企业档案数字化管理存在的问题及对策探究

周 莉

（云南磷化集团有限公司，云南 昆明 650600）

伴随信息时代的到来，促进了数字化模式在企业档案管理中的广泛运用。而这种全新的管理模式，推动了企业的生产经营[1]。相比于一般的档案管理，档案数字化管理具有明显的优势，是企业充分强化档案管理的核心方法。另外，使企业档案管理模式实现数字化已经变成了核心的发展趋势之一，笔者觉得在未来的工作中企业应该对档案数字化管理工作引起高度关注。

1 企业档案管理实现数字化的重要性

1.1 有助于科学保管以及利用企业档案

国内大部分企业在档案管理的开展过程中，经过采取数字化的模式，可以提升档案管理工作的综合品质与效率，这是由于在以前的档案管理模式下，企业管理员或者档案管理员一般会重复借阅档案，会损坏档案，不但不利于企业档案的有效保存，而且无法有效开展企业档案的相关管理工作[2]。目前，企业档案的使用频率逐渐增多，假如还是采取以前的管理模式，已经难以更好地满足档案使用人员的现实需求，一定要采取数字化模式，如此不但可以便于档案的有效使用，而且可以很好地处理档案存储不易的相关问题。

1.2 有助于提升企业档案管理水平

现如今，以前的档案管理模式已无法更好地满足现实需求，一定要使档案管理模式实现数字化，如此企业就可以准确、及时地记录档案，以便后期取用。使档案管理模式实现数字化，可以充分提升企业档案管理的综合水平，而且可以在第一时间发现企业档案管理工作存在的问题，并且采用有效地应对策略，使企业的管理水平获得提升。

2 企业档案数字化管理中存在的问题

2.1 数字化档案未获得充分开发以及利用

在档案数字化管理中，企业一般容易忽略档案数字化的重要价值。在批量数字化的时候，对于档案录入的漏录和错录、档案的扫描成效、录入档案的像素格式以及档案的原数据挖掘等，不具备标准、规范的品质要求，使得档案数字化品质不高，档案未获得充分利用。

2.2 档案管理员的综合素质与能力不足

企业档案管理员人员流动性大以及兼职人员很多，存在整体素质不高、队伍结构失衡以及人才总量少等问题，不利于企业档案管理的可持续发展[3]。针对档案数字化管理导致的模式、流程以及技术等变化，档案管理的相关内容不再只限于档案可以查到、保管好以及收好，面对工作要求与工作数量的双倍压力，岗位边缘化等因素对兼职档案管理员的工作主动性产生了影响，从而出现工作质量与效率不高等问题。

2.3 档案数字化信息安全管理水平不高

在档案数字化管理工作中，企业还是在安全管理上存在一些漏洞。以前的立卷归档通常采用“四分法”，使得在技术操作方面进一步忽视了保密要素，数字化管理过程中未对非密级文件资料与涉密文件资料进行有效区分，在借阅以及使用档案的时候，也许会产生信息泄露等问题。

3 如何优化企业档案数字化管理

3.1 加强重点项目的档案数字化管理，提升档案使用价值

牢牢抓住重点项目的档案数字化管理工作，保证完整地搜集以及保管重点项目档案。在工程项目初期，创建对应的档案工作制度，并且实现有人专管，有领导分管，有序、合理地开展工程档案工作。按照重点项目的现实情况，有效开展建章建制工作，创建档案的收集以及保管等制度，使档案管理工作有章可循[4]。对工程档案的审核验收关进行认真把控，充分了解档案的具体要求，根据目录逐项清点档案是否保管安全、整理规范以及收集完整，经过严格审查以及验收各种档案资料以及各个步骤，使档案管理员投入大量的精力以及人力，加强重点项目的档案管理，保证重点项目各种档案资料规范、完善。

3.2 加强档案数字化保密管理，确保档案信息安全

充分提高档案管理员的保密意识，让档案人员全面了解到保证数字化档案建设属于一项综合性以及保密性强的工程，在档案数字化管理的实施中，一定要由档案人员亲自动手操作，尤其是部分比较关键的人事档案，确定数字化的具体归档权限，不允许档案数字化外包，档案人员一定要充分提升保密意识[5]。提升档案信息的安全性，将网络特点充分结合起来，采用防火墙、备份以及信息加密等保密策略，避免数字化信息的广泛传播，经过创建数字化保密档案，为企业可持续发展进一步提供良好的档案信息服务。实施档案数字化管理的相关保密策略，集中管理涉密档案资料。使用有效的管理策略，对工作策略进行完善，在档案数字化管理中，严格管控涉密案卷的权限，查阅涉密档案资料，通过审批流程的批准后才能查阅，不允许随意摘抄、复制、对外提供以及借阅，不允许出现各种违规行为。

3.3 加强档案管理员培训，提升档案管理员的综合素质

拥有一支综合素质超强的档案管理队伍，是提升档案数字化管理价值的重点。档案工作属于一项业务性非常强的工作，尤其是在今天，需要档案管理员具备很强的业务能力与大量的业务知识，还要充分掌握网络、计算机以及有关软件的具体操作流程[6]。于是，强化档案管理员的教育培训，一方面要提升员工的业务素质，明确专职档案管理岗位，配备专业人员，同时强化对档案管理员的技术以及专业培训，使其充分掌握信息化技术，同时深入开展继续教育，对档案管理员开展新知识以及新技术的相关教育，以更好地适应档案管理工作飞速发展的需要。另一方面要重视档案管理员心理的调整，提升他们的职业责任感与认知水平。认知是心理活动的重要基础，要使档案管理员充分了解档案管理工作，了解科学、先进的管理手段，加强职业能力的相关训练，提升自身的专业技能。基于此，提升档案管理员的责任意识，激发他们的工作主动性，进一步做到严谨、负责。

4 结语

总而言之，经过采取数字化的管理模式，可以充分提升企业档案管理的综合水平，以更好地满足当前档案管理的发展需求。现如今，企业为了在激烈的市场竞争中站稳脚跟，就一定要加强重点项目的档案数字化管理，提升档案使用价值；加强档案数字化保密管理，确保档案信息安全；加强档案管理员培训，提升档案管理员的综合素质，更好地提高企业管理水平，进而让企业实现可持续发展。