数字化背景下教师人事档案管理研究

苟丽华

（新疆轻工职业技术学院，新疆 乌鲁木齐 830021）

将数字化技术应用在教师人事档案管理工作中，能够大幅度提升档案管理工作效率，与人工操作方式进行对比，可以减少工作人员的工作时间和工作量，并且能够提供档案管理的准确性，进而提升其最终管理效率。教师人事档案管理工作在应用信息化技术后，能够对人事信息、业绩考核、师资水平作出更加精准的整合，以此保证档案信息工作具备一致性和完整性。由此可见，教师人事档案管理工作向数字化发展属于一种必然趋势，同时也是教师人事档案管理工作在未来阶段的主要发展路径。

1 数字化发展环境下，教师人事档案管理面对的主要问题

1.1 传统模式下的档案管理检索问题

对于教师人事档案管理工作而言，现有部分学校依旧采用传统的纸质、人工式管理办法。这种档案管理模式不仅会增加管理人员的实际工作量，同时还会给信息检索增加难度。比如：一些高中学校的人事档案大多是分类存放形式，在调查某位教师档案的过程中，首先需要明确其所在类别，然后在此类别中进行逐个进行查找。当管理人员找到教师档案后，还需要对其相关信息进行仔细查阅，完成查阅后还需要将材料放回其固有位置。在这个查阅的过程中，很有可能导致档案信息发生遗失或者存放位置错误等问题。在此之外，当需要对教师人事档案进行调动时，还需要历经上层领导的层层审批，期间的环节过于繁琐，当任一审批环节发生问题时，均会对教师档案资料的最终调取环节造成影响，档案检阅效率低下[1]。

1.2 管理人员专业能力问题

部分学校在对教师人事档案进行管理的过程中，正在使用信息化管理系统，但是因为学校自身采用的数字化技术尚不成熟，所以管理系统的维护工作面对的工作难度较高。因为教师人事档案会涉及比较多的管理内容，如：教师的薪酬水平、职称学历、工作经历等基本信息，并且大部分教师资料均是由教师本人负责提供，在教师填写档案的过程中，极有可能存在部分信息填写不全面或者不够规范的情况；再加上信息系统结构中设置的填写模板是统一的，在对教师人事档案相关信息进行录入的过程中，很有可能会由于技术水平不足而导致部分信息录入错误，一些教师的信息档案中还会涉及一部分图像资料，如果信息化技术不到位，就会对这些影像资料的后期转换造成影响，进而使教师档案完整性受到破坏。在此之外，教师人事档案信息处于实时变化过程中，动态性特点明显，所以档案管理人员需要对教师相关信息进行实时更新，比如：教师的职称和学历在其任职期间随时有可能发生变化，如果档案管理人员无法及时对档案信息系统做出必要的更新和维护，就会造成部分教师档案信息缺失的情况，最后对档案管理效率造成不利影响[2]。

1.3 技术不成熟问题

教师档案想要实现数字化管理，需要档案管理者具备足够的档案管理知识。掌握一定的信息化技术和数字化技术，可以更加灵活地使用这些技术对人事档案工作进行辅助管理作用。但是，从当前阶段的发展状况来看，部分教师人事档案管理工作人员均不是档案管理专业毕业，对于各类档案管理技术缺少足够的使用经验和学习经验。比如：部分学校并未设置专门的管理人员进行教师人事档案的管理，而是通过教务科中的一些行政人员或者部分在职教师进行兼管，此时的兼管人员大多仅能够对档案进行比较简单的查阅和整理，或者是通过计算机建立起对应的Excel表格，将相关的教师信息进行简单的交流和汇总，并不能做到档案信息的精细化管理和处理，进而造成教师档案管理工作的效率低下，档案管理效果也会因此受到影响[3]。

2 数字化背景下，发展教师人事档案管理系统的有效策略

2.1 打造专门的教师人事档案管理系统

在学校建立起专门的人事档案管理系统，将此前阶段的纸质人事档案转化成现代化数字信息档案，并录入到系统中。建设系统过程中需要保证各个功能模块的有效性，使各个功能模块之间形成一个完整的运行体系，通过这种方式满足用户的使用要求。比如：教师登录或者退出模块、教师信息查询模块、教师档案管理模块、数据导出导入模块、数据处理模块、数据打印模块和系统设置模块等，这些模块均需要具备有效性，保证管理人员在应用模块功能时可以正常发挥作用，为人事档案信息的准确度和完整性提供必要的安全保障。在此期间，需要保证各个相关模块之间的配合有效性，对教师相关信息做出有效统计，进而为查询者提供更为系统化全面化的教师档案信息表格[4]。

2.2 利用不同类型的管理方式延长档案管理时间

在管理教师人事档案的过程中，需要保证教师档案长期储存管理的有效性。比如：利用光盘或者硬盘对档案信息进行保存的方式具有一定的时限性，因此需要管理人员对相关数据信息进行更新，保证信息保存工作的有效性。因此，需要对信息储存截止进行定期更新，并将有关数据资料复制到新的储存介质中，避免因为保存时限的问题影响到档案信息管理质量。与此同时，还需要保证自身数字化管理技术的升级及时性，部分管理功能在新的电子计算机应用环境中会存在无法被有效识别的情况，所以需要对此前阶段的固有数据进行格式转换，保证无法识别信息的情况不会发生，对人事档案的有效管理造成不利影响。

2.3 加强教师人事档案管理工作中的专业素质

教师档案数字管理，需要学校加强专业管理队伍的建设，为数字档案管理培养出更多的专业化人才，用以满足数字档案管理工作的开展需要。比如：招聘更多档案信息管理专业人才，利用这些人才的专业能力提升自身档案管理工作质量和工作效率。在此期间，还需要针对档案管理人员开展专门的技术培训，保证档案管理人员能够及时了解最新的管理技术和管理知识。在此基础上，针对部分工作表现和工作效果比较突出的工作人员，还可以为其提出表彰并设定合理的奖励制度，以此提升档案管理人员的工作热情和工作积极性，从而为教师人事档案管理工作提供更为全面的保障作用。

3 结语

综上所述，学校教师档案管理工作需要受到学校管理者的重视，档案管理系统数字化发展的过程中，为其提供必要的保障措施，通过师资建设、技术升级、延长档案管理有效时间的方式提升人事档案管理质量。在数字化发展背景下，从事学校教师人事档案管理的工作人员，需要不断提升自身专业能力，保证自身技术水平能够满足档案管理工作的开展需要。