转变服务创新理念的档案管理信息化发展途径

马宏正

（广东开放大学（广东理工职业学院），广东 广州 510091）

利用信息化技术开展高校学生档案的有效管理已经成为高校档案管理的过程中使用的主要方式，与传统的线下纸质高校学生档案管理相比，利用信息化技术进行高校学生档案的电子化管理，能够有效的节约管理成本，让原本复杂的查找方式变得更为简单。同时随着信息化技术的革新，电子化的管理方式不仅节省了档案信息储存空间，同时也极大程度地提升了高校学生档案的保密性，因此充分利用信息化技术开展高校学生档案的有效管理已经成为现阶段高校档案管理的主要方式。

1 高校学生档案电子化管理的特点

为了将繁杂的高校学生档案内容进行有序合理的管理，利用信息化技术实现高校学生档案的电子化管理已经成为高校实行学生档案管理的主要方式，同时利用信息化技术实现有效的高校学生档案管理已经成为高校专职档案管理人员必须具备的一项专业技能。但是随着信息化技术的不断发展，各种新型的电子信息化技术和信息化管理方式更新换代速度已经远远超过了高校管理进程的改革，因此在利用信息化技术开展高校学生档案的电子化管理方面所暴露出来的问题也层出不穷，因此只有不断加快信息化技术的革新，提升高校学生档案管理人员的专业素质，统筹管理可能出现的多种信息化条件下高校学生档案电子化管理过程中出现的问题，才能有效地降低高校学生档案管理问题的出现，促进高校学生档案的长效发展。

1.1 查找档案资料的高效性

高校学生档案本身存储时间相对较长，因此数量较多，查找起来相当困难。而作为以数据存储为基础的电子化高校学生档案管理更多的是利用计算机核心，将所有的高校学生档案进行整理归纳，不但减少了由于翻找而产生的时间消耗，同时也能有效的保证数据资料存储不受地理环境的影响而损坏。在查找档案资料的过程中只需要通过计算机的数据库搜索查找就能及时有效的找到需求者想要找到的资料，极大程度的提升了高校学生档案管理能力，让高校学生档案的管理更加高效。

1.2 电子化档案资料的共享性

当前的电子化高校学生档案的存储都是通过计算机管理系统对高校学生档案进行管理的，由于计算机设备不仅具有存储功能，还具备一定的传输功能，这就导致档案的查找翻阅可以不用受到空间的束缚。只要在管理员管理过程中对部分账号进行特殊的查阅权限管理，就能够通过计算机终端对所需要的电子信息化高校学生档案进行设定。在传统的档案文件查阅的过程中，需要的不仅仅是档案管理人员每天进行的日常管理，在进行查找过程中还需要使用者通过查询备份等方式才能进行查找传输，不仅消耗了大量的人力物力，同时也增加了查找的难度。而通过电子化档案的有效管理，花费较少的人力和较短的时间就能够获取使用者所需要的档案内容，这种共享性也正是符合现在快节奏的生活工作方式。

1.3 电子高校学生档案管理的保密性

高校学生档案是一个高校长久以来发展的重要数据支撑内容，只有做好高校学生档案的保密管理才不会让高校的核心秘密流失。近年来随着保密管理要求的不断加强，违反保密要求的人员已经被列为违法犯罪行为，但是即使如此，一旦高校学生档案流入社会仍旧会为高校带来不可估量的损失。而利用电子信息化信息管理，将所有的高校学生档案内容在涉密计算机中进行存储，同时设定专门的查询系统和查询权限，不仅能够加强高校学生档案的管理，同时也能提升高校学生档案保密的有效性。在传统的高校学生档案管理过程中，需要查询的档案往往会通过复印的形式进行传播，不仅使档案的保密性降低，同时还会造成档案流入社会的风险，但是通过信息化涉密计算机的使用，则有效提升了电子高校学生档案管理的有效性，减少了高校学生档案管理储存风险的产生。

