“互联网+”思维下智慧档案建设

2021-04-15马保生

卷宗 2021年10期

马保生

（临沂市城市建设勘察测绘院，山东临沂 276000）

大数据、云计算、移动互联网、人工智能等新技术的快速发展，将促进档案管理服务形式从根本上发生转变，而且基于用户需求个性化与多元化、数据精准化、海量信息等，对档案管理服务提出更高的要求。对于新技术环境下的档案管理服务来讲，如何做好智能化交互服务、知识共享创新服务、个性化自助服务以及复合型专业人才的支持等，是必须面对的问题。

1 智慧档案管理的主要支撑技术

1）云计算打破传统档案管理的时空限制。云计算具有多重优势。首先是存储规模十分庞大，传统档案馆模式下，纸质档案的存储需要消耗较多的库房空间，同时还要进行防潮、防火、防虫等保障工作。随着档案信息化建设，电子档案的出现解决了这一问题。档案馆可以将实体档案进行数字化转化，之后将其同步到云端上，大大节省了存储空间。第二是成本较低，计算机软硬件和网络基础设施的维护和更新每年都要消耗大量的金钱，而从一个单位、学校甚至是城市的角度来看，智慧档案承担的更是大批量的信息服务工作，无论是数据分析还是基础设备的采购，都需要预留大量的存储空间，消耗很多的人力物力。而云计算则可以通过集成化的服务，根据智慧档案的需求制定模块化的存储方案，大大降低了管理成本。第三是便于共享。传统档案馆信息传递的模式是单向的，而云计算则将信息传递去中心化和分散化，只要通过一定的授权和认证，就能在网络环境下访问自己想要的档案资源，突破了档案利用服务的时空局限。

2）物联网推动档案与万物互联。IBM曾经提出过“智慧地球的概念”，其本质就是将互联网和物联网融合在一起，让虚拟和现实的分界线更加模糊，而物联网更是建设智慧档案管理不可或缺的一部分。从内涵上看，物联网是本质上仍是一种信息交换的过程，只是信息交换的对象变成了“人”和“物”。从其运行的原理上看，第一步要对目标物体的属性进行标记和识别。体现在档案中，就是对档案的位置、数量或是内容进行识别。第二步，要搭建底层的硬件设备与设施为物联功能的实现提供基础，如定位系统、二维码、条形码等等，通过这些识别设备完成对所标记物体的识别，获得其属性，然后就通过相应的转码技术将其传输到数据处理中心进行计算。如，在进行实体档案的展览时，可以通过扫码的形式获取档案的具体资料和详细信息，让参观者能够更加全面、立体的获取展品的相关信息，缩短参观者与展品间的距离。又如当档案的位置发生异常变动时，智慧档案能够通过实时物联网及时获取信息，保障档案的安全。

2 “互联网+”思维下智慧档案建设

1）统筹规划，完善保障体系。现代档案管理体制下，数字化、信息化、智慧化是档案管理发展的必然趋势，这一方面是公众档案需求多元化发展所必需的，也是档案工作持续、科学发展的必然要求。对此，智慧档案要站在更高的角度，在档案馆信息化的基础上进行统筹和规划。从技术的角度上来看，要充分的研究物联网、云计算和大数据在档案管理中的应用，从公众的实际需求出发，结合档案管理的具体工作情况，推动先进技术在档案管理中的有效落实，并且形成一个集成化的资源，让档案管理的收集、归档、利用、服务等各个流程都能够朝高度智慧化的方向发展。同时，我们还需要看到，当前我国已经广泛开展了智慧城市建设，在智慧政务和智慧交通等领域已经应用的较为成熟，受到了人民群众的一致好评。但由于我国城市发展起步较短，智慧城市建设存在着城市网络基础设施的建设还不完善、城乡差距较大、基站分布不平衡、部分地区网速较低、城市基础设施建设的保养和维护欠缺、智慧化水平低、信息安全面临多重挑战等问题。因此，我们有针对性地对智慧城市和智慧档案建设工作灵活调整，优化资金方面的投入，加强技术上的研发，同时在内部提高档案工作人员综合素质，以专业能力和能力为切入点，培养其信息素养和互联网意识，外部要加强技术人员的引进，为智慧档案的发展提供持续动力。

2）借鉴先进经验，完善数据库建设。智慧档案基础是档案信息化建设，当前，数字档案馆在我国的发展已较为成熟，但从整个档案管理的历史来看，数字档案馆仍是较为新兴的事物，各地档案馆虽然大多已经完成档案资源的数字化，，但在多元业务应用和档案服务与利用的开发方面还缺乏经验。对此，国内档案界应积极探索，创新数字档案管理方式、管理理念，推动智慧档案管理的持续健康发展。在理论方面，要加强智慧城市和智慧档案基础理论以及相关学科的学习，逐渐完善智慧档案建设的理论支撑，给智慧档案工作提供多方面的理论支撑；在实践层面，智慧档案要充分汲取和借鉴智慧城市建设其他模块的先进经验，如智慧交通、智慧人社等等，借助智慧城市的便利获取人民群众的档案需求，以需求为指引、技术为保障开发出满足社会、满足大众的档案应用。在数据库建设方面，首先需要对管理性和业务性以及技术性等多种标准规范进行建立。管理性的标准规范一般是指计算机的安全法规以及标准，还有档案馆所有工作人员的职责。对于业务性的标准规范来说，除了术语标准和电子文件等，还有档案管理标准等。此外，技术性的标准规范中涉及数字档案馆的软硬件设施和软件系统的技术标准。其次就是要推动档案资源的共享，让不同的使用主体和不同类型的档案能够在一个共有的平台中互联互通，促进档案资源的最大化利用，为大数据、云计算等技术的应用提供资源支撑。

3）完善个性化自助化服务。新技术环境下，档案管理的被动服务模式、单一检索方式等等，已经无法满足用户的日益变化以及增长的需求。传统档案管理是“重藏轻用”的服务理念，而新技术环境下的档案管理服务则需要满足各类用户对档案信息的需求，也就是需要借助新技术，在用户方式、内容以及时空等方面进行全面优化与改善，从而为广大用户提供个性化的服务。而个性化自助服务具体指的是档案机构需要对不同用户的需求以及利用特征进行关注与分析，且通过大数据、云计算等技术对用户的活动轨迹、背景信息等元数据进行挖掘以及获取，通过深入分析这类数据，掌握不同用户的习惯爱好，并对用户可能需要的需求，或者说是潜在需求进行预测，然后为用户精准配置以及提供档案资源服务。以丽水市为例，该市部署的智慧档案系统覆盖了一市九县，随着该系统的完善，未来丽水市可实现全市任意地方都可以获取资源进馆、查阅档案信息资源等目标。同时，目前已经成功建立百姓档案智能模式、云档案智能模式以及档案超市智能模式，而设置与这些模式配套，且适合不同用户的查阅与查询方式，例如，并联式查询方式、移动式查询方式、百度式查询检索方式、一站式查询方式以及自助式查询方式等等。