公安档案管理信息化面临的问题与对策

陈孝增

（福建省宁德市公安局东侨分局，福建 宁德 352100）

在现阶段，因为网络信息技术的不断深化发展，人们逐渐意识到公安档案信息在网络上应用的方便，也意识到对档案进行有效管理的重要性，于是人们开始将网络信息技术与公安档案管理相结合，在长时间的探索中提出了“公安档案管理信息化”的方法来深化档案管理体制的改革。但是由于受到传统的档案管理思想理念和其他外部的因素影响，在改革的进程中面临着很多问题，要想通过网络信息技术推动档案管理信息化，就必须要找到现存的问题，分析其产生的原因，并提出有针对性的策略解决问题。

1 公安档案管理信息化的现状

1）传统的管理思想。虽然在网络信息技术发达和档案管理机制不断深化的背景下，提出了公安档案管理信息化的管理思想，但是由于公安部门的有经验的管理人员仍然受到传统档案管理思想的束缚，在现实生活中真正使用信息化管理思想的人员较少，部分公安管理人员在对档案进行管理归纳的过程中，依然使用传统的容易遗漏的传统方法，从而导致公安档案信息化的方法在实际管理中没有发挥其便捷的作用，也导致管理体制改革的进度受阻，档案管理信息化的思想也无法进一步深入。

2）专业技能较缺乏。在对公安档案管理信息化的实施进程中，我们发现档案管理信息化的实行结果会产生地域化的差别，其主要原因是偏远的山村和经济发展水平较低的农村中，公安机关的相关管理人员存在着专业技能较差、专业水平不足的问题，除此之外甚至部分地区的网络信息的使用还没得到普及。专业技能的缺乏会导致部分单位管理人员对档案的整理标准不规范、不熟悉，档案整理归档过程中在分类、整理、编号、装订、卷宗封面填写的过程中存在的不规范行为，以及在对不同内容、类型的档案进行分类的过程中的疏忽现象。

3）管理机制不完善。由于受到传统的档案管理思想的影响下，部分公安机关对档案信息的管理重视程度较低，导致在对管理单位进行人员分配时，会出现对档案分类管理部门的专业人员较少、对人员分配的具体工作不规范的现象，各部门之间的相互合作没有规定的程序和负责的领域，从而导致在进行档案分类和装订的工作效率降低，没有将人员的专业技能发挥到最大化。

2 公安档案管理信息化的对策

1）转变档案管理思想。在网络信息时代不断发展和普及的大环境下，公安档案管理信息化的管理思想也在不断地深化，只有公安机关做到顺应时代的潮流发展，不断地在时代的发展中转变自己传统地管理思想，才能够尽到公安机关为人民服务的职责并且提高为人民服务的办事效率，所以，真正做到转变档案管理思想是非常重要的[1]。公安机关相关的专业行政人员应该重视档案管理信息化，将档案管理信息化的思想和方法灵活运用到实际生活中，根据日常生活中常见的档案管理问题提出行之有效具有针对性的策略。在具体的实施过程中，也应该将基层的公安档案进行信息化的分类和归纳，提高基层档案管理的办事效率和正确率，同时积极实施符合自身的档案管理需求评价体系，根据评价体系找出现阶段信息化的错误之处，在应用的过程中不断转变传统的档案管理思想。

2）提高人员专业素养。在对公安机关的档案进行信息化管理的过程中，公安档案管理人员是最直接的接触实施者，要想保证在档案管理信息化的正确，提高档案管理信息化的效率，就必须在加强管理人员专业知识的基础上，提高管理人员的档案信息化专业技能[2]。在对档案管理人员进行选拔的过程中，公安机关应该重视管理人员的专业知识素养和思想政治素养，作为公安机关档案管理人员应该具有较强的责任心、细心和较高的保密能力，从而确保在进行档案管理时减少基础错误，提高信息化管理的效率。除此之外，档案管理人员应该改变传统的思想，由被动地接受档案信息转变为积极主动的、服务性质的、全方位多层次的档案管理信息化，向各位领导和民警主动的提供具有 使用价值的资料信息，从而帮助办案民警可以在最短的时间内锁定犯罪嫌疑人的各种具体情况，提高抓捕的准确性和效率。

3）完善档案管理机制。公安机关档案管理人员在对档案进行信息分类、整理、编号和装订封面的过程中，由于每一地区的当地档案信息量比较多，在每一年对档案信息进行归纳整理时往往需要公安机关各个部门和人员的协作，在部门主要人员协作的过程中，常常会因为部分人员“懒政、怠政”的不当行为，导致档案信息的管理进度受到阻碍，因此从现阶段来看，要想提高公安机关档案管理信息化就必须要完善档案管理体制，将对档案的分类、整理、编号、装订等的具体过程进行统一的分配。例如：建立档案信息的收集制度，明确档案收集的范围、方法和具体完成任务的时间；对纸质的档案信息管理进行统一有效的分类和整理归纳

4）加强档案基础建设。从现阶段对于公安机关档案管理信息化的实行情况来看，实施结果明显呈现着地域差别。在经济发达、人员专业技术水平较好的地区，公安档案管理信息化的实施强度大，在进行信息化管理的过程中受到的外部阻碍因素较少，公安档案管理信息化的完成效率也高；但是，在一些经济发展落后、因为地处偏远山村的网络信息不好、基层公安机关的专业人员少的地区，公安档案管理信息化的实施情况较差，实施中受到内外因素的阻碍大，公安机关信息化的进度缓慢[3]。因此，要想将公安机关的档案信息化真正的落实到基层公安机关部门，就需要加强基层公安机关的档案基础建设，完善基层公安的网络信息技术，加强基层公安机关档案管理人员的专业知识和技能素养，转变基层档案管理人员的思想，提高对档案管理信息化的重视程度。

5）规范档案管理程序。在公安机关实施档案管理信息化的过程中，相关人员会发现在由乡、县、市、省，逐级递交档案管理信息时经常会发生各种问题，如：在将档案信息上交的过程中由于各部门之间没有规范的档案管理程序，从而导致档案信息出现上传速度较慢、进度较慢的问题；由于基层部分部门没有对档案管理人员进行专业的招聘和培训，从而在对档案信息进行核对时会出现管理人员的步骤错误、档案信息整理不对的现象，所以，规范公安机关的档案信息管理程序是非常重要的。例如：在基层的各部门设置专业的档案信息管理人员，可以通过给相关部门人员发放手册的方式，向各部门的档案管理人员传播公安档案管理信息化的重要性，同时向相关管理人员进行培训，提升管理人员的政治和职业道德思想，加强管理人员的专业知识素养，不断地规范和完善档案管理信息化的管理程序。

3 结束语

综上所述，在深化公安机关档案管理体制改革中，会遇到专业人员素养、传统思想束缚、管理机制不完善和基层建设较差等各种各样内外因素的问题，在面对这些问题时，可以通过提高管理人员的专业素养、完善基层档案管理机制、规范档案信息的管理程序和转变档案管理思想的方法，只有在实施过程中找到出现的问题、分析问题产生的原因、在不断的探索中找到解决方法，才会将公安档案信息化普及到各个公安机关，从而提高地方民警的办公效率，真正做到为人民服务的职责。