境外档案管理工作模式与策略

王红波

（东方地球物理公司国际勘探事业部，河北 保定 072750）

“十一五”以来，随着“走出去”战略的深入实施，东方地球物理公司国际物探市场快速打开，国际业务不断发展，也面临着新形势、新任务。东方地球物理公司国际勘探事业部境外档案资料作为一种信息资源，作为境外项目生产、科研和经营等活动的真实记录，作为与单位同发展的无形资产，既具有自身档案工作特点，又在单位生产经营各方面起着重要作用。是境外项目发展和真实记录。起着无法替代的凭证、参考、宣传、和教育作用，是企业的巨大财富。随着国有企业改革的不断深入、现代企业管理水平的不断提升以及境外新业务的不断发展壮大，各类载体的档案文件也大量产生。

为适应档案业务发展，利用现代信息设备更好的管理和使用档案，中国石油集团公司建立起档案管理系统（简称E6系统）统一档案信息资源管理平台。东方地球物理公司国际勘探事业部作为集团下属单位，充分利用E6系统这一平台，结合本单位海外档案管理现状，以创新作为档案工作发展的推动力，以服务单位发展作为档案工作的主题，形成了一套应用于境外档案管理工作的新模式，极大地提高了档案管理信息化服务水平，推动东方地球物理公司境外档案管理工作向更高层次不断迈进。

1 境外档案工作及存在的问题

1.1 境外档案管理工作现状

1.1.1 当前境外档案管理的总体思路

境外档案管理按照各职能部门和各小队队长具体负责所管辖部门内的档案工作，基本遵循“谁产生、谁负责、谁管理”的原则。

1.1.2 境外档案工作涉及的部门

境外档案工作涉及的部门较为广泛，主要包括：财务、设备、HSE、人事、办公室、作业支持、市场开发等部门以及野外地震队。

1.1.3 各境外机构档案工作现状

各境外机构领导绝大多数较重视档案管理工作，并且有少数境外机构成立了档案工作领导小组，由境外一把手亲自担任组长。大部分境外机构设立了专门的档案库房和档案柜对以往的资料进行了保存，并建立统计台账；有极少数境外机构建立了各种档案制度并设立兼职的档案管理人员系统的对本机构的档案资料进行了整理、归档、保存。

1.2 境外档案管理工作中普遍存在的问题

1.2.1 境外机构工作人员档案意识比较淡薄，档案工作没有得到足够的重视

主要表现在三个方面：

一是领导实际重视不够，兼职工作人员档案意识淡薄，还达不到档案管理的要求。存在说起来重要，做起来次要，忙起来不要的普遍现象。

二是存在档案工作与单位管理体系不相干的模糊认识，没有把档案工作纳入单位生产管理和质量管理体系当中。

三是文件形成和保管分散，档案收集比较困难；缺乏有效的档案业务指导。

1.2.2 档案管理力量还较为薄弱

一是队伍不健全。境外各机构没有专兼职档案管理人员，基本都是谁产生谁保管，好点项目会把档案资料集中到所管辖部门（专业）总监手中，且变动频繁，档案管理专业化程度不高。

二是管理质量不够高。档案管理工作流程不规范，缺乏系统学习和指导。部分机构对于档案的管理只是简单的保存。

1.2.3 档案管理方法还较为落后

一是管理方式陈旧。个别档案管理工作做的较好的境外机构，也仅限于把档案资料保存在档案库房与进行了登记，档案整理、编目、检索没有完成，没有按照公司档案整理规定的要求，致使档案整理质量不高，查找速度慢。

二是资金保障不到位。一些境外机构没有单独的档案库房和档案柜以及档案整理保存所使用的必要设施设备，在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。

1.2.4 档案管理内容存在脱节现象

一是档案门类不够准确。大部门境外机构没有对档案资料分类，只是按照工作性质的不同而进行了简单的划分，影响了整个企业档案的系统性和完整性。

二是文件资料个别丢失现象。由于历史的或保管不善等原因，个别档案资料存在断档现象。

2 境外档案管理模式

鉴于境外档案工作中存在的问题，根据中国石油集团公司、东方公司关于档案工作要求，对各境外机构档案工作进行了深入摸底调查并多次广泛征求意见建议，提出了新的境外档案管理模式与策略。

