机关事业单位档案管理中的电子档案管理

2021-04-15丁国玲

卷宗 2021年10期

丁国玲

（曹县发展和改革局，山东菏泽 274400）

做好文件管理是保存关键信息，继承关键数据和学习关键策略的重要手段。特别是，一些有价值的文档，音频数据和图像数据可以得到很好的保护和利用。在信息时代的背景下，如何做好档案管理是一个严肃而科学的主张。

1 机关事业单位档案管理的现状与问题

1）档案管理部门缺乏完善的管理体系。当前的电子档案模式过于老旧，不适应当代的发展。机关事业单位档案管理中的电子档案管理需要顺应时代潮流，与时俱进，及时更新。管理的各个方面都需要制定明确的规范。档案管理的重要性不容忽视。如果没有完整的管理系统，则该部门的员工可能无法意识到管理的重要性，并且可能降低相应员工的热情，并且可能无法达到预期的文件管理效果。它将进一步引起一些管理问题并造成严重后果，这可能会严重影响人们的财产。

2）档案管理部门的机构和制度有待完善。面对新形势，有必要改善部门结构和制度，以满足社会发展的需要。由于相关管理部门缺乏合理的岗位设置和不完善的系统，使得在职人员的档案管理难度在一定程度上增加，导致管理人员分配不足，档案管理在处理方面存在严重滞后。另外，由于系统的不完善以及于日常的文件管理工作量繁重，工作相对无聊，很容易引起一些员工的不满。

3）分散文件管理。一般来说，机关事业单位有很多文件。受实际情况影响，难以在同一地区实施统一管理，在一定程度上容易造成仓库布局的分散。由于仓库的分散安排，统一文件管理的难度增加，管理成本也大大增加。所有文件都需要建立相应的文件设备和计算档案，这增加了重复管理和重复构建的可能性，并且还导致文件管理成本的增加。

4）文件管理部门缺少统一的数据库。由于缺乏完整的信息化文件管理系统，因此用户在文件传输期间难以跨部门和地区传输电子文件信息。还要求相关管理人员在内部数据库中搜索和检索相关文档。在缺乏信息的影响下，它对档案管理产生负面影响。

5）缺乏文件管理相关人员。大部分机关事业单位缺乏文件管理相关人员，导致机关事业单位内部过于混乱。因此，必须注意选择了解文件管理内容的人员进行文件管理。在新形势下，以往的档案管理系统已然不适应当代的发展。除此之外，由于相关工作人员的文化水平较低，无法适应新型的电子档案管理系统。

2 大数据时代文件管理的优势

1）降低档案管理成本。与当代档案管理的工作内容相比，传统的档案管理工作需要耗费大量的人力和物力。需要有足够的纸张材料作为档案管理的重要支撑。因此，新型的电子档案管理更优于传统的档案管理。即使在前期电子档案管理当中可能会需要障碍，如需要招聘熟悉电子档案操作的新型人才。但是当文件管理工作真正走上信息化和数据化之路时，文件管理工作将进入新的轨道大大降低了管理成本，大大提高了档案管理的效果。

2）提高档案管理质量。档案管理包括各种数据和人员文件的管理。从文件管理的角度来看，人员文件管理经常被调用，但是其他类型的文件管理在保存后很少使用和参考。因此，一旦需要查阅一些文件数据，则可能需要花费更多时间进行搜索。实际上，许多文件都放在书架上，保存后几乎从未使用过。甚至许多文件的内容都被忘记了。这影响了各行各业甚至各个领域的发展。许多档案具有有价值的价值，但是在组织档案的过程中将其忽略，这影响了档案的应用。数据管理形成后，档案管理部门保存的档案一目了然。遍布全国的网络之后，可以通过大数据处理直接存储档案的内容。当需要提取档案数据时，大数据功能可以直接收集与“关键词”有关的档案信息，从而有效地提高了档案管理的质量，使档案真正适用。

3）档案管理更安全。这些文件都是基于纸张的，因此在工作场所不容易管理。传统文件管理是纸质文件的管理。纸锉容易受潮和发霉。随着时间的流逝，纸张可能会变成黄色，甚至书写内容也不清晰。另外，防火对文件存储有很高的要求。除了纸质文件，还有一些视频数据。这些磁带和CD特别难以存储。长时间后，它们可能无法播放，甚至在没有辅助设备的情况下也无法播放。因此，在大数据时代，信息技术的发展可以使所有档案以电子方式存储，从而使档案不受外部环境的影响。在电子存储模式下，可以备份所有档案，以确保档案的安全性。当然，电子文件存储模式仅适用于某些普通文件，许多珍贵文件应与文件数据和电子文件并行存储。

3 优化机关事业单位档案管理中的电子档案管理的策略探讨

1）加强数字化建设。过去对于在职人员的传统文件管理，手工方法占据主导地位，工作效率不高，但在实际工作中，管理疏忽和错误时有发生。因此，有必要加强计算机在文件管理中的应用，并不断提高文件管理的数字化水平。一般来说，档案管理单位很多，每个档案对基础设施都有一定的要求。可以想象资源需求有多高。有必要提高档案工具的使用效率

2）改变传统的档案管理概念和方法。当前，大数据已在许多行业的发展中发挥了重要作用。在需要大量数据的文件管理工作中，还必须利用大数据的优点和特征，更改工作方法并应用新的管理概念。首先，在实际的文件管理工作中，每个部门应整理出当前存在的文件内容，以了解哪些文件是电子文件，哪些文件仅是物理文件。其次，组织现有档案的内容，确定所有档案内容的分类，然后根据需要组织档案，为下一步转换为电子档案做准备。第三，如果文件量很大，可能要花费很多时间来输入文件的计算机信息，但这对于大数据模型的应用是非常必要的。只有在对文件进行电子排序和输入后，大数据模型才能发挥作用。最后，检查所有文件以形成电子文件管理的新模式。

3）建立完善的大数据档案管理平台。在建立和完善大数据电子档案的平台，如果要将大数据应用到电子档案当中，需要依靠庞大的数据系统，同时需要建立起完善的档案管理功能。现如今，大部分的电子档案储存的地方不够统一。导致在规整电子档案的同时浪费大量的时间。从目前的情况下，由于大数据时代的到来，我国大数据档案管理平台愈来愈完善。如何构建更加细致的大数据档案管理平台还有更漫长的路要走。从具体的情况来看，改善资源的改善以及检索功能是建立完善的电子档案管理具体发展的内容。通过改善档案资源，可以进一步发挥大数据平台的相应作用。

4）建立健全的管理体系。完善的管理体系不仅可以合理分配管理者，调动管理者的积极性，而且可以使档案管理工作正确地进行。因此，有必要建立健全的管理体系，做好登记，整理和审计工作，以确保档案信息的安全性。此外，管理系统应涉及所有方面。创新传统管理模式，完善落后管理模式，制定完善的奖惩措施，激发管理者的积极性。对于档案中存在的问题，我们还必须积极寻求解决方案，而不是避免它们。还应审计一些旧文件，并妥善保存有价值的信息。