人性化理念在企业单位档案管理中的应用措施

2021-04-15孙彦玲

卷宗 2021年10期

孙彦玲

（黑龙江省哈拉海农场，黑龙江齐齐哈尔 161000）

企业单位档案管理应当具有人性化的特征，强调根据企业单位的服务对象需要提供针对性的开展档案服务，进一步挖掘企业单位的档案潜能，实现档案员与用户充分的交流，从而更好的体现档案的使用价值。人性化的档案管理理念是提升企业单位档案企业质量的重要举措和必要渠道，是信息化时代消解档案信息化建设软硬件不足的必要手段，是提升档案服务质量的必由路径。

1 人性化档案管理的理念内涵

人性化档案管理的核心是从用户的档案使用需要出发，构建一个科学的控制、调节与供给服务体系，真正的激发档案管理人员的工作热情，提高档案管理工作的创新性，围绕着用户的需要实现档案管理方式方法的转变。

1）改革档案管理方式。人性化的档案管理促进了档案管理技术的升级，强调根据用户的档案使用需要不断引进新型的档案管理技术。档案管理技术越发重视实用性，强调基于档案使用的具体需要引进合适的档案管理技术，档案管理工作将更加高效，档案管理人员的地位被高度的重视，从而形成了一个档案员主动学习和自主提升的氛围，基于现有的人才情况配置软硬件设备，引导档案员及相关人员主动投入到档案管理工作当中，在群策群力的氛围中更好的满足用户对档案的使用需求。

2）柔化档案管理制度。企业单位践行人性化的档案管理方法，有助于提高档案管理科学性，进一步根据基层档案的实际需要细化档案管理制度，改进档案管理标准，简化档案管理程序，把一系列复杂的、难以适应基层的，高成本的档案管理制度剔除掉。人性化的档案管理制度使得基层企业单位的档案运行不再依赖上级行政命令，基层档案管理人员对档案企业充分自信心，各部门档案管理人员会形成多方配合的机制，档案管理的专业性更强，档案企业的建设性更高，档案用户与档案管理人员的沟通更加畅通，档案员职业得到充分的尊重，档案员与用户的对立情绪逐渐降低，两者建立了更加信任的关系，由此形成了更加良好的档案管理工作氛围，提高了档案运转效率。

3）提高档案员的素质。人性化的档案管理工作方式从现有的档案工作情况出发，档案管理制度更加合理，档案员的发展空间更大，档案员的积极性被充分的激发出来，运用人性化的方式进行档案管理有助于保证档案管理工作的质量，促进档案管理人员自觉提高档案服务水平，推动档案人员从服务态度、业务能力、技能创新、制度优化方面自主进行改革。这种情况下为档案员的发展提供了更好的平台，推动了档案企业更加快速的发展，解决了传统档案管理工作中因档案员而暴露的各种问题。

2 人性化档案管理的实践措施

人性化理念用于档案管理应当尊重档案管理者，关怀档案的使用者，强调构建档案管理者与使用者之间的裂缝衔接机制，在信息化的技术手段辅助下满足档案使用者的个性化档案使用需要。

1）及时更新服务理念。为了提高档案管理的有效性，应当及时的更新档案管理服务理念，强调把人本理念融入到档案管理工作体系当中，进一步消除以往重物轻人的档案管理方式，树立以服务为宗旨的档案管理思想，充分的把握档案管理的实用价值发挥出来。首先，更新档案管理理念，优化档案管理的目标，真正的把服务放在档案管理工作的重要地位，档案管理人员应当真正的围绕着使用者的需要创新档案管理方式，强化档案管理工作能力，真正的在档案管理中满足用户的使用需要。其次，档案管理者需要积极与档案使用者保持良好的沟通，加大档案使用需求的调研工作力度，做到遇见性、提前性、科学化的服务，强调根据自身的专业知识解决档案使用者的具体问题，从而达到科学化的档案管理目标。例如，围绕着业务工作的专题组织开展一系列的专题档案服务。围绕着编写地方史志，举办荣誉展等开展一系列的档案服务工作。应当发挥档案的最大使用功能，主动提供优质档案服务，达到提高档案服务有效性目标。第三，档案管理在传统的PC端平台逐步的将移动互联网端转变，各种APP的开发更好的适应性新型档案供给的需要，档案管理人性化将在大数据技术支持下提高服务水平。信息技术的发展促进档案人性化管理理念的升级，现代档案管理人性化是建立在高新技术基础上的人性化，是真正解决档案员创新力，满足用户个性化需要，实现高效率档案服务的人本体系。

2）优化归档工作方式。人性化档案管理工作还要指向档案服务实践，强调发挥档案管理人员在档案管理实践中的积极作用。当前情况下，应当从档案管理人员少，档案管理技术待更新，大型档案管理设备不断引进的现实出发，加大对档案员的服务力度，解决档案员工作中的问题，着力消除各种因素对档案员工作的干扰。例如，需要形成完善的档案收集、整理、归档与传输服务的共享机制，强调企业单位部门兼职档案员与专职档案员的密切配合，从而更好的分担档案管理工作的压力，提高档案服务的整体质量水平。进一步挖掘档案的实用价值，强调从提高档案利用率角度优化档案管理工作方式，消除传统的档案管理规则对档案员工作限制，进一步依靠信息技术辅助档案员开展好具体的档案管理业务。只有不断优化档案管理方式，大力形成档案管理的部门配合机制，实现OA办公系统，档案存储系统、上级档案局与基层企业单位良好沟通机制，这样才能优化档案服务的范围，扩展档案收集的内容，并且在合理的奖惩机制下激发档案管理员的活力，促进档案管理人员主动投入档案管理创新，达到全面提高档案服务质量的目标。

3）改善档案管理环境。环境对于档案管理人员与档案使用人员都有重要的作用，当前优化档案管理工作环境既指向优化档案管理的实体环境，同时还要优化档案管理的虚拟环境，强调在信息技术的基础上实现档案管理与服务工作的全面升级。首先，应当优化档案管理工作环境，强调配置智能化的档案管理设备，实现档案管理的全自动化，依托信息技术对档案管理环境进行改变，从而自动化的控制纸质档案管理工作。其次，依托专业机构开发档案管理系统，实现电子化档案数据信息的快速有效处理，做到档案管理库房、办公、整理与阅览的全分开，应当尽可能的为用户创造一个良好的工作环境，这样才能满足用户的人性化档案管理需要，达到全面提高档案服务质量的目标。例如，应当优化档案管理办公环境，强调对档案管理室的色彩、温度等进行全面的科学化控制，配置高标准的计算机设备，配齐必要的纸质档案向信息档案转换的设备，从而促进珍贵的档案尽快的信息化。还要优化档案室的功能布局，实现档案高效的传递运转。大力进行档案管理部门的人文环境建设，强调优化档案服务榜样，着力给用户提供一种宾至如归的感觉，让用户在借阅档案时获得良好的服务体验，从而在档案管理中强化实践效能。