数字化信息技术在社会保险档案管理中的创新

田 敏

（青州市社会保险事业中心，山东 青州 262500）

在现阶段的发展过程中，个人信息档案管理作为个人信息的总结以及有效体现，在人的生活以及工作过程中是非常重要的。而传统的社会保险档案管理中，纸质的管理方式为管理人员带来了非常多管理困难，信息技术的高速发展以及应用能够显著改善这种管理现象，帮助社会保险档案管理实现管理创新，提高管理效率，使社会保险档案管理形式呈现多样化特征。

1 数字化信息技术应用于档案管理中的意义

随着科技的不断发展，信息技术应用于各行各业中，为紧跟时代要求，必须将档案管理方式进行创新与改进，而信息技术作为当下的主流技术，不仅能够通过对信息的管理提高管理效率，同时也能够加强管理工作人员的管理力度，使档案管理在信息技术的参与下实现高效质量，且有效的管理，促进档案管理事业发展。

同时，通过社会保险档案管理信息化建设，能够提高管理过程中的透明度，无论是谁？都可以通过对相关信息的检阅，实现对人的了解以及总结，从而使社会保障水平不断提高，加强个人利益的保障措施，是政府在社会保障工作进行过程中实现公平有效的，保障，为失业人员或者就业政策提供一定的参考依据。

2 数字化信息技术的优势

通过在社会保险档案管理过程中应用数字化信息技术，能够显著提高社会党保险档案管理的效率。并且，在档案库中建立相应的个人档案，实现档案的快速检阅，避免当需要对使用该档案时，还需要从一大堆的纸质档案中找寻相关的个人档案现象发生。同时，相较于纸质档案，数字化信息社会保险档案更有利于保存，避免因纸质档案长时间保存出现档案损坏、遗失的情况发生。除此之外，通过对数据库中构建相应的社会保险档案，实现对社会保险档案的容灾管理，避免当社会保险档案出现损失时，无法对该档案进行信息的修补的情况发生。

另一方面，通过数字化信息技术的使用，使社会保险档案管理紧跟时代发展，能够适应年轻人的生活、工作习惯，加强社会保险档案管理的建设力度，使社会保险档案管理的发展速度逐渐提升。

3 数字信息化档案管理的必要性

随着时代的高速发展，数字化信息档案管理的必要性，对于相关社会保险档案管理是非常重要的，通过对当前数字化信息档案管理的必要性进行介绍与分析，能够体现该方案的有效性，从而加强数字化信息档案建设发展。

1）传统纸质社会保险档案管理的缺点。在现阶段的社会保险档案管理过程中，仍有很大一部分管理工作单位在管理过程中应用传统的管理手段进行社会保险档案的管理，这种落后的管理理念和管理方法，无法达到当前的管理要求。并且，该种管理方式不仅管理效率低，而且保密性不好。

当相关部门需要进行档案的查询时，需要花费大量的时间在档案的查询过程中，造成时间的浪费。其次，纸质的档案管理方式，容易发生档案信息的缺失以及遗漏。并且，在保存过程中，由于虫噬、水分侵蚀以及纸质本身的老化，都会造成社会保险档案管理有效性下降。而且当前的管理单位中，管理人员的管理思想落后，不注重新型的管理方式学习以及应用，导致我国的档案管理水平一直落后于他国。

2）数字化管理可以提高管理效率。在社会保险档案管理过程中，通过对信息技术的引入，加强相关信息化档案建设，能够让档案在数据库中保存。当要进行档案的使用时可直接在检索栏进行相关关键信息的检索，快速调取相应人员的社会保险档案进行使用。较于传统的管理手段，更加的具备效率性。不仅减少树木的消耗，保护环境，同时在管理效率上面也有非常大的提升，大大减少了对于社会保险档案的检索时间，同时也将土地资源保护做到位，增加土地的利用率。

3）数字化管理增强信息严密性。在传统的纸质管理过程中，由于纸质这种载体对于信息的承载，导致管理过程中，如果因为管理工作人员的疏忽以及遗漏导致管理文件的丢失，一旦让他人捡到过后，将会了解该档案中的所有信息。而通过信息数字化的技术的引入，可以加强相关档案的管理力度。同时，根据系统本身不同权限的分配，使不同权限的人，所能看到的信息档案的完整性是不同的，比如管理人员，所能看到的档案信息非常完整，而权限较低的个人账户只能查看自己的个人档案信息，避免社会保险档案管理过程中相关档案信息的泄露，从而提升信息的保密性，避免档案被篡改的现象发生。

4 数字化信息技术在社会档案管理中的创新措施

为促进数字化档案管理能够在社会保险档案管理过程中的有效运用，必须要加强创新措施的使用，使信息化技术能够在档案管理中体现出有效性。本文简要介绍数字化信息技术在社会档案管理中的创新措施。

1）促进档案管理制度标准化发展。信息技术的出现，可以使当前的社会保险档案管理制度得以建立，让整个行业都能以一种更加标准的制度进行档案管理工作。在信息化档案管理制度建立过程中，需要根据档案类别不同、个人工作状况不同、部门不同进行档案的分门别类，从中划分出相同范围的档案，进行档案的制度建立。对档案的储存、搜索、查询、使用都要制定相应的流程，确保档案管理的正规性。

2）提高管理人员管理质量和效率。众所周知，传统的纸质管理所带来的缺陷影响十分大，造成管理人员在管理过程中的管理质量和管理效率下降。而通过对信息技术的引用，能够使管理人员在档案管理过程中快速地对所想要的档案进行精确的查找与使用，确保在档案的查询过程中，能够以最快的速度进行查询，提高档案的使用效率。并且，通过信息化技术的引入，对管理人员而言，能够大大降低工作强度。主要体现于：改变过去管理人员对使用后的保险档案需要进行重新的整理以及存放，而现阶段使用信息技术，只需要直接调取相应的档案进行使用，原先的档案仍旧存在于数据库当中，不需要进行档案的复位，对于管理人员的管理效率起到一定的提升作用。

3）加强数字化管理的安全性。在所有的档案信息管理过程中，最重要的就是档案管理的安全性，很多问题事件发生的原因就是档案信息的泄露，而传统纸质所带来的管理安全性十分低。通过信息技术的应用，让所管理的保险档案信息能够储存在服务器当中，通过对账号设置服务器加锁等操作，能够保证档案管理中的重要信息不会丢失。想提升档案管理安全性，必须要加装相应的防火墙，避免黑客篡改数据库中信息，或者加装相应的数据库密码锁、增加相关的验证措施，这样能够大大提高数据档案管理的安全性。

5 结束语

综上所述，为推进社会保险档案的管理发展，提高管理水平，必须通过对数字化信息技术在其中的应用，从而使现阶段信息技术能够很好的应用在档案管理中，提升档案的管理质量和管理效率，加强档案管理安全性。为确保档案信息在使用以及管理过程中不会泄露，通过改变社会保险档案管理模式，推动当前行业的发展进度，使信息化技术与社会档案管理有效结合，提升人们的使用体验。