信息化时代医院文书档案管理研究

刘艳军

（山西省吕梁市人民医院，山西 吕梁 033000）

医院文书档案运用信息化储存方式，可以提高医院各部门工作质量和效率，在传统医院文书档案管理基础上，合理运用科学信息技术，逐渐弥补人工管理不足，文书档案管理是医院的基础工作，提升基础工作效率促进医院工作进展。现阶段各行业追求高效性和方便性，传统人工方式储存文书档案已经不能适应现代社会，限制医院管理。医院文书档案管理主要对医院重要文件、患者病历等庞大资料记载管理，信息化时代资料管理应是高效性的，利用科技设备储存文档资料提高工作效率，是完善文档管理的最有效方法，在医院文书档案管理过程中，应该逐渐应用高科技设备满足日常管理工作。

1 现阶段医院文书档案管理问题

1）档案管理模式落后。弥补现阶段医院档案管理不足，应逐渐应用计算机网络技术，广泛应用计算机网络技术改变传统档案储存方式。习惯了传统档案管理的工作模式，医院文书档案管理人员应逐渐适应新工作方式，档案管理人员对新工作模式的接受程度，直接影响工作效率，合理落实计算机档案储存技术，提高档案管理工作人员计算机操作能力，逐渐适应计算机储存管理新型工作模式。地方医院相比省会三甲医院，文书档案管理模式更为落后，无法形成系统性档案管理方式，导致医学文献得不到有效保存，患者病历无法有效调阅，阻碍了地方医院的管理。针对现有问题，医院档案管理应该采取信息化储存方式，完善信息化管理系统，利用传统文书档案管理工作经验，提高整体医疗管理水平。

2）文档管理制度不完善，计算机基础设施不足。不少医院注重医生工作，不重视医院档案管理，没有完善的档案管理制度，导致文书档案存储不规范，为后续工作留下隐患。为促进医院文书档案信息化管理，应该在日常工作时，建立完善的管理制度，管理制度是提升文档管理工作效率的基础条件，医院文档管理工作人员在工作时严格遵守规章制度，落实文档管理信息化存储，提高文书档案管理效率。在推动信息化储存时，缺少计算机基础设备是制约信息化档案管理的弊端，计算机硬件设备是现代化医院必备的基础设施，计算机在医院各部门广泛应用，提高文书档案存储效率。针对医院计算机基础设备不足问题，院方领导应该合理运用资金，加大基础医疗设备投资，为档案信息化管理提供便利条件。

3）不重视文书档案资源共享。院方领导作为管理层，应该重视文书档案资源共享，单纯对文书档案进行储存不能做到资源利用最大化，各科室之间利用计算机信息储存便利条件，合理利用文书档案，提高工作效率，不同科室之间无法查阅患者信息，限制了信息利用率，降低了医生工作效率。

4）不重视信息科技的实用性。在医院各环节工作，应该重视利用计算机信息技术，合理利用计算机实用性，提高文书档案管理效率。现阶段医院基础信息建设已经初见雏形，在实际工作中应该重视信息科技的实用性，加大信息设备使用效率。文书档案管理应该在医院基础信息建设的基础上，完善管理系统，重视信息科技实用性，提高文书档案管理效率。

2 文书档案信息化管理意义

1）确保文书档案的安全性和有效性。和传统文书档案储存方式相比，信息化管理医院文书档案更能确保其安全性和有效性。纸质档案存储更多利用人工操作，工作繁复不能保证效率和质量，纸质文档存储过程中如遇到潮湿环境或者火灾，会造成文档损坏，导致珍贵医学文献损毁。利用信息化存储手段进行文书档案管理，可以在根本上保证文书档案的安全性，即使发生突发事件，文书档案的备份文件也可以提供参考价值。

2）提高工作效率。传统文书档案管理方式，已经不能适应现阶段社会发展，人工管理耗费时间，纸质存档占用更多空间造成浪费，在保证文书档案管理质量的前提下，提高工作效率是管理的提升。医院文书档案信息化管理应该在具体工作中总结经验，高效完成档案存储工作，提高计算机操作效率，减少错误发生，提高档案管理质量。

3）信息化管理利于信息共享。信息化管理方式对档案信息化存储，使医院资源管理方式从单一型到系统性发展，利用信息化档案管理方式做到医院各科室信息资源共享，提高了资源利用率。计算机网络技术发展，各医院可以建立共享信息资源，国内各医院之间可以建立共同信息系统，方便地方医院查阅三家医院资料，提高地方医院医生经验，提高了信息资源利用率。

3 信息化时代医院文书档案管理具体策略

1）重视文书档案前端管理。在基础管理工作开展时，医院各部门应该树立“文书档案一体化”原则，保证分散的文书整体存储，医院档案管理部门应该在信息生成阶段到存储阶段落实整体理念，根据一体化文档管理理念，制定信息化文档管理制度，加强管理人员培训，对文书档案进行前端管理，避免造成文件丢失。文书档案管理部门应该严格制定规章制度，在信息储存阶段做到规范存储，确保文书档案不丢失。

2）做好文书档案管理统筹规划。信息化时代，文书档案管理应该进行统筹规划，针对不同档案实行不同保存标准，患者病历等经常调阅的信息，应该采取普通方式信息化存储，方便医生治疗时调阅资料，CT等图像扫描文档应该单独留有备份，方便患者打印。大数据时代医院推进信息化档案管理，应该对电子文件及时归档保存，统筹规划，积极利用信息存储设备进行文书档案管理。

3）优化信息大数据。信息化存储文书档案，提升了管理效率，医院相关部门应该保证文档信息检索平台建立，档案信息数据有效管理和利用，应该保证大数据平台稳定性，在保证信息存储稳定性同时提高数据转换速度，提升文书档案信息化管理效率。优化信息数据，提高数据精准度，合理运用信息科技，做好文书档案存储工作，提升管理水平。医院可引进新型存储设备，进行优化存储，保证管理工作高效运行。

4 结束语

传统文书档案管理方式，已经不能适应现阶段社会发展，人工管理耗费时间，纸质存档占用更多空间造成浪费，在保证文书档案管理质量的前提下，提高工作效率是管理的提升。医院文书档案运用信息化储存方式，可以提高医院各部门工作质量和效率，在传统医院文书档案管理基础上，合计运用科学信息技术，逐渐弥补人工管理不足，文书档案管理是医院的基础工作，提升基础工作效率促进医院工作进展。