试析大数据背景下不动产档案管理发展趋势

2021-04-15苑闯

卷宗 2021年10期

苑闯

（秦皇岛市不动产登记中心，河北秦皇岛 066000）

随着房地产业的快速发展，不动产登记信息量迅速增加，而且此类档案信息非常重要，一旦丢失或损坏，就会影响不动产管理的秩序，这也就突显了保障不动产登记信息完整性的重要性。在大数据背景下，不动产登记工作可以更好地做到有效整合，避免有效信息的损坏或丢失，进而能够为不动产领域提供各项决策根据。

1 优化不动产档案管理工作的现实意义

不动产项目一般具有区域多分散，人员不稳定的特点，用陈旧的管理模式进行档案管理，容易造成信息拥堵，而现代化信息管理技术的加入则能够有效跨越时间和空间上的局限，实现外部项目管理人员及时有效获取企业内部信息，提高工作效率，有助于更好的实现档案的价值。与此同时，有效消除企业与监理、建设以及设计等主体对接屏障，促进项目管理人员之间的沟通交流，切实提高工作质效，为进一步做出科学决策提供依据和参考。随着不动产行业的不断发展，各大楼盘的存量房和新建房之间交易频繁，因此很多涉及房产档案信息管理的问题逐步凸显。在此背景下，如何做好新时代下的不动产档案信息管理至关重要。主要体现在，一是不动产档案管理助推资信制度的建立。当今社会的房产交易中，买卖双方的约定无法明确产权、使用权和归属权，不动产档案信息管理能够提供各项专业的信息，包括买卖双方的记录信息等，从而为不动产产权变化提供必要的资信证明。二是不动产档案管理为简化房产交易过程提供必要基础。信息化与纸质化相结合是目前不动产档案管理的主要管理方式，专业的不动产档案管理能够有效实现资料查找的精准性和高效性，为不动产交易双方简化交易流程提供了现实基础。三是不动产档案管理为解决一房二卖、重复抵押等现实问题提供了有效途径。现阶段，国内的不动产档案管理制度已经形成，建立并完善对于不动产信息的管理迫在眉睫，是避免不动产交易的重要方向，也是更好的维护人民合法权益的必要手段。

2 不动产档案信息管理的不足

1）档案管理模式陈旧。虽然我国已通过颁布不动产档案管理相关条例和法规规范不动产档案管理，但由于不动产信息涉及民政、公安、法院、林业等多个部门，档案分散在不同的部门中，传统不动产档案管理模式难以实现规范化要求，对不动产档案管理工作的开展造成了严重阻碍。因为不动产档案管理数字化程度不够，信息的转化与传播渠道有限，相关职能部门进行不动产档案管理与利用时无法实现信息共享，增加了不必要的工作程序，降低了工作效率。可见，由于缺乏先进的档案管理模式，使不动产档案管理难以实现预期效果，与实际需求之间存在一定差距，创新不动产档案管理模式迫在眉睫。

2）档案安全工作存在一定程度的盲区。作为重要的档案材料，特别是不动产产权档案，其作为永久性档案来说，在形成时就已经终生为档，所以如何做好档案安全工作是做好档案管理工作的前提。对于现阶段不动产档案管理的方式来说，尽管大部分管理部门也做了一些基本的保护措施，但是我们必须清楚的认识到，档案安全工作依然存在一定程度的盲区，与达到多方位、全覆盖的保护在保管方式和保护措施方面仍存在很大的差距。同时必须注意，不动产档案中存在有很多都是纸质文本且均为孤本无可替代，若遇到火灾等突发或保护措施不力以及不可抗力的情形，档案极有可能被毁灭，再无可替代的资料，造成极其严重的后果。

3）专业管理人才匮乏。人才在档案信息管理中有至关重要的作用，一线技术人员更是不可替代的角色。目前，专业化综合型人才严重匮乏是不动产档案信息管理建设迫切需要解决的问题。不动产档案管理中，管理者不仅需要具备档案学专业知识、不动产登记业务知识和计算机信息技术知识等多方面的知识技能，更要树立终生学习的理念，根据不动产信息登记和查询的变化情况进行针对性培训学习，提高服务意识，满足信息查询需求。在人才配备不充足的情况下，档案管理可能会出现分类不详、体系不全和整合有误等现象，给档案信息管理带来一定风险，制约不动产档案信息管理向信息化、规范化、共享化方向发展。

3 大数据在档案管理中的应用

1）构建云端档案存储平台。大数据实质上是所有网络用户查阅浏览后留下的轨迹，包含用户个人的喜好、需求等重要信息，大数据信息技术在此基础上对信息进行整合筛选，从而获得想要的资料和数据。大数据技术合理运用到不动产档案信息管理中，需要构建大容量档案存储平台，确保其存储空间能满足数据筛选和管理的需求，奠定展开大数据信息管理技术的基础。利用大数据信息筛选系统对以数据方式存储于云端的信息进行筛选，剔除其中不必要的数据，就能得到需要的数据。数据存储形式除了文字、图片外，还可以是音频或视频文件，方便人们对数据查询利用。构建云端档案存储平台，不仅丰富了档案管理类型，提高了资料利用率，而且还实现了档案的远程调用和双重存储，保证不动产档案信息的完整性。

2）健全档案管理流程。不动产档案信息量庞大，相应的信息管理流程也非常复杂。当前的不动产管理流程大多需要完善，才能满足不动产登记管理发展的需求。要想完善不动产档案管理流程，首先要确保管理流程与管理规范合乎要求。另外，不动产档案登记部门要建立不动产单元制度，保证登记编码的全面统一。如果将大数据技术应用到档案信息资源管理中，可以促进不动产档案的规范创建与管理。统一的不动产档案编码方式可以保证多种档案资源的统筹规划，对于保存时间长、利用价值高的档案信息需要构建新的管理机制，保证其长效利用，有了分类编码制度就可以更妥善地保存不动产登记资源。

3）统一思想认识，强化科学管理意识。首先，不动产企业档案管理要求管理人员应具备较强的责任意识，持续推进具备扎实专业技术的档案管理人才的引进工作，在档案管理人员中强化队伍建设，推进队伍中人才专业技能的不断提高。落实档案管理责任制，严抓纪律建设。其次，在加强队伍建设的同时也要求不动产企业的领导统一认识，提高重视，不断深化，使领导们到档案管理工作在企业运营中的重要作用，加强对在职的档案技术人员有针对性的授课培训，通过交流岗位和脱产教育等多种方案，多方面、多角度为档案管理人员提供管理技术，提供基础条件，逐渐形成专业、完善的信息化管理技能和科学管理的工作意识，以期形成科学系统的档案管理知识储备。最后，切实增强队伍建设，定期组织档案管理人员进行业务培训，提升管理人员的业务水平，有效提高不动产档案管理质效，通过组织业务竞赛和岗位练兵的方式，建立档案管理人才库，发挥人才带头作用，以解决档案信息化管理上存在的诸多问题。