2.1 管理原则

为便于集中管理、集中应用，境外档案工作采用集中统一的管理原则。

2.2 管理模式

各境外机构和地震队均须设置专兼职档案管理人员，实行一把手、队经理、专兼职档案管理人员三级负责制。

2.3 管理责任

各经理部、项目组、总部直属办事处一把手是境外档案管理的第一责任人，地震队队经理是小队档案管理的第一责任人。

各层级管理职责分别是：各境外机构一把手负责牵头负责本单位档案管理工作。各地震队队经理牵头负责本地震队各种资料的形成、积累、整理、统计、上交经理部工作。专兼职档案管理人员负责本机构全部档案的收集、整理、归档、保管、借阅、鉴定、并提供利用服务工作和统计上报工作；指导本单位文件材料的形成、积累、整理及归档工作，对档案管理工作质量和文件材料的归档质量负责。

3 境外档案管理策略

制定境外档案管理策略的指导思想是：紧密围绕境外业务工作需要，以“加强领导、规范管理”为抓手，突出抓好制度、工作人员队伍和基础设施“三项建设”，进一步利用好培训、宣传、督导“三种手段”，初步建立境外档案管理工作体系，努力提高境外档案工作水平，为境外业务提供档案服务，促进境外业务不断发展。

主要策略包括以下五个方面：

3.1 切实提高总部、境外机构领导的档案意识，为境外档案工作打好领导基础

一方面，通过对境外各级领导加强关于档案管理政策和文件精神的宣贯，使境外机构领导更进一步认识到档案管理工作的重要意义，对档案工作给予更大的支持。另一方面，发挥制度约束作用，实行境外机构档案工作“一把手”负责制。

3.2 突出抓好制度、工作人员队伍和基础设施“三项建设”

1）加强制度建设，制定《境外档案管理暂行办法》，规范境外机构文件归档范围、归档时间、档案保管、档案利用及管理体制，使境外档案工作有章可循；要求各境外机构根据工作内容和流程制定本机构的归档范围、档案管理人员职责、归档办法等规章制度，形成境外档案制度体系，为档案工作打好制度基础。

2）加强工作人员队伍建设，要求各境外经理部、项目组、办事处设专兼职档案管理人员，境外各个生产小队设立兼职档案管理人员，责任必须到人，为境外档案工作提供人力保障。

3）加强基础设施建设，各境外机构要配置档案整理专用设备工具，并且有条件的境外机构要设立专门的档案库房，为境外档案工作提供物质保障。

3.3 加强档案业务培训，提高档案人员的自身业务素质和管理水平

一方面，加强培训。采用分批次组织专兼职档案管理人员加强档案管理政策及单位档案工作制度、规范及业务流程的学习，进一步提高档案人员的业务素质和管理水平；同时还可以挑选部分业务较好的人员参加外部更高级别的档案管理培训与学习。另一方面，每年度组织一次境外档案工作交流会，交流总结工作经验，相互取长补短，并为下一步工作提供思路。

3.4 加大宣传工作力度，提高全员档案意识

一是利用岗前培训等机会对上岗人员进行档案知识的讲解，增加员工档案意识；二是利用办公网络对国家《档案法》、东方地球物理公司档案管理规定及公司文件进行宣贯；三是及时将档案管理相关材料送到境外各机构参考学习；四是借助“国家档案日”对档案工作进行宣传。

3.5 定期检查督导，促进工作水平不断提高

一是实行“两个纳入”，将档案管理工作纳入国际部质量管理体系当中、将档案工作纳入领导考核当中，从制度上约束。

二是建立档案工作检查制度，经理部每半年向总部以书面的形式汇报一次，每年底对各经理部进行检查或抽查，对存在的问题及时督促整改，确保境外档案的齐全、完整和安全。

国际部境外档案管理模式已形成，档案管理策略已广泛应用到各境外业务单位，形成了一套较为完整的境外档案管理规范化制度和体系，经过初步实践，集中统一、分级管理的境外档案管理模式，以及以“加强领导、规范管理”为抓手，突出抓好制度、工作人员队伍和基础设施“三项建设”，进一步利用好培训、宣传、督导“三种手段”的境外档案管理策略，既符合档案管理规范、又符合境外档案管理工作实际，既具有政策性又具有可操作性，是一套较为实用的管理体系。下一步将在不断使用的过程中不断创新、完善，使境外档案工作服务单位发展的职能进一步深化。