政府档案管理信息化建设刍议

路 平

（松原市总工会法律服务中心，吉林 松原 138000）

为了政府档案管理工作更好地进行，我们就要在国家档案管理部门的统一规划下根据本单位的实际情况进行全面的应用现代信息技术。在对档案信息资源处置的同时要利用好数据库技术和高速扫描技术，这样才能高效率的将纸质文件和声像文件等传统介质文件有序的转化为档案信息库的电子档案。合理地运用信息化到档案管理工作中可以帮助政府部门减轻工作的压力和提升工作的效率。

1 分析阻碍政府档案管理信息化工作的主要问题

1）虽然政府部门近年来已经开始对档案管理工作进行了信息化的融合，但是对档案信息化的参与度和建设关注度的力度还是远远达不到预期的效果。大多数觉得档案信息管理的工作很难取得优异的工作业绩和关注度。档案管理信息化工作需要组织各级工作人员共同努力，而不是简单地将档案管理工作交给普通的文员。由于部门领导对此项工作的重视程度不够就无法发挥出档案管理所具有的价值。政府档案资料带有一定程度的法律效力而且深受法律保护。这就要求档案管理人员要不断地提升自身的专业素质和工作上的严谨度。2）我国部分事业单位的档案管理信息化工作还停留在比较低的水准，在这样的情况下很难取得让人满意的工作效率和效果。同时，专业文员和专业监控部门将自己的工作步骤简化也一定程度的增加了安全管理的风险。要在档案管理工作的安全管理上实行针对性的安排和考虑，从而加大安全管理工作的重视程度和建设力度。由于部分政府人员的工作具有一定的机密性，就会导致人员信息的更新不及时，而加重政府档案管理的维护工作的难度。利用电子信息技术和现实的档案管理工作进行连接的深度和针对性都比较低，就很难取得让人满意的建设成效。3）档案管理信息化毕竟是在计算机上进行操作的，就不得不加大网络安全的投入。虽然我国的防火墙和身份验证的防范措施技术正在不断的完善，但是，还是要防范众多网上非法侵袭的行为手段。对那些公布的上网信息进行缜密的筛选以保证公布的信息都不具有机密性。

2 加强档案管理进行信息化建设工作重要原因

档案管理有着工作量大和长期性的特点，如果采用传统的纸张保存的方式，就会受到受潮而导致的文字看不清的问题，还有一些虫子的腐蚀和火灾等灾害的威胁。档案部门需要花费大量的资金和精力投入到档案管理当中，还有经常性的查阅和更新。在这样的工作当中还要保护原件不能遗失或者受损，这就给文档保管的工作人员带来了很大的困扰。而利用信息技术进行档案管理工作就会轻松了很多，可以利用平板扫描仪进行扫描，将扫描的信息及时的录入到电脑当中，进行保存。遇到需要更新的信息，只需要在电脑到查询到信息所在的方面进行更新和保存，直至目标档案的电子文件和纸质文件同步更新。而不像传统的管理工作那样的复杂，还有工作人员翻箱倒柜式的寻找目标，找到后打开文件袋进行手动的更新，在更新的过程中还要保证文件不能受到损害和遗失。这就很大程度上保证了档案的标准化和规范化。但是，大量的电子文档的电子化进程还是具有很大的难度的，在档案管理信息化的系统中还存在应用的软件混乱和规范化滞后的现象，这都对提高档案管理工作的整体效率水平有着很大的影响。信息技术的不断发展确实使档案管理的生成方式发生了巨大的变化，办公自动化和无纸化的出现帮助起草、催办、归档、签发等工作流程不断的简化。但是，我们在用机读电子文件的时候就会和纸质载体的档案产生很大的差异，当工作人员面临着众多的档案信息的时候还要进行精选，才能保证用户获得更为完善的服务。

3 政府档案管理信息化建设应该遵循的原则

在进行档案管理信息化建设的时候要遵循文档一体化和归档双轨制的原则，文档一体化是进行档案管理信息化建设的必要前提条件，要将办公自动化和档案信息化融合为一个整体。在我们进行一次的录入工作的完成之后，保证可以实现多次利用的设想。专业的档案管理人员要保证文件和档案在同一系统里进行管理。我们在归档工作的时候要遵循纸质文件和电子文件同时进行的原则，虽然现在的网络信息技术正在不断的完善，但是还是无法取代纸质文件的法律地位。我们国家档案局的规定也是要求纸质文件和相同版本的文件要一起归入档案库。

4 政府档案管理信息化建设的具体内容

1）在进行档案管理信息化基础建设的时候要加大软硬件基础设施的开发力度。要开发和利用好信息化的基础设施建设才能充分发挥档案管理信息化的作用。2）档案的标准和规范建设是政府档案管理信息化建设发展的重要保障，只有在保证电子文件和档案信息的资源共享和统一规范下才能保证档案信息的资源标识、存储、描述、查询、交换、管理和使用等工作的顺利进行。3）加大专业人才队伍的建设力度才是档案管理信息化建设的成功之根本。虽然网络技术的不断发展，但是档案管理工作还是离不开高素质的工作人员的操作。我们要不断地开展档案管理的技术交流会，让专业人员交流自己的心得，让他们在交流中不断地提升个人的素质。档案管理信息化就好比是一辆“好车”，那么专业的工作人员就是一个好的驾驶员。只有驾驶员的专业素质过硬，才能发挥出车的“性能”。所以，我们在建造一辆好车的时候也要去培养一批好的驾驶员，这样才能把车开得更好、开得更远。

5 保障政府档案管理信息化建设顺利进行的具体措施

1）在进行档案信息化建设的时候经济投入是十分巨大的，计算机、扫描仪、和光盘刻录机等设备都需要大量的资金投入。这就需要国家投入必要的专项资金进行支持，再加上政府档案部门筹集一部分资金，为档案管理工作创建有利的条件就可以有效地使档案管理工作更好的发展了。2）政府档案部门要完善信息化的一体化制度和归档保密制度，有了严格缜密的制度保障才能保证档案管理工作不会出现混乱和危险的局面。3）档案管理信息化建设需要高科技的技术和人才投入，这样才能高效的运用现代计算机技术去进行档案管理工作。高素质人才不仅可以灵活地运用计算机技术还要能完成计算机平常的维护和保养安全工作。在时代的不断发展下去对自己的专业基础技能进行创新，才能根据档案管理的实际情况进行标准化的工作。4）档案管理信息化建设是一项周期比较长且全面而又具体的工作，想要做好信息化建设不能单单的依靠某一个部门、几台计算机和技术人员所能完成的。它需要工作人员和机器高效的配合才能完成此项工作。在档案管理工作中运用信息化是社会发展的必要产物，我们要克服经济和技术的难题去更好地适应时代发展的需要。

6 结束语

通过上面叙述的政府档案管理信息化建设的问题分析和具体措施可知，想要高效地完成档案管理工作，需要政府部门加大资金和技术的投入支持。为了保证信息的准确性和真实性，档案管理工作人员就要实时的对档案的信息进行更新。采用信息化和纸质档案相结合的原则去进行录入工作，这样才能保证档案管理工作的科学性。当向公众公布信息的时候要反复的筛选，避免重要信息的泄露。最后就是在时代的不断发展下，对工作人员进行定期的培训以达到高效率的效果。