机关单位的电子档案管理措施阐述

2021-04-15周丽梅

卷宗 2021年10期

周丽梅

（菏泽市纪委监委，山东菏泽 274000）

对机关单位来讲，档案管理是重要的工作内容之一，并且其具有重要的作用。但随着时代的发展，其逐渐向电子信息化方向进行转变，为了符合时代发展的需求，需要对机关单位电子档案管理措施进行研究。本文从以下方面对其进行详细的阐述。此次研究对丰富电子档案管理工作方面知识具有理论性意义。

1 机关单位档案管理实现信息化的意义

对传统的机关单位来讲，其档案主要以纸质档案为主，从纸制档案管理和存储的角度来讲，不仅需要足够大的空间来进行存储，而且档案出现破损的概率相对较大。对机关单位进行电子档电子化档案管理，主要将档案在政府数据平台中进行保存，这样使存储空间得到有效节约的同时，使档案出现破损的概率显著降的降低。与此同时，由于机关单位的用纸量得到大幅度的减少，让机关单位绿色政务办公的形象得到有效的树立。另外，对机关单位档案进行电子化管理，使人工进行的维护、管理，备份等工作得到有效的简化，让其工作效率得到大幅度的提升，并使人力成本得到明显的节约，甚至可以使服务质量得到明显的提高。

2 机关单位电子档案管理中存在的问题

2.1 档案管理人员素质低下

当机关单位档案管理人员来讲，由于其综合素养相对较低，且吸收新鲜事物的能力相对较差，这样不仅使机关单位电子档案管理的发展受到一定的限制，而且对档案管理的质量产生不良影响。因此，对档案管理人员的综合素养进行提升具有重要的意义。

2.2 电子档案安全性相对欠缺

从机关单位电子档案的角度来看，对其发展产生主要影响的因素之一为安全问题。当泄露现象出现在电子档案管理运行之中，这样导致电子档案管理的意义荡然无存，甚至会对国民经济的健康发展以及社会的稳定性产生严重的影响。由于电子信息技术的高速发展，使得黑客技术也越来越成熟，当机关单位电子档案进行传输以及存储时，容易受到不法分子的入侵，使得机关网络出现病毒侵害等现象，严重时会导致信息的泄露。

2.3 电子档案管理机制缺乏完善性

对当下的机关单位电子档案管理来讲，其管理机制存在一定的缺陷，如缺乏具体的责任人，使得管理过程中出现相互推诿的现象，使得工作效率大打折扣。另外，由于分类划分模式缺乏科学性，使得电子档案管理的运行受到一定的阻碍，甚至使运行出现明显的混乱现象，从而对电子档案管理的发展产生不良影响。

3 加强机关单位电子档案管理的措施

3.1 利用技术创新提升安全系数

在时代不断发展的背景下，创新能力是机关单位电子档案人员需要具备的专业素养之一。利用不断学习的方式，对已存在的安全隐患问题进行一定的解决，在学习的过程中，需要对存在的问题进行全面深入地思考，对现有的技术进行一定的创新，这样可以使电子档案人员的运行稳定性得到有效地保障。与此同时，提高相应技术的水平，可以为电子档案的安全管理提供基础保障，因此，需要在机关的内部中对责任进行明确和清晰划分，并落实到各个员工之上，这样可以使各个员工明确自身的工作职责，以此来对自身的操作进行有效的规范。另外，对遇到的安全故障来讲，需要进行专项的培训和演习，通过这样的方式来提高其技术水平，从而使其安全系数能够和时代发展保持一致性。

3.2 完善电子档案管理机制

在互联网时代背景下，需要对大数据平台核心技术的特征进行充分的掌握，并在机关单位运维特点的基础上，科学合理的优化设计电子档案，主要从以下方面入手：首先，对责任主体的意识进行不断地加强，在量化指标的基础上，完成对工作的细化，并对档案责任管理机制进行有效制定，这样可以使保密制度得到有效地落实，从而为档案管理工作的顺利开展提供基础保障；其次，对资金和技术的投入力度进行不断地强化，使电子档案管理机制的价值得到最大化的体现，为机关单位信息化的顺利开展奠定基础保障；最后，在对机制进行不断完善得时候，需要对大数据信息平台进行科学的应用，使电子档案的优化管理以及汇总分析得以实现，这样可以使档案管理中存在的精准性低以及无序性等问题得到有效的杜绝，进而为机关单位电子信息档案管理的可靠性提供基础保障。除此之外，机关单位对大数据信息平台进行有效运用，并在算法分析的基础上，对平台的推广性及判断性进行有效分析，并使数据融合的效率得到有效地加强，这样不仅为数据的一致性提供保证，而且使资源得到合理化的配置，把机关单位档案管理与大数据进行有效地结合，使得档案管理的规划性得到有效地强化，并且对资源规划的特点进行有效的明确，使档案管理的综合质量得到大幅度的提高。

3.3 加强人才队伍建设

对机关单位档案管理工作来讲，档案管理人员的专业素养能够对档案管理工作质量产生直接的影响，所以，需要对专业化的人才队伍进行构建。首先，由于电子档案信息化涉及的内容和领域相对较多，所以需要对阶梯化的人才队伍进行构建，并突破原有的管理模式，通过不定时培训的方式，来提高档案管理人员的专业技能和职业素养。在进行培训的过程中，需要对培训方式进行一定的创新，利用划分层次和突出重点的形式，来对培训内容进行展示，并对信息化运用能力进行重点培养，让档案管理人员进行相互探讨，使彼此之间能够产生全新的观念和火花，从而使彼此都能够得到有效地提升。其次，对档案管理人员的主动性进行调动，使其能够对档案管理产生正确的认知，以此来使其服务质量和工作效率都得到大幅度的提升。最后，对相应的基础设施进行完善，这样可以为机关单位信息化质量和效率的提高提供助力，所以，需要在单位实际需求的基础上，对机关单位信息化基础设施进行完善，从而使电子档案管理设备得到有效的更新。