信息时代背景下的电子档案管理初探

周严萍

（上海奉贤燃气股份有限公司，上海 201400）

自从我国步入信息时代以来，各行各业都在试图抓住这一改革有利契机，采取了多种多样的举措用于节约成本，扩大效益，为大众提供优质服务，取得了显著成效。我国档案管理工作更是不能落在后面，要将电子档案管理摆在重中之重的位置，思索这一新型管理模式的应用具有哪些优势，以及可能会遇到的实际问题，有针对性地制定计划方案，促使档案管理工作焕发出新的活力，从而为我国档案事业的蓬勃发展奠定坚实的基础。

1 电子档案管理的优势

1）降低档案管理人员工作强度。传统以人工方式进行档案管理不仅受到主观因素影响较大，而且工作效率较低，档案信息的利用率难以得到提高，无法发挥出其应有价值，档案管理服务能力遭到了极大的削弱。信息时代背景下，采用电子档案管理模式，在计算机上进行档案信息的收集、整理、归档和利用，推动了档案管理的自动化、智能化发展进程，不需要像管理纸质档案一样去定期晾晒、通风、保养，节省了档案管理人员的时间精力，减轻了他们的工作负担，对于调动档案管理人员的工作积极性大有助益。

2）提高档案管理效率和质量。众所周知，大众对于档案管理服务能力的要求与日俱增，这就对档案信息的真实性和完整性提出了更高标准需求，电子档案管理模式的应用势必会掀起行业改革浪潮，转变档案管理人员的传统思维，优化工作流程和效果。档案管理人员将会产生利用现代信息技术和专业软件实施档案管理工作的意识，认真仔细的审核档案信息，防止不实信息掺杂其中，避免信息的泄露，统一档案信息的格式，方便信息的传递，那么档案管理效率和质量必然会大幅上升，档案信息的安全性也能得到一定保证。

3）提高了档案信息利用率。档案信息蕴含着较高价值，如何能够将档案信息最大程度的利用起来，创造更多社会经济效益，一直是档案管理工作孜孜不倦探索和研究的重要课题。电子档案管理模式的应用提供了一个可行思路，网络环境下档案信息按照统一格式录入和保存，可以在不同系统之间高速传输，实现了档案信息的共享理念，各单位及公众能够快速获取需求的档案信息，用于制定决策、办理业务，显著提高了档案信息的利用率，档案管理服务职能得以有效发挥，为档案事业发展贡献了不可小觑的力量。

2 信息时代下电子档案管理存在的主要问题

1）管理体系不够完善。由于电子档案管理模式的应用时间尚短，因此在制度体系建设上仍然不够健全，未能清晰划分各人员责任，指导相关工作的开展，管理职责交叉问题极为普遍，再加上对于违规操作者及未履行责任者的惩戒不够严厉，严重影响到了档案管理人员的工作态度和工作热情，致使电子档案管理成效不佳。有些档案管理人员产生了错误认知，不能严格约束自己的行为，给电子档案的安全性及具体利用埋下了不小隐患。

2）电子档案安全问题。有些档案管理人员的权限过大，却不能够合理地使用手中职权，加大了档案信息的篡改风险，很难在计算机上查找到原始档案信息，档案信息安全岌岌可危。互联网平台上有着海量的数据信息，这些信息变动频繁，理应及时予以收集和整理，否则档案信息的时效性就将难以保证。然而当前电子档案管理过程中信息同步不及时的情况并不罕见，归根究底在于档案信息的归档工作没有落实到位，在一定程度上制约了档案信息的有效利用。

3）档案管理人员素质较低。档案管理人员作为管理档案信息的主要负责人，其专业素质能力对于实际工作效果有着巨大影响，目前我国极度缺少专业的档案管理人才，给电子档案管理模式的应用增加了障碍。档案管理人员素质参差不齐，部分档案管理人员的责任心较差，信息素质有待提高，不能灵活使用现代信息技术进行档案信息的收集和传递，维护档案信息的安全，使得档案管理服务职能的发挥受阻，酿成了重大损失。

3 信息时代背景下优化电子档案管理的措施

1）构建完善的电子档案管理体系。为了保证电子档案管理的规范化、科学化开展，需要建立相对完善的管理体系，结合实际工作要求科学划分各岗位人员职责，使之正确认识电子档案管理工作要求及自己应该履行的责任，更新思想观念，执行改革措施。将档案管理人员的工作表现与其工作绩效挂钩，定期实施考核，根据考核结果进行奖惩，以调动档案管理人员的主观能动性，彻底杜绝侥幸心理滋生，这样档案管理工作队伍面貌焕然一新，档案管理人员操作更加趋于标准，大大推动了电子档案管理工作的落实。

2）动态管理电子档案。当前，网络信息技术的快速发展，每天要面对大量的数据信息，与此同时，伴随着社会生产活动的持续开展，无时无刻不在产生着海量的数据信息，这些数据信息会在较短的时间内迅速更新换代，如处理不当，就会降低信息数据的利用率，影响企业经营管理，甚至是决策的制定。所以，必须坚持动态化管理的原则，确保所获信息的时效性，档案信息才能真正具有参考和利用价值。电子档案管理系统的构建极为必要，可以动态实时的监控档案信息的采集整理过程，使得档案信息可以追根溯源，更好的监控工作中的各个环节，档案管理工作的缺陷能够被及时发现，即可稳步实施电子档案管理工作的进一步调整，给社会生产活动的开展及国民经济健康发展增添助力。

3）提升档案信息的安全等级。运用电子档案管理模式需要着重加强档案信息的安全管理，预防档案信息的外泄造成不必要的损失，可以设置电子档案的保密等级和管理权限，根据档案管理人员的职责分配权限，有操作权限才能够登陆查看信息，并进行操作，这样可以减少信息泄露的风险。同理要对用户权限予以划分，登录系统时需输入账号密码，以保证电子档案浏览、打印、下载的安全性。对于那些格外重要的档案信息要进行加密处理，规定查阅范围，用户不能轻易将账号密码外借给他人，否则权限会受到限制。同时，应定期对系统和软件进行维护，及时更新升级，利用杀毒软件查杀病毒，避免网络风险，建立安全带系统防御体系，将安全隐患降到最低，从而维护电子档案信息安全。

4）提高档案管理人员综合素质。建立素质能力水平较高的档案管理人才队伍，可以降低档案信息遗失和泄露风险，提高档案信息利用率，也有利于企业内部经营管理的规范化和科学化，需要从以下几点工作着手：一是从多渠道引进具有专业知识技能的档案管理人员，他们应具有较强的责任意识，可以提出合理的工作建议，以完善电子档案管理制度，提高相关工作的专业性及有效性。二是对现有档案管理人员进行专业培训，提高其信息素养和计算机应用能力，增加与现代电子档案管理工作的匹配度。三是对电子档案管理人员进行合理分工，科学设置管理架构，充分发挥管理人员优势和潜能，全面提高电子档案管理效能。

4 结语

现阶段，电子档案管理已经成为新趋势，对档案信息进行数字化处理，保存在信息系统平台上，可以实现档案信息的快速归档和高效利用，打破传统纸质管理模式弊端，是信息时代背景下的一项重大革命。当务之急需要加强电子档案管理制度体系建设，实施档案信息的动态化管理和精细化管理，提高档案信息安全等级，打造高素质工作队伍，从而促进档案管理工作的转型发展，进一步强化档案服务能力。