电子政务背景下政府档案管理模式解析

丁 宁

（山东省单县行政审批服务局，山东 菏泽 274300）

电子政务，主要是指在政务活动中国家机关全面利用网络技术、现代信息技术、办公自动化技术实施办公、管理，属于一种新型的为社会提供公共服务的管理模式。最近几年，在各个领域中，信息网络技术都得到了广泛的应用，其中政府行政管理也已经引入了网络信息技术，有效提升政府行政管理质量和效率，也有效提升政府行政服务水平和质量。在政府行政管理工作中，档案管理属于重要的内容，基于电子政府背景，政府相关部门需要结合实际情况，通过科学合理的手段，不断优化和完善政府档案管理模式，从根本上提升档案管理质量。

1 电子政务背景下政府档案管理模式转变内容

1）管理理念需要转变。基于电子政务背景下，政府档案管理已经向着网络化、信息化、自动化、数据化方向发展，档案管理模式出现了较大的变化，电子档案法律效力获得认可，档案管理质量与效率得到有效提升[1]。在这样的时代背景下，需要政府档案管理人员对管理理念、思维模式进行及时转变，树立全生命周期管理理念，积极主动利用现代信息技术，对电子档案进行存储、归档、保护、加密、备份工作。并且，档案管理人员还需要坚持与时俱进原则，对电子档案管理模式进行不断创新，促使政府档案管理可以适应和满足电子政府发展需求。

2）管理模式需要转变。在电子政务背景下，政府档案管理模式需要在管理载体、服务手段这两个层面进行及时转变，顺应时代发展需求。从管理载体层面来讲，政府档案管理发生了较大的改变，电子信息技术和互联网技术之间的融合，有效提升了档案管理效率[2]。并且，电子档案数字化发展，能够有效提升检索档案的效率，有效延长档案寿命。在该情况下，身为档案管理人员需要对管理载体和服务手段的应用进行及时转变，进而满足电子档案管理需求。从服务手段层面来讲，政府档案管理需要灵活利用网络技术、电子信息技术、智能化OA办公模式，创建政府各个部门之间的沟通与衔接，进而不断提升档案管理服务的便捷性和高效性。

3）管理流程需要转变。受到电子政务背景的影响，日常处理信息种类变得越来越多样化，各个部门之间的信息沟通和交流也变得非常便捷，管理人员需要处理的信息数量在不断增多，且大多信息都不属于归档范围[3]。在这样的情况下，需要对档案管理流程进行转变，需要及时鉴定电子档案的价值，保证电子档案应归尽归，还需要避免多头归档和重复归档问题，减轻工作负担。并且，还需要保证各个部门之间的电子档案信息共享，避免信息孤岛情况。对档案管理流程进行及时转变，从生成、流转、签发、归档等，全过程实施电子文件管理，坚持全生命周期理念，且在电子档案管理中做好数据备份工作，能够有效保证档案管理有效性和简便性。

2 电子政务背景下政府档案管理模式优化策略

1）创建完善的管理制度。在电子政务背景下，想要有效优化政府档案管理模式，首先需要在思想层面给予电子档案管理工作足够的重视，明确电子档案管理面临的新形势、新情况、新变化，在政府重要议事日程中加入政府档案管理工作。其次，需要对政府档案管理标准进行进一步提升。基于电子政务背景，政府档案管理要求与模式都发生了一些改变，在档案法、电子签名法、保密法、电子文件归档与管理规范等基础上，对电子政务管理制度进行不断完善和优化，对电子政务档案标准和档案分类进行明确，保证档案标准一致和分类精准。在完善的档案管理体系下，可以有效提升电子政务档案管理规范性、科学性、完整性、真实性。

2）夯实档案管理技术基础。基于电子政务背景，在政府档案管理工作中互联网信息技术得到了广泛的应用，特别是在接受、判定、存储、运用电子政务档案方面[4]。想要顺应时代的发展，适应政府档案管理工作新变化，行政部门需要注重对现代信息技术进行运用，例如定期对防火墙系统进行升级、利用电子密钥、积极利用数据双备份手段、增添防磁等设备、对政务档案管理服务器主机和数据库硬件设施进行升级等，进而为政府档案管理模式的优化和创新打下良好的技术基础，使档案管理工作可以更加适应电子政务背景。

3）对责任分工进行明确。受到电子政务背景的影响在，政府和相关职能部门大多实现了电子政务系统中办公统一化。在该情况下，各个职能部门在电子政务背景下政府档案管理中的职责分工需要保证明确，实现各司其职和各就其位，进而保证及时、完整的收集电子档案文件资料，还可以保证电子档案的有效性、真实性。在具体工作中，需要明确责任分工，保证应归尽归，充分发挥出档案服务职能，积极主动的对新的档案管理模式进行适应。

4）注重定期进行核查工作。电子档案管理属于一项长期性、基础性的工作，在管理过程中针对收集、归档、鉴定、分类、查询利用档案工作，需要做好定期审核，特别是重要文件的收集，应保证归档及时，利用现代信息技术，保证归档准确性与完整性[5]。与此同时，需要注重鉴定电子档案的价值，利用鉴定对文档是否是归档范围进行判断，还有存毁工作。此外，需要注重监督电子档案查询利用工作，在该过程中需要充分发挥出电子档案的价值发挥，也需要注重电子政务的信息保密性，经过定期核查减少失泄密出现概率，保证电子档案信息的安全性。

5）提升档案管理人员专业素养和能力。基于电子政务背景，政府档案管理模式的创新和优化，需要依托档案管理人员较强的使命感与职业责任感以及较强的业务素能。政府行政部门可以定期或不定期开展业务知识培训工作，特别是电子信息技术培训，注重岗位练兵，进而有效提升电子档案管理质量和效率。与此同时，政府行政部门可以结合实际情况，定期开展一些主题教育，如不忘初心、牢记使命，对档案管理模式进行积极创新和转变，通过教育指引档案管理人员守初心和担使命，提供给经济社会发展更加优质的服务。

3 结束语

总而言之，在电子政务背景下，政府档案管理模式创新是非常重要的，不仅可以有效提升档案管理质量，还可以有效提升政府行政服务水平。现如今，由于受到多种因素影响，政府档案管理还存在一些问题，严重影响到了管理效率和服务质量。因此，在实际工作中，政府行政部门在档案管理工作中需要转变自身的理念，基于电子政务背景，对档案管理模式进行创新和优化，创建完善的管理制度，夯实电子政务下档案管理技术基础，明确责任分工，注重定期核查，提升档案管理人员专业素养和能力，进而有效提升档案管理效率和质量，保证行政部门服务水平。