信息化背景下的城乡建设档案创新管理探讨

杜洪卫

（郯城县城乡建设综合服务中心，山东 临沂 276100）

在城乡建设当中，强化城建档案管理可以为城乡建设发展打下重要基础。如今，伴随国内的城市化进程逐渐加速，政府正在加大对城乡基础设施建设的投资，以改善人们的生活环境。特别是在倡导“智慧城市”之后，需要利用信息技术来对城乡的软硬件建设进行优化，致使城乡建设的档案管理难度也越来越大。所以，有必要重视城乡建设档案管理工作，提高其管理的质量，为信息化背景下的城乡建设工作提供高质量的档案服务。

1 信息化背景下城乡建设档案管理的价值

城乡建设档案具有的参考以及使用价值十分大，从城乡建设公司以及机构来看，创新是城乡建设的必要组成部分。然而要想做好创新工作，就要基于前人的经验。目前，城建档案馆的角色就是集聚前人的经验，为创新者提供了参考以及借鉴，以帮助他们进行更好的创新。档案管理的信息化结构使人们可以有效地使用并传播冗长的信息，从而大大减少用户在使用信息当中的等待以及查询时间，并有效提高工作效率，进而人们可以将更多时间用来进行创新，提高成品的质量和完善度。

2 当前城乡建设档案管理中的问题

2.1 城乡建设的档案管理基础不足

我国城乡建设的档案管理工作建立于计划经济这一时期，其历史源远流长。在以前的计划经济中，城乡的发展缓慢，人口的流动性较差，城乡建设的内容单一，管理城乡建设的档案简单易行。在此种情形下，城乡建设档案管理的基础较为薄弱。改革开放之后，社会经济的形式变得复杂，我国档案管理的发展不力也使得城建档案馆发展模式滞后，这对城乡发展造成了各种制约。许多归档工作，例如城乡建设项目以及人力资源的档案发生遗漏以及丢失，大大影响了经济社会的快速发展。

2.2 管理人员欠缺专业素养

当前，我国管理城乡建设档案人员的专业素养还不足，特别是农村地区的档案管理人员，缺乏档案管理的基本技能。在以往的计划经济中，通过纸质文件的形式来管理档案，对人员的专业要求不高。伴随信息技术的更新换代，档案管理工作需要电子文件以及纸质文件两者形式，对档案管理要求不断提高。在获得基本专业知识的同时，档案管理人员必须拥有特定的信息网络技术，并且能够掌握与档案管理有关的许多信息技术。然而，在实际管理中，许多人员仍然运用以往的工作形式，不了解最新的信息化网络技术，即使了解也不能够有效地运用。

2.3 档案管理滞后于城乡建设的发展

在逐渐复杂的信息网络化的办公氛围中，城乡建设档案管理的理念日趋滞后于城乡建设以及社会人口的需求，与当前的人民生活和社会生产的信息统计不同步。主要迹象是当前的人口流动性大，针对流动的人口，城乡建设档案管理显得极为混乱。居民进行档案问题处理的过程既复杂又繁琐。信息化背景下的档案管理工作对信息化的运用不足，给居民正常生活以及人事组织造成极大不利影响。

3 信息化背景下城乡建设档案管理的信息建议

3.1 整体规划城建工作档案管理的信息化系统

管理城乡地区的建设档案过程中，信息化不是一项简单的任务，而是一个庞大的项目。所以，要对特定部门以及地区中的一切档案执行信息化构建，首先就要进行整体设计，然后基于档案本身条件及特征实现个性化。尽量在城建档案馆的管理范围内提高信息化的有效性。另外，应与应用系统的实际效果相结合，通过诸多环节的测试，对城建档案馆中信息化管理系统的适用性进行分析，并以实际需要为导向进行及时调整，以提高其实效性。

以县级的城乡建设档案馆为例，总体规划主要包括四方面：其一，树立现代化建设的总体思想，在习近平总书记的思想指导下，对档案系统重点改革。其二，为信息化建设制定任务以及目标，其任务是建立一个更快捷、更方便的信息管理系统，执行各类改革创新。其三，明确设计的要求及方式并改进归档形式，进一步构建档案管理的应用系统以及基础建设，改善归档资源的构建。笔者所在单位以往主要运用人工管理方式，档案整理和检索利用十分繁琐和困难，而集成档案管理系统能够有效提高档案利用效率，还可以支持多种个性化服务，包括用于基于一定规则的批处理连接、自动序列号提取以及其他个性化服务。笔者借助该系统，将工程项目档案全部录入，实现了纸质档案与电子档案的同步保管，大大提高了城乡建设档案管理质量和利用效率。其四，进行相关的时间调整，力争在计划的时间之内完成相应的工作。

3.2 有效构建城乡建设的档案信息网站

管理部门在互联网上通过城乡建设档案信息网站呈现信息，旨在帮助信息需求者更加便捷地对所需的档案以及文件进行查询。需要基于部门所有权，在城乡建设管理中纳入管理城乡的建设档案，从而在不同部门之间的共享资源，帮助需求者简化档案查询的过程。(在档案管理系统引入之前，城乡建设档案管理主要运用以往的人工档案管理方式。手动对档案进行编号以及分类，并需要使用手动的形式来进行档案搜索。这使得搜索档案十分繁琐，也使得难以共享文件资源的情况。而新型的集成档案管理系统有效地帮助该地区的城乡建设档案馆最大限度地利用以及共享档案资源。资源网站具有很高的实用性，需要网站工程师对搜索功能进行优化，能够快速打开、搜索网站上的电子文档以及文件，并实现网站资源开放的最大化，最终提高使用网站的实际效果。通过内部网络，可以实现档案的共享、网络的查询及使用。另外，复杂文件的查询以及管理人员即有特权，也保证了使用档案的安全性能及合法性。

3.3 提高档案管理的规范化以及信息化水平

信息化是管理城乡建设档案的漫长过程，信息化当中需要基于现实的要求以及情况进行合理的调整。一方面，信息化档案管理基于国家相关标准，同级档案应努力保持一致的管理模式以及文件格式。这使上级部门可以更好地执行统一的管理以及调度，还可以使得信息需求者更便捷地接收以及使用对应的电子文件。另一方面，档案馆必须结合自身的各种特点，对档案馆的管理信息做到个性化的设计，以使档案馆更加方便地进行档案使用以及查询工作。

4 结论

总之，在信息化背景下做好城乡建设档案的管理非常重要。有关部门亟需健全监督管理机制，对城乡建设档案进行有效控制和监督，不断对档案管理进行优化设计，并丰富城乡建设档案的内容，使其更加完整、齐全，为城乡规划以及城市建设提供档案服务。