浅谈档案管理中的电子档案管理
2021-04-15杨彩燕
杨彩燕
(郓城县民政局,山东 菏泽 274700)
档案管理作为行业发展中重要的工作组成部分,在新时代信息技术体系高度发展的背景下,档案管理工作的模式也发生了巨大转变,由传统的纸质档案管理逐渐向着电子档案管理模式发展。相比较于传统档案管理工作中的纸质档案管理,电子档案管理是档案管理工作现代化发展的重要体现,电子档案管理效率更高。电子档案管理是计算机和数字信息技术为核心的,通过电子化档案储存,在需要时,通过档案信息检索,能够快速将所需档案调取出来,大大提升档案管理工作的效率。
1 电子档案管理中存在的问题
1)内容的拷贝快捷性回收完整性。在电子档案管理的过程中,档案拷贝是一项重要的工作形式,时间与地点的分散会影响档案资源的开发与利用,在这些琐碎的细节之中,如果处理不当或管理不好就会加大档案管理的疏漏,在这种情况下,有关管理部门需要因地制宜采取有效的方案对其进行合理的管理,而且还要依据使用者的权限进行制作与统一管理,通过信息技术手段对档案资料进行复制与拷贝,而对于那些未曾公开发行的出版物,还要利用拷贝的方式进行回收与再利用,而一套完善的拷贝手段可以对利用者与发起者进行确认,以确保回收资料的完整性与快捷性。
2)电子档案管理人员的综合能力有待强化。电子档案管理工作开展中,决定其工作效率和质量的基础因素就是电子档案管理人员的综合能力,包括了计算机应用能力、信息化办公能力等等。而在现阶段的电子档案管理工作中,部分管理人员受传统档案管理模式的影响,其信息化档案管理能力以及计算机设备的操作能力都有所不足,这就造成了现阶段电子档案管理工作的效率和质量难以发挥,给档案管理工作的现代化发展带来了不利影响。
3)电子档案管理设备有待更新。电子档案管理中,档案调取速度、储存速度以及档案分析速度的主要影响因素就是电子档案管理的设备,而现阶段部分行业的电子档案管理中,存在设备老化情况严重、硬件设备质量不足和软件系统搭载速度不足的现实问题,因此造成电子档案管理的优势难以体现。陈旧的电子设备容易在档案管理过程中出现死机的情况,造成档案数据丢失,给档案管理工作的开展带来严重的不利影响。
4)档案管理制度需要重新调整。近几年来,随着电子档案的全面融入,档案管理信息化已经全面融入人社局的管理工作中,之前的传统管理模式中,管理部门缺乏电子档案管理制度,对档案管理信息化建设没有充分认识与全面的投入,更没有统一的科学化标准。因此,电子档案管理仍然存在许多的问题没有得到解决,电子档案在管理过程中,管理制度非常重要,如果电子档案在管理过程中不够严谨细致,就会出现许多疏漏与不规范的情况,有关部门需要尽快建立完整的管理机制来规范电子档案管理,电子档案的融入,不但可以减轻档案管理的压力,同时也可以提高服务质量,拓展服务范围,这对于档案管理标准化有着非常重要的作用。
2 电子档案管理工作的优化建议
1)加强档案管理工作宏观管理水平,深化电子档案管理成效。事业单位电子档案水平若想得到全方位提高,事业单位方面就应该加强对档案管理工作的宏观管理水平。首先,事业单位内部应该针对档案管理工作及相关要点问题予以高度重视,明确掌握档案管理工作意义及必要性,以确保各项档案管理工作得以顺利开展。其次,社会政府单位方面应该发挥好自身的主体重责,最好可以针对全国范围内的事业单位信息化档案管理工作,出台专门的政策指导策略,以确保各个事业单位可以高度重视电子档案管理工作,深化电子档案管理成效。
2)建立档案大数据平台,保证电子档案管理的功能得以完全发挥。大数据平台建设是现代电子档案管理的重要特征体现,是电子档案管理功能完全发挥的保障。在电子档案管理中,要建立完善的大数据平台,对档案数据信息进行平台数据的云端储存,实现档案数据的长久保存。同时,也能够通过大数据平台对数据档案进行筛选对比,为行业决策的落实提供数据分析保障,推动档案管理工作现代化发展。
3)更新电子设备,保证硬件系统的质量。在电子档案管理中,重要的管理工具就是现代电子设备以及其硬件设施,电子设备和硬件系统的质量也决定了电子档案管理的整体质量。因此,在电子档案管理工作开展时,要对电子设备进行革新,保证电子设备及其硬件系统能够满足电子档案管理的需求,保证软件系统能够稳定运行,避免因为软件系统搭载问题造成档案数据的损失,影响电子档案管理工作的质量。
4)全方位提高档案管理效率,减少人工管理失误问题。事业单位档案管理工作本身就兼具复杂性与繁琐性等特点,要求从事于档案管理工作的相关人员必须具备良好的职业素质与管理技能,认真负责地对日常档案管理工作进行统筹规划与合理部署,以确保事业单位档案管理效率得以全方位提高。然而根据实际情况来看,传统档案管理方式主要以纸质文件管理为主。在将纸质文件转化为计算机数据时,不仅会加剧工作人员的工作量,同时也容易出现人工管理失误问题。随着电子档案管理方式的推广与应用,档案管理工作不需要过多的人力支持,就可以实现档案归类与整合等工作流程。同时,档案资料也不需要再放置到专门的档案管理室当中进行保管,仅仅以电子化形式就可以长期保存。仅从这一点上来看就不难得知,事业单位通过实行电子档案管理方式不仅全方位提高了档案管理效率,同时也减少了人工管理失误问题。针对此,事业单位方面应该加强对电子档案管理方式的应用力度。
3 结束语
在数字信息技术高度发展的时代背景下,电子档案管理已经成为档案管理工作发展的必然途径,在电子档案管理过程中,必须落实培训机制,强化管理人员的综合能力,为电子档案管理工作的高效开展提供保障,推动档案管理工作的开展。电子档案管理取代传统的档案管理是必然的,虽然档案管理工作会因此变得更加简单方便,但是这也要求我们档案管理工作者必须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此,做好电子档案管理是档案管理的关键所在。管理好电子档案涉及了很多方面的因素,我们必须不断地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技术,做好电子档案管理工作,发挥电子档案管理优势的最大化,来提升信息时代的电子档案管理工作效率。