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交通执法领域档案管理问题研究

2021-04-15白四娇

卷宗 2021年10期
关键词:交通档案管理管理

白四娇

(宁津县交通运输局,山东 德州 253400)

现在,在我国的交通执法领域的档案管理存在很多不足,其中一些对执法的发展产生了严重影响。本文的重点是改善交通执法领域的文件管理,以确保交通运输业务的持续健康发展。

1 交通执法领域档案管理的重要性

运输业对经济和社会发展具有重要影响,运输业的健康发展可以直接促进社会经济的发展。交通执法是交通运输和交通事务中及其关键的部分。档案管理在交通执法中尤其重要。交通执法档案是交通管理部门执行交通执法时创建的各种文本、音频、视频和电子文档。这些材料具有极大的使用和研究价值,是交通执法人员的真实记录,并且是保护道路产权的重要证明。交通执法文件和交通管理是紧密联系的。两者都是必不可少的。近年来,由于交通执法事务中经常发生违法违规行为,如道路产权补偿案件、当事方不配合执法、对法律的暴力抵制等,执法档案特别以“主题教育”为宗旨活动,充分利用执法文件,深入分析和数据分析,与服务目标的积极联系,扩展工作思路,改进执法流程,减少批准时间限制,提高工作效率并在法律上取得巨大的经济效益和社会效益执法过程:做好交通执法档案管理,不仅可以提高档案的使用效率,而且可以为交通运输和领导决策的经济社会发展提供科学、准确、有效的指导。

2 目前我国的交通执法领域档案管理所存在的问题

对于交通执法机构而言,现在的档案管理中还有很多的不足之处,具体表现在以下几点。

1)对档案管理的重要性缺乏了解。在交通执法部门中,档案管理人员仅执行托管人的职责,而档案的价值并没有真正发挥作用。特别是一些基层部门没有专职的档案管理人员。资料未及时组织和分类,造成资料不完整或者丢失,无法进行档案管理。对于交通部门的依法行政水平的建设是非常不利的,同时对于规范执法队伍建设也是非常不利的。

2)提高档案管理人员素质。档案管理是专业性非常强的工作,需要极强的专业水平,但是因为人事制度的限制,制约了交通执法单位的建立,人员紧张,有的交通执法机构的档案管理部门大多是年龄偏大、能力不高的人。这些人员大多都没有接受过音频和视频文件的系统性培训,尤其是在信息技术水平较高的情况下。这使档案的收集、分类和归档显得不规则,并影响了档案管理的发展。

3)档案管理未形成有机整合。当前,交通执法机构在没有建立集成管理系统的情况下把在执法过程中形成的档案管理与文书分开管理,这种分开的管理,由于无法形成有效的联系而无助于档案的形成、管理和利用。有的交通执法机构仅关注文书档案的组织和分类,而不关注常规文件。特别是,某些文本、音频和视频文件未及时组织,对于整个执法过程中形成的文件,并且没有专门负责视听的部门,数据没有被归档和组织,不利于档案管理工作的开展。

4)档案管理技术水平不高。随着社会的发展和发展,对档案信息工作的要求越来越高。当前,交通执法机构正在各级实施档案管理信息化,但起初使用管理软件,在记录、编目和检索过程中没有进行档案信息的数字化管理,也没有达到资源共享,造成档案资源的利用率比较低,社会对档案的需求下降。

5)仅对归档资源数据进行深入分析是不够的。开展交通执法工作,会形成大量的业务和技术档案,如果不能合理的、高效地进行管理,进行全面的分析和利用,将导致大量的有效统计数据丢失,不合理的使用这些数据资源来对执法程序进行改善,提升执法服务,在最大程度地利用档案资源价值,也就不利于提高交通执法的效率和执行水平。

3 加强交通执法领域档案管理的措施

针对交通执法机构档案管理中目前存在的主要问题,提出了以下解决方案。

1)提高对交通执法领域中档案管理重要性的认识。部门主管应加深对档案管理的理解,将档案管理纳入部门的年度工作计划,与其他任务一起计划和分发,并有效解决和执行档案管理所需的人力、财力和物力问题。通过对档案管理的严格评估,提升档案管理的影响力,对于在档案管理工作中存在的问题和阻碍及时进行了解及解决,重视档案收集和管理的工作。

2)加强档案管理人员队伍建设。档案管理人员不仅是数据管理人员,而且还是最新文件信息管理技术的专家。为了提高交通执法文件管理的水平,需要不断地提升档案管理人员的专业素质。档案管理人员要具备不断学习的思想,定期进行专业的学习,不断提升自己的知识储备,提高综合素质。

3)完善执法档案管理系统和机制。由于执法文件的特殊性,包括文本、音频和视频材料的收集和分类,因此有必要不断构建完善的档案管理系统,配置各种管理系统以满足目标,指定特定部门和管理人员并实施责任制。无论是文本还是音频和视频资料,都是一个完整的系统,可以执行收集、分类、绑定和归档中的档案管理工作,并进行统一管理和加强之间的连接,让档案管理工作变得常态化、正规化、科学化。同时,必须重视档案信息的保密性,避免出现泄密的情况。

4)加强执法档案管理的科技化发展。信息技术在不断的进步,交通执法领域对的档案管理工作也要不断地提升,转变信息管理方式,充分利用便捷的软件管理手段,发展和增强先进的管理技能,使档案管理更加技术化和信息化。通过管理中准确的信息化应用程序,特定的应用程序任务来自动分类、组织和分类执法文件信息,并通过扫描和其他方法实现文件管理的多用途自动化。

5)加强对交通执法领域档案管理的数据分析并提高档案管理的社会经济效益。传统的档案管理不再能够满足日益增长的信息需求。档案管理部门的工作包含了档案数据的挖掘以及档案存档的工作。通过对档案资料数据进行深入分析,使交通执法案件更加的科学、合规、合理,更好地为经济社会发展提供服务。通过对文件数据的分析和大宗运输行政许可的处理,使行政许可更加合理科学、快捷方便。示例:根据行政部门的需求,研究是否可以进一步缩短筛选和批准的期限,是否方便人们处理业务以及是否能外出进行审核和批准。通过以秦皇岛市大规模运输的行政许可证为例。执法档案数据分析创造性地提出了“减少程序,提高效率”的工作方法,批准截止日期从原来规定的15天缩短为5个工作日,从而在同一天完成了免调查的申请,并且拥有大规模的运输管理许可证,通过电话即可办理。在家就可以进行申请高价运输许可证,这样给运输企业带来巨大的经济利益。这种做法已得到地方和市政领导人的充分肯定,并已在河北省上推广和应用。

4 结语

信息时代在不断的发展,信息技术在社会发展的各个领域中被广泛应用,档案管理工作的方式和理也在不断地改变。交通执法管理信息化已成为适应时代发展的必然趋势,为交通信息检索提供了极大的便利,极大地促进了其建设,改变了传统的记录管理方法。促进了交通运输的发展与进步。交通执法领域的档案是非常重要的信息资源,档案是组织进行各种内部决策的基础,是无形资产。健全的档案管理制度对于运输行业的发展是非常重要的。交通执法主管部门必须重点关注档案管理工作,建立规范的管理体系,加强档案管理队伍建设。

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