2 档案管理在高校管理中的重要性

如今，快速的经济发展导致人才的不断增加。在档案管理过程当中，管理人才扮演着较为重要的角色。如果档案管理方面的人才不足，则无法有效地管理档案[1]。因此，在管理过程中加强人力资源建设可以促进高校档案管理的发展。但是，现实和理想总是相反的。如上所述，当前在文件管理工作中只有很少的高素质专业文件管理人员。部门的转移不利于档案的有效管理。这间接表明，在文件管理过程中，如果没有专业的文件管理人员，将很难促进业务健康发展。

高校本身的档案管理是为了有效地记录高校发生的多种重要事件，其中不仅仅记录了高校已经发生的重大历史事件，同时也对现阶段高校本身的管理情况进行了详细地记录。这些记录的保存不仅是对高校发展起到了重要的参考作用，同时也是对高校发展情况进行的记录，以此保证高校的市场占有率。因此，高校档案的管理对于高校的招生占有率和未来的发展非常重要。因此，高校档案管理要进行创新性的改变，才有助于高校的发展。

首先，在档案管理方面，除了缺乏现代管理技能外，高校管理者也缺乏对档案管理的重视，没有把档案管理作为高校实施的永久性机制角色。当前电子信息技术的飞速发展，中国各行各业都在逐步改变管理方式，电子文档管理的发展和应用，可以促进文档的系统性和可视性。除此之外，作为管理人员应当充分认识到档案监督管理的重要性，在开展档案管理的过程中应当建立起针对高校实际情况的档案管理模式，从而实现高校档案的规范化管理机制。最后是档案收集不足。高校档案具有专业性，涉及教学、管理、基础建设等多个方面，使高校档案多样化、复杂化。收集存档数据困难且质量低下，没有硬性格式和统一的记录书写格式的形式。某些材料受实际工作的限制，无法及时提交，导致丢失档案，并影响档案的使用价值[2]。

3 电子化高校学生档案管理存在的问题

3.1 信息化设施不符合档案管理要求

可是因为需要投入大量的资金，很多高校在电子化高校学生档案管理方面仍旧存在一定的问题。一是因为电子化高校学生档案管理设备需要的专业系统较多，很多硬件设施都不能完全支持，因此需要购买专业的档案信息管理计算机。为了保证电子高校学生档案的保密性，因此在购买计算机的过程中就需要管理者投入大量资金购买专业的涉密计算机，因此很多高校都会选择退而求其次购买不符合档案管理要求的计算机进行档案管理。二是因为电子化档案管理系统的特殊性，导致其与很多计算机的系统不兼容。一般来说为了保证高校各项档案不会丢失，高校管理者会安排专业的档案管理公司对高校内部的档案管理系统进行一定的建设，但是由于建设方式和设计方案的不合理，导致电子化高校学生档案系统的实际内容与计算机软件系统不兼容，最终制约了电子化高校学生档案的有效建设。

3.2 档案管理人员的管理能力缺失

在真正管理的过程中我们可以发现，由于受到信息化创新能力的影响和人员学习意识的制约，导致很多档案管理人员觉得电子化档案管理的难度较大，因此不愿意开展信息化档案管理技术的培训，因此严重影响了高校档案的管理能力缺失。另外由于高校学生档案的保密性相对较高，就需要相关部门专业人员实时的对档案进行监督管理工作，在此过程中档案管理人员必须具备一定的专业知识和大局意识，在进行档案的有效管理过程中不仅要利用所学习的电子档案管理方式对高校档案进行有效的管理，同时也要明确档案在整个高校发展历史中的重要意义。但是仍旧有很多档案管理人员档案管理的大局意识缺乏，认为档案管理的必要性不强，因此在进行档案管理的过程中敷衍了事，造成档案管理的有效性缺失。

3.3 电子化档案管理系统的推进性不强

通过数据调查可以发现，当前虽然国家对于档案、保密等高校管理方面的要求不断深化，很多高校也在根据相关的要求做到了这方面的有效管理，但是由于管理方式以及线上管理技术的缺失，导致档案管理的有效性仍旧较低，档案管理的水平仍旧参差不齐。其表现出来的具体情况就是，国有高校档案专项管理要求较为严格，私有高校档案专项管理能力相对缺失，因此加快电子化档案管理系统建设，统一我国所有高校的档案线上管理标准，设定专业的电子化档案线上专项管理平台，以高校各项专项档案内容为基础，才能有效地推动高校的电子化档案管理系统建设，促进电子化高校学生档案的有效管理。

