中职学校档案信息化建设的思考

于 欣

（青岛高新职业学校，山东 青岛 266100）

当下，计算机技术的广泛应用和普及，为人们提供了非常大的便利，但与此同时，由于数字技术水平的不断提高，使得档案管理的难度也大大增加，特别是中职学校档案信息化建设，更是面临了很多的挑战。因此，中职学校在今后的发展中，应该强化对档案信息化建设的重视，加大管理力度，确保中职学校档案可以真正意义上实现信息化目标。

1 中职学校档案信息化建设的必要性分析

在中职学校档案建立以及管理过程中，强化信息化建设力度，是学校长久发展的必然需求，同时也是档案工作顺利开展的主要依据。

第一，是中职学校长久发展的必然需求。对于中职学校来说，其办学的主要目标就是要向社会输送大量复合型人才，在我国现行教育体系中发挥的作用和价值非常大。并且，随着职业教育改革进程的深入推进，学校与企业之间的合作也变得越来与密切，学校更加开放，积极将一些优质的教学成果利用视频的方式保存在信息库中，学生可以结合自身现状，自主的对教学内容加以选择。同时，企业在对学生招聘期间，可能到学校查阅档案对学生进行面试，也可能线上进行。所以，在这种背景下，学校在学生学习操作信息、办学资质等层面，都应该以档案的形式，为人们提供查阅以及交流的条件。故而，要想可以更好地实现这一目标，加快中职学校档案信息化建设很有必要。

第二，是中职学校档案工作顺利开展的主要依据。在中职学校档案工作中，实现档案信息数字化，工作的开展会更加高效且便捷。从档案建设的层面考量，借助计算机来对档案进行管理，能够对传统以纸质作为载体的模式，逐渐转变成机读档案，以光盘等作为载体，高效的对信息进行存储，并构建的档案网站，科学的和校园网连接在一起，从而为学校的教学、管理等工作的开展提供良好的网络环境，从而为师生查阅资料提供便利。此外，加快档案信息化建设步伐，档案的采集会越来越便利，管理效率高，信息的存储更加安全，大大提升了档案的整体利用率。

2 中职学校档案信息化建设中存在的问题分析

现阶段，虽然中职学校在对档案管理以及建设期间，加大对现代化先进技术的利用，力求可以深入推进信息化建设进程。但是，由于中职学校档案建设涵盖的内容偏多，致使常常被各类因素干扰，最终档案建设信息化水平不高。针对这类问题，原因主要可以体现在以下几个方面。

第一，中职学校档案管理人员虽然资历颇深，经验极为丰富，但是思想较为陈旧，对档案工作的认识较为浅薄，一直停留在过去。通常，对于一些业务能力较高的档案管理人员来说，不能积极的革新思想和观念，与信息化网络时代出现了脱节的情况。同时，部分档案管理人员在工作期间，现代化专业知识掌握不充分，计算机水平不高，不能熟练地操作相关技术，最终导致档案建设队伍的水平无法满足现代档案建设需求[1]。

第二，专业的计算机应用人才较为匮乏。在具体的中职学校档案信息化建设期间，专业的计算机技术人才十分匮乏，学校没有高质量的技术型人才作为支撑。而对于现有的档案管理人员，中职学校不能定期或者不定期地组织人员培训，无法让管理人员接受正规的学习，信息化技术技能不能满足信息化档案管理需求，最终使得档案数字化以及网络化建设步伐缓慢，水平迟迟得不到提升。

第三，中职学校基础设施设备缺乏，没有充足的物质力量作为支撑，计算机设备不能及时地进行更新，应用的软件陈旧且跟不上时代发展，操作不够便利。同时，现代化的档案管理形式比较单一，整体工作效率不高，无法对信息化资源进行充分利用，只是在本校的档案室利用计算机管理，若没有在线网络，根本无法实现资源的高效共享。

3 中职学校档案信息化建设的路径分析

面对现阶段中职学校档案信息化建设期间存在的各类问题，为了可以实现建设水平整体提升的目标，有效对档案管理问题进行规避，在今后档案建设工作开展阶段，务必要加大对档案信息化建设的重视，积极改变建设观念。

3.1 强化对中职学校档案信息化建设的认识

若想让档案信息化建设进程能够得到良好推进，首先要在思想上认识到这一工作的意义和价值[2]。从中职学校长久发展的角度考量，实现档案信息化建设，可以进一步提升档案工作的质量，对学校数字化校园建设目标的实现有很大促进作用。在具体的建设阶段，中职学校可以结合自身情况，科学地对档案信息化建设领导小组进行构建，对档案信息化工作进行全面的领导和规划，保证职业学校档案信息化建设在实施期间，可以做到有步骤且有计划。同时，学校各个部门单位需要安排兼职档案管理人员，建立以综合档案室为核心的全学档案信息化建设组织网络。其中，对于综合档案室来说，需要将电子档案的收集和整理等都与管理程序、岗位职责相结合，对各部门的归档工作进行严格要求，加大监督和管理力度。

3.2 强化对信息设施配置的优化和完善

在对中职学校档案信息化建设阶段，除了要在思想上提高认识之外，还应该加大资金投入力度，积极引进现代化设施设备，配备高水平且高技能的计算机技术人才。档案部门在对新设备进行购买的过程中，应该结合档案信息化建设的具体需求，并在考量学校支付能力的基础上，合理的对设备进行购买，尽可能在保障质量的基础上，实现设备性价比最高。同时，应该全面提升旧设备的使用效率，对部分可以正常利用的设备进行充分利用，以便利用有限的资金，购置急需的信息设备[3]。此外，在档案信息化建设环节，实施设备的配置，必须要和数字化校园建设相匹配。

3.3 强化对档案资源数字化建设进程的推进

在对档案进行信息化建设阶段，一方面，应该对计算机技术进行充分运用，加快档案目录数据库建设步伐，保证所有的档案卷级目录都可以达到机验的目标，促进档案检索利用服务水平的提升。另一方面，加大对各种数据库的建设力度，通过对接收的各种电子档案的高效处理，逐步的对信息查询数字库系统进行完善，以便档案利用率能够提升。此外，强化对档案数字化建设进程的推进，实现纸质档案资料、录像、录音等的数字化，进而提升档案信息化建设效果。

4 结束语

综合而言，在中职学校档案信息化建设阶段，因为受到的干扰因素比较多，使得档案信息化建设效果和水平迟迟得不到提升，存在的问题颇多。对此，为了可以有效降低问题出现概率，实现档案建设现代化以及信息化目标，中职学校应该加大重视，加大资金、人力和物力的投入力度，及时地对硬件软件进行更新，以便可以为档案信息化建设提供支持。此外，档案管理人员的水平和素养也应该加强，学校全方位协作，充分发挥互联网技术优势，提升档案信息化建设水平。