作质量提升的关键性因素，在制度的引导和约束之下，相关工作人员必然可以开展规范性、科学性和高效性工作。那么，在此环节相关工作人员就应该遵从国家法律法规和行业规定，为会计档案管理工作制定行为准则。在实践中，档案建立和档案保存是会计档案工作中的重点，那么会计档案制度的建立和完善也应该围绕这两方面来开展。比如，建立完善的会计档案归档和保管制度，为保障工作开展有效性和有序性奠定基础。当然，在完善会计档案管理制度时，还需要对会计电算化的实际要求加以充分考量。在对电算化会计档案进行归档时，相关工作人员应该强化会计软件设计，并对档案规整的整体流程和各项工序进行明确要求，以便于提高制度应用有效性。比如，保存所有未输出会计数据，建立相对应的副本，并保证按照有关部门要求开展会计数据打印和归档。而在建立电算化会计档案保管制度时，相关工作人员也应该依照国家档案局的要求，优选用于档案备份的磁盘介质，制作档案储存盘和备用盘，并提高电子档案储存设备的保管成效。比如，定期开展磁盘保存巡查和磁盘内容检查，设计全自动温控、声控系统，合理选用防尘、防光和防腐蚀保护技术等。

2）会计档案管理需要遵循统一分工原则。社会发展中会计职业具有很强的特殊性，其接触企业核心内容，档案管理中必须认真对待。会计档案管理中统一分工原则具有决定性地位。会计档案管理应将工作量做出明确分析，要在工作人员能力承受范围内，档案管理是复杂的工作，如果分工不明确，容易在内部出现严重隐患，产生不利的负面影响。应确保会计档案管理责任明确，会计档案管理工作量增加，有些任务需要合作完成，针对不同工作责任应明确划分，更好的处理解决问题。

3）明确岗位与职务权责。对于会计档案管理工作者而言，明确自身的工作内容、范围以及岗位职责更有助于他们提高工作积极性和有效性。为此，在会计电算化背景之下，有关部门应该进一步明确会计档案管理工作和职位的权责，进而为档案管理人员的实践工作指明方向。以往，会计档案管理工作完全由人工操作形式开展，繁杂的工作内容以及庞大的工作压力导致一人多职或多人一职情况频发，为会计档案管理工作带来了极大负担。基于会计电算化背景，许多工作都可以由电脑和会计软件代劳，在工作压力减轻且工作内容变化的情况之下，只有进一步明确自身权责才能做好本职工作。所以，在实践中相关工作人员要以会计电算化会计档案管理要求为基础，重新设立会计档案管理工作岗位并对其岗位职责和工作内容进行明确，从根本上杜绝业务重叠、工作交叉，为提高管理有效性奠定基础。

4）提升会计档案使用效率。通过建立会计档案信息化平台，能够将会计档案管理的收集、整理、归档、存储以及查询等结合到一起，极大地简化了管理人员的工作，有效提高了档案管理效率和使用效果。一方面，由于高校会计档案数量多、使用频率较高等特点，管理人员工作压力较大，导致了相关服务提供不到位，降低了档案使用效率。在信息化背景下，通过使用新型载体，通过信息化方式，突破档案信息调取方面的局限性，而且根据用户需求，简化审批程序，规范权限范围，降低拍照、复印等方式对原件产生的影响，不仅有效提升了档案使用效率，而且还有效保护了档案原件。另一方面，构建电子信息档案管理平台。实现核算、报销、票据等各个系统的数据传输和共享。通过会计档案信息管理平台，能够将报销等系统中的票据等相关数据信息整理并传输到会计档案管理系统当中。通过各个模块的有效衔接，简化工作人员档案管理流程，并且还能够保证电子票据和原始凭证真实和完整。

4 结束语

综上所述，在信息化时代下，企业各项工作中都融入了信息化的手段，而会计档案管理工作同样如此。信息化下的会计档案管理工作面临的挑战和机遇并存，如何保证会计档案管理工作的优化进行，要充分利用信息化的先进技术手段，对会计档案管理工作中存在的问题进行不断的优化和完善，提高会计档案管理工作的质量，从而提高企业的经营管理水平，提高企业的经济效益。