4 提升电子高校学生档案管理方式的对策

4.1 加快基础设施建设，优化高校学生档案管理水平

对于一个高校来说，做好高校学生档案管理是稳固高校发展的重要举措。为了加快档案管理的有效性，通过多种信息化设备来完善高校学生档案管理方面的缺失，就成为现阶段高校档案管理的重要内容。但是要想完善高校信息化高校学生档案管理，最主要就是做好专业电子设备配置。高校档案管理的缺失在于高校档案管理具体设施的缺失。为了提升高校学生档案的管理能力一是应当建立专门的电子高校学生档案阅览室，安排相关部门专门的管理人员对电子高校学生档案进行维护。二是配置专门高校学生档案使用计算机，确保电子档案不会受到损坏或失窃。

4.2 针对员工管理实际，增进档案专业人员培养能力

实现电子化高校学生档案的有效管理，主要是通过专业的管理人才培养，才能有效地提升档案管理的实际水平，推进电子化高校学生档案的全面建立。为了实现有效的电子化高校学生档案管理，一是安排专业的培训机构，系统的对高校中档案管理专责进行培训，通过系统的培训，确保高校内部的档案管理人员的专业性不断提升，减少档案管理中存在的缺失。二是端正高校档案管理专责的管理意识，让其明确自身工作的职责，认识到档案管理的重要性，最终提升高校电子化高校学生档案的管理能力。

4.3 根据档案管理要求，提升档案管理系统建设速度

在专业的档案管理中，首先要明确档案管理的重要性，因此在进行高校学生档案的管理中一是要制定明确的档案管理实施细则，划分出不同档案的不同管理方式，针对电子化高校学生档案管理平台的特殊性，确定相关制度，确保整个管理过程有据可依。二是通过咨询专业人员，在高校内部搭设专业的高校档案管理信息化系统，在保证高校学生档案不损坏的前提下，提升高校的档案管理能力。三是通过交流沟通的方式，了解其他高校档案管理的优势，通过不断地学习和改进提升高校学生档案管理系统的建设水平。

4.4 转变档案管理思想，增进档案管理部门协调

档案管理质量的提升对于高校的经营管理水平有着直接的影响。一是对于高校管理人员来说，应当不断重视档案管理，加快部门之间的协调。从而提升档案管理质量。高校领导人是一个高校发展的核心，作为领导者要明确高校的发展方向，从而通过提升领导本身的档案管理意识，增进高校的内部管理能力。高校的档案管理不仅仅只是做好纸质档案的有效管理，同时也要做好档案的规范，提升档案管理人员的发展管理意识，从而不断优化档案管理质量，实现档案的高效管理。二是作为档案管理人员，应当树立正确的价值观念，明确自身工作的重要性和责任，在管理过程中对于突发的安全事件应当及时进行上报处理，规避可能出现的档案管理问题。在现有的基础上增进部门之间的协调工作。三是通过创新的档案管理模式，以部门协调为基础，优化陈旧的档案管理理念，从而不断推动高校档案的优化管理，从而实现档案的高质量管理。

5 总结

高校学生档案管理是高校发展的重要组成部分，在高校发展的关键时期，通过对于高校学生档案的有效管理，能够减少了高校的经济损耗，促进高校的长足发展。在高校不断发展的过程中，只有管理者认识到信息化管理方式在高校教育教学过程中所产生的经济效益，才能重视电子化高校学生档案建设的重要性。为此，本文通过对于电子高校学生档案的特点进行分析，结合现阶段高校实现电子高校学生档案管理过程中所面临的多种问题针对性地提出了部分意见。以求能够通过高校电子高校学生档案的有效管理，提升高校自身的市场竞争力。