医院档案信息与数字化管理研究

李 璐

（广西柳州市柳铁中心医院，广西 柳州 545007）

医院档案信息记录了以往的医疗过程，在推进医院发展中发挥着重要作用，为评定医院各个科室、技术水平以及医疗活动等提供了参考。所以，对于医院而言，必须要高度重视档案管理的开展，并借助于现代化科学技术的运用，推进医院档案信息数字化管理水平提升，以此将医院档案的重要价值发挥出来。

1 医院档案管理现状

1）不重视开展档案管理工作。就目前而言，大多数医院在思想上对档案管理工作并不重视，将工作重点放在医疗与教研等方面。医院档案多方面内容组成，具体包括了病例类档案，科学类档案。人事类档案以及文书类档案等。其中，医院仅仅是对病历档案进行管理，而不重视对其他档案的管理。与此同时，有的档案管理人本身对档案管理的意义缺乏必要认识，甚至认为档案管理对促进医院发展毫无意义。与此同时，医院难以系统而全面地认识档案管理，更不重视借助于信息技术的运用进行相关的档案管理方面工作，忽视对档案管理信息化建设的投入，很大程度上制约了档案管理信息化发展进程。

2）档案工作标准化程度不高。现阶段，医院在实际开展档案管理工作之中过于地盲目与随意，以医疗设备档案管理为例子，仅仅是对贵重仪器进行档案管理，而不重视对小型设备的管理，亦或者在档案管理之中存在文件收集不全面、不遵循归档标准等问题。与此同时，在进行医疗设备档案管理中，仅仅是保存设备购买合同，而诸如保修维修记录、设备说明书等并未纳入管理范围中。

3）缺乏专业的管理人员。在医院档案管理工作之中，实施主体是档案管理人员，所以，工作人员的专业水平高低直接决定了档案管理工作质量。就目前的档案管理人员队伍来看，主要是以医护人员为主，其在上岗之前并未接受专业化与系统化培训，对于计算机技术的操作不到位，在实际开展档案管理中受到传统理念束缚，将大部分时间与精力用于档案分类、更新与保存等方面，而忽视对档案资料的开发与利用，难以充分地发挥出档案资料价值。而要想实现对档案管理信息数字化管理，关键在于工作人员要懂得计算机操作，深入地分析档案数据并掌握数据处理方式，而目前医院的档案管理人员正是缺乏了上述的能力。

2 医院档案信息数字化管理的主要问题

1）信息存储和纸张存储两者同时存在。当前，在医疗活动与科研活动中产生大量的会议记录与研究成果，医院通常来说用电子文件这种形式对上述内容进行保存与记录。这些电子文件可以在各科室部门间传递，对于提升各个科室工作质量与效率意义重大。然而，各个科室在完成对电子文件阅读之后，在保存文件时会采用纸质形式，而电子文件与纸质文件经常性同时保存，既浪费了医院的资源，又阻碍医院档案数字化管理发展进程。

2）电脑网络安全方面的问题。利用网络技术进行信息存储的优势在于空间小、便于传阅等，而网络之中存在各种威胁档案的安全性的因素，尤其是在各类网络病毒的影响下，数字化档案信息受到严重损坏，导致网络系统的瘫痪，影响医院的有效运行。

3）缺乏对数字化档案认识。虽然不少医院认识到开展档案信息数字化管理的优势，然而，在实际开展档案管理工作之中，医疗工作人员更多地使用纸张式办公模式，依旧采用人力方式进行文档传递与文档信息结语，难以体现出数字化档案的便捷性特点同时，增加了医疗人员的工作负担。

3 医院档案信息数据化建设策略

1）加强档案信息数据化建设观念。首先，强化组织领导。医院领导在思想上要重视档案信息化与数字化建设，并构建起完善档案管理制度，为档案信息数据化建设提供制度保障，提升档案管理的规范性、可行性与科学性。其次，转变传统落后的思想观念，无论是医院的领导者，还是档案管理人员，要转变传统的思想观念，认识到档案的重要价值，加强档案管理工作，将医院档案的经济价值与社会价值发挥出来。

2）构建起完善的档案管理制度。完善的规章制度是保证医院档案信息数据化建设顺利进行的基础，这就要求医院的档案管理部门，根据国家的档案信息化制度，根据医院档案信息化建设实际情况，根据医院发展情况进行制度规范与操作流程的制定，诸如电子文件管理规范等，以制度形式将档案管理利用范围以及标准明确下来，推挤档案管理朝着信息化与数字化方向发展，为档案管理人员开展工作提供必要的依据。

3）加大资金投入，构建资源共享平台。首先，强化资金的投入。充足的资金是保证档案信息数据化建设开展的基础，医院可以通过自筹资金以及争取财政两种方式来获得充足的资金。因此，医院要重视对档案信息数据化建设的投入，完善相关的软硬件设施，制定完善的建设机制，以此实现档案信息数据化建设顺利进行。其次，构建档案信息资源共享平台。构建医院档案管理信息化平台，完善档案信息管理软硬件，建立起统一的医院机构信息系统。再次，建设完善的数据库。医院档案具有复杂性与特殊性，必须落实信息分析与采集工作，加强对医院数据资料的收集，并进行数据的整理，从而完善数据库资源，提升数据搜索的速度，提高利用服务水平。最后一点是，制定完善的档案信息化管理机制。作为档案管理工作人员，应当根据信息化建设的标准，制定档案信息化建设方案，提升档案信息化管理质量，推进档案信息数据化建设朝着规范化、条理化方向发展。

4）强化信息安全的管理.首先，防御网络黑客的入侵。第一，加强软件管理技术的运用，定期地开展病毒查杀工作，并对信息系统安全运行状况进行测试；第二，定期地展开对数据的检测，为了避免医疗数据库遭到病毒侵害，要进行网络入侵防御系统设置，达到保护档案信息资源的作用。其次，增强档案管理人员的安全防范意识。首先，在使用数字专用电脑时，不可以访问外网；其次，不可以安装与使用无关的软件系统；最后，禁止打开来路不明的电子文件，不可使用U盘进行电子文档的移动。最后一点是，对磁盘之中的各种垃圾文件，由专业人员进行定期的清理，并对磁盘碎片进行整理。在开展数据管理工作之中，档案管理人员开展信息化设备的防御工作。磁盘中的磁记录在磁场的不利影响下会遭受损坏，磁盘之中的数据极容易丢失，所以，必须开展磁场周边的防御工作。

4 结语

综上所述，在信息技术广泛运用的背景下，医院在开展档案管理工作之中要重视对信息技术的运用，采取相关措施以推进档案信息数据化的建设，具体可以通过加强档案信息化建设观念，构建起完善的管理制度，加大资金投入力度，构建资源共享平台，加强信息安全管理等多种方式，推进医院档案信息数据化建设进程，为医院档案管理工作质量提供重要保障。