信息化时代机关事业单位档案管理的创新探究

2021-04-15朱文慧

卷宗 2021年10期

朱文慧

（河北省承德市围场县纪律检查委员会，河北承德 068450）

机关单位档案数量庞大，给档案管理工作带来一定的难度，档案管理工作具有一定的复杂性，传统人工管理方式已经无法满足现代化档案管理要求，因此，加强机关单位信息化档案管理方式尤为重要，既可以实现高效率网络信息化管理模式，同时还促进现代化社会经济的发展，由此可见，信息化档案管理对我国社会经济发展具有非常深远的意义。

1 机关事业单位档案信息化建设的必要性分析

首先，以往事业单位采用纸质档案存储方式，纸质档案在调阅方面十分不便。大多数纸质档案会存在在档案柜中，但是如果档案目录记录不全的情况下，只能依靠人工的方式进行查找与借阅。一旦档案管理人员出现换岗、调岗的情况，新的档案管理人员不了解档案存储的情况，那么在寻找档案上就会花费大量的时间与精力。因此，要加强档案管理信息化建设，减轻管理人员的工作负担。采用信息化档案管理之后，既提高了档案调阅效率，同时也减少了申报与审批的环节，阅读者可以直接在系统中调取相关档案内容[1]。

其次，纸质档案难以保存，并且分布松散。通常机关事业单位各部门档案保存在各部门内，这对于档案的统一管理十分不利，从而也给档案内容的利用效率带来影响。直到信息技术被应用之后，档案资源得到保护，有效保证了档案内容的安全性，彻底解决档案存储所占空间大的问题。

最后，档案实现信息化建设之后，降低了纸质档案存储安全隐患的出现。纸质档案不便于保存，遇到明火或者潮湿情况，就会发生破损。但是将其存放于电脑中既可以实现妥善保管，不易受到损坏。

2 机关事业单位档案管理信息化建设现状分析

1）对档案信息化建设认识不足。基于互联网时代背景下，信息技术已经成为社会发展的趋势，但是在机关事业单位档案管理工作中，信息化管理理念未能得到普及与实施。部分机关单位对信息化建设缺乏认识，领导与管理人员一致认为，虽然目前采用的管理方法比较落后，但是管理模式已经成熟，可以满足单位的正常需求与发展，无需再投入资金做出改变[2]。有些机关单位虽然引进了先进的设备仪器，已经建立数字化管理系统，但是由于管理观念未打通，实际工作并未实现真正的信息化模式，导致档案管理工作效率无法提升。

2）缺少完善的配套设施。机关事业单位档案信息化建设过程中，离不开高性能的硬件设施与软件作为基础保障。但由于管理人员认识上的不足，有些单位领导认为网络信息技术的使用就是完成档案管理系统的开发与使用，忽视信息化档案管理环境的创造，设备与设施投入少[3]。其一，档案管理工作环境较差，档案室凌乱不堪，条件十分简陋，有的机关单位未能为档案存储留下充足的空间。其二，相对应的配套设施比较落后，软件系统未得到及时更新，运用不流畅，严重影响用户调阅档案的体验感。

3 信息化时代机关事业单位档案创新管理策略

1）明确档案信息化建设目标，制定完善管理制度。机关单位档案管理工作信息化建设需要制定明确的建设目标，结合档案管理实际工作，展开科学的信息化建设工作。作为档案管理人员要加强对档案管理工作的认识，了解信息化技术应用的优势，促进档案管理工作资源整合与处理，做好软件与硬件的开发与使用，为档案管理工作开展提供技术支持[4]。信息化档案创新管理模式的开展，离不开档案管理制度的支撑。机关单位要结合从实际工作情况出发，建立与信息化技术相关联的档案管理制度。按照不同类别的管理工作内容，制度的实施与制定也存在差异性，管理人员要准确把握主体工作内容。对大量档案资料进行妥善管理，建立档案输入与输出系统，实现档案管理工作的规范化与数字化。

2）建立信息化档案管理系统，有效衔接各系统功能。机关单位内部要构建信息化档案管理系统，实现档案资源的共享，实现各部门之间的有效互动与交流，节省了大量人工查找档案的时间。档案信息化管理系统的构建需要按照前端控制原则和文档一体化管理原则，彻底实现业务系统、电子文件管理系统以及档案保存系统之间的衔接，从而满足档案分类整理、长期保存、归档处理等工作需求，从而保证档案电子文档的真实性与完整性[5]。信息化系统要具有文件保管、文件利用、鉴别处理等方面内容，实现档案数据信息的自动整理。档案作为机关事业单位档案管理的重要资源，如果机关单位将内部局域网与外界社会网络相连接，此时档案资源就会被单位内部人员与社会大众共同使用与分享，最大限度发挥档案的价值。机关单位可以构建全业务档案利用平台，严格控制档案信息化管理的全过程，在平台上进行档案的上传与归档工作，经过档案管理人员检查审批之后，才可以记录到指定数据库内，平台可以分为电子借阅与纸质借阅两种方式。在机关事业单位信息化档案管理建设中，可以引入OCR文字识别技术完成档案的录入工作，档案管理人员将档案上传到文字识别系统上，经过系统对档案图片的识别处理，利用OCR文字识别技术将文档内容读取下来，形成可供编辑的电子文本，大大提高了档案录入速度。

3）提升档案管理信息化水平，加强档案管理人员业务素养提升。随着信息化社会的逐渐发展与进步，机关单位要不断提升档案管理的信息化水平，其主要做法可以从以下几个方面阐述，首先，要加强档案管理人员业务素养的提升。机关事业单位领导要对档案管理人员业务素养提升给予足够的重视，针对一些电脑操作水平较低的工作人员，要加大对其信息技术的培训力度，从而提升档案管理人员互联网应用技术与档案管理水平，让档案管理人员认识到信息技术在档案管理工作中应用的重要性，从而提升自身的责任意识，全身心投入信息技术培训与学习中[6]。除此之外，机关事业单位针对档案管理人员要定期展开技术培训活动，合理运用单位内部考评体系，有效监督档案管理人员培训成效，同时还可以制定激励机制，对工作表现突出，积极配合单位技术培训活动的档案管理人员，要给予一定的物质奖励，有利于积极向上的员工完善自身工作能力，并树立榜样力量，激发其他工作人员的工作积极性与热情，从而从整体上提升机关事业单位档案管理人员的工作效率与质量，为档案管理培训工作顺利落实奠定基础。