大数据时代背景下的高校档案管理策略研究

章桂韶

（国防大学教研保障中心政治工作档案室，北京 100091）

目前，我国已经全面地进入了大数据的时代，对各方面都有着重要的价值作用，也为高校档案管理工作带来了前所未有的繁荣与发展机遇。“大数据”是现如今社会上的热点问题，对各行业的发展有着显著的作用，使人们意识到大数据的重要性。如何利用大数据进行高校档案管理，将档案管理智能化是每一位方案管理者应思考的重要问题。大数据的运用为档案管理者带来了机遇，同时也带来了挑战，大数据在提高管理效率的同时还能节省大量的人力、物力。因此，在新形式的背景下，高校档案管理者应加强该方面的学习，充分体现出大数据管理的优势。

1 提升档案管理者的素质

高校拥有众多高科技人才，档案智能化管理也应随之提升。所以，高校要加强档案管理者的培养力度，提高大数据的管理思维，保障他们不仅要具备专业的技术技能，还要提高计算机、信息技术等方面的知识，尤其是计算机系统和网络维护、安全等水平，提高大数据信息管理工作的有效性、安全性以及科学性。学校方面要重视基础性的工作管理，提升管理中的各个环节，使相关人员形成良好的服务意识，提高服务质量与水平。例如，学校方面应当强化档案管理者的再教育，从而适应大数据时代下对档案管理者的需求，加强知识的学习，提高技术技能，开拓管理视野，提高档案管理水平，从而适应大数据时代档案管理的工作需求。

2 完善管理机制，适应大数据时代智能化管理的需求

档案信息资源中存在逻辑性的关联，一旦录入信息就会形式数据库、数据字段等。在计算机网络化管理中，校方要尽早完善数字化档案信息，建立全面的、有效的智能化管理机制，并进行统一化的管理，提高数据库的安全性与完整性。建立完善的管理机制的关键在于规范档案的管理体系，确保管理工作的顺利开展。规范的管理体系应对管理工作者的每一个步骤都进行规范化处理，提出相应的要求。例如，在接受档案时，管理中要如何做，归档时要怎么做等，并给出详细的步骤。另外，安全问题是档案管理的重要部分，管理人员必须要具备足够的安全意识，严格执行每一个规定步骤。在新型的数字化贮存技术的支持下，可以帮助其制定有效的技术方案，使大数据档案管理更加安全、标准，既能保证实时的查询与浏览，也能对档案进行加密处理。在大数据的背景下，在统一标准的引导下，各部门之间应加强联系，以保证档案信息网络的通畅。首先可以制定相关的制度措施，加强部门间的沟通与交流；其次是定期举办部门员工的聚餐与联谊活动，并进行面对面的经验交流，使大数据档案管理可以顺利的推动与发展；最后，要对档案管理者进行专业的培训，提高他们的工作效率。

3 建立现代化档案管理理念

传统的档案管理比较复杂、繁琐，需要进行不断地重复工作，浪费了大量的时间和人力。在大数据的背景下，随着档案数据的不断增加，需要保存和管理的档案也随着增加，所以相关的档案管理者应及时更新管理理念，建立现代化的管理理念，利用大数据建立智能化的高校档案管理模式。首先，校方要做好宣传工作，让学校教师与学生了解档案信息化的管理方式，从而满足需要查阅资料的师生的要求。例如，可以邀请专业人士来校进行关于大数据的讲座，将教师与学生进一步的了解大数据的作用、价值，然后进行不记名的意见反馈，了解大家对大数据的看法最后根据反馈的内容进行深入的宣讲，让全体人员能深入地了解到大数据下档案管理的具体实施方法。良好的宣传效果是建立现代化档案管理的基础，也要树立为全校人员服务的意识。

4 依托先进设备

就目前的状况来看，大数据档案管理仍然处于初级阶段，并且出现了发展水平失衡的状况，缺乏较高的自动化水平，缺少智能化管理设备。大数据下智能管理需要有智能化、高科技设备的支持，如果没有这些支持，智能化管理只能是纸上谈兵。因此，要想实现智能化管理，就要建设先进的计算机网络，确保信息化管理整体效果的提高。只有在先进的设备支持下，高校大数据档案管理智能化才能实现。

总而言之，在大数据的背景下，利用电子设备与信息技术进行档案管理已经是社会发展的趋势。面对这样的趋势，高校应及时转变传统的档案管理思路与方案，加强大数据档案管理的宣传与学习，从根本上推智能化管理的发展。档案对于每一个单位的建立都有着非常重要的作用，尤其是在如今的形势下，人们接触和需要的信息会增加，因此，相关人员要做好档案管理的工作，将数据资源的优势充分地发挥出来。高校作为人才的培养基地，更应该加强大数据背景下智能化档案管理，从而促进高校的发展。