新时期财务档案管理工作常见问题与完善措施分析

2021-04-15杨智霞

卷宗 2021年10期

杨智霞

（四川省威远县园林管理所，四川内江 642450）

单位管理人员在开展财务档案管理工作时应体现其谨慎性、明晰性、真实性的基本要求，为此，管理人员应有缜密的思维，认真谨慎地开展工作，落实完善档案管理的工作内容，细心的进行工作，切实、有效地解决财务档案管理所面临的困境，进而保证财务工作的顺利开展，促进单位事业发展。

1 新时期财务档案管理工作中常见的问题

随着社会经济的不断发展，档案管理工作在社会中的重要作用不断提高，这就对档案管理工作提出新要求，要不断提高管理水平，逐步实现档案管理工作的科学化、规范化、信息化，为社会提供更有价值的档案信息资源。

1）单位不够重视财务档案管理工作。为促进单位的不断发展，单位领导需重视财务档案管理工作的开展情况，财务档案管不仅仅是数据资料，还是对单位开展各项工作的凭证依据，因此，单位管理层需要加强财务档案方面的管理力度。但是很多单位管理者深受传统理念的影响，并未意识到财务档案管理的重要性，对其重视度不高，甚至很多单位并未设置专门的档案管理制度、也未配备专门的档案室，导致繁杂的财务档案杂乱地堆积在杂物室里，不仅无法促进财务管理，还无法提升单位的管理水平。

2）并未严格按照法律制度执行管理。虽然部分设置了专门的财务档案管理部门，但是并未构建完善的管理体系、制定明确的管理标准，也未严格遵循国家颁布的相关法律条规来开展档案管理工作。此外，单位的管理人员并未接受过专业的档案管理工作培训，对财务档案管理工作存在一定的认知偏差，对财务档案管理流程也不够熟悉，在操作中存在着步骤混乱的问题。很多管理人员认为财务档案管理工作多是汇总银行与单位的存取款、转账、汇款的票据，并对其进行记录整理，并不清楚财务档案建设是国内法律的硬性要求，从而容易触犯法律条规，阻碍单位财务管理工作的顺利开展。

3）并未充分发挥财务档案的有效性。单位开设的财务档案管理岗位需要专业性强、实践能力强的人才，并借助财务档案发挥监督管理的功能，为此，单位财务档案管理人员应同时具备专业知识和法律意识，为财务档案管理工作的开展提供基础保障。在新时期发展背景下，很多单位应未聘请专业对口的管理人员，使得档案管理人员在单位开展工作的过程中并未给其提供真实可行的凭证，从而无法发挥财务档案预测、决策的功能性，甚至影响单位事业的正常运行。

4）财务档案管理水平较低。大部分单位的财务档案管理人员还未转变传统的管理理念，并未充分意识到档案工作的重要作用，其中多数管理人并未经过系统、科学、专业地财务档案知识学习培训，并未形成及时收集档案材料的工作习惯，其中归档、整理以及装订财务档案方面的工作还比较生疏；此外，还有部分单位为聘请专业对口的专职管理人员，仅仅只是存档财务档案，并未对其进行分类与归档，使得财务档案材料缺乏一定的准确性、及时性以及真实性，最终阻碍了财务档案管理工作的工作效率。

2 完善财务档案管理工作的有效措施

1）提升财务档案管理人员的专业技能。为保证单位能够顺利完成各项工作，需要设立专门的档案管理部门，并安排管理人员进行财务档案管理，但是很多人多是兼职或是临时聘用的，缺乏专业素养。因此，为提升财务档案管理质量，单位应定期开展管理人员的内部培训活动，应鼓励管理人员积极参与其中，其中可以通过向他们播放视频、开展讲座的形式提升他们的管理水平，从而高效落实财务档案管理工作。除此之外，单位为激发管理人员的额工作热情，还应对其工作成果进行检查和考核，最后给予工作认真、效果突出的管理人员奖励和鼓励，进而促进单位管理和事业的发展和进步。

2）重视财务档案管理工作的开展情况。很多单位通常会指派办公室工作人员来兼任财务档案管理的工作，所设立的财务部门缺乏专业的财务档案管理人员。而处于新时代社会发展背景下，财务档案管理工作的重要性日益突显出来，为此，单位应加大资金投入，及时设立和修缮与财务档案管理工作相关的设施；单位还应结合国家颁布的法律条规制定符合单位发展的档案管理条例；单位还应重视档案管理的监督工作，不定期派遣分管领导对财务档案管理工作进行检查，确保财务档案的完整性和私密性，为领导决策提供参考依据。

3）健全财务档案管理工作的管理制度。为优化财务档案管理工作的工作效率，首先，单位应结合实际问题，制定科学合理的财务档案管理制度与开展策略，同时还要简明扼要突出制度要管理的核心问题，进而充分发挥管理制度的有效性与规范性。其次单位要严格监督管理制度的落实情况，有效发挥管理制度的约束作用，不仅要约束管理人员，还要约束管理层。最后单位还要在执行规章制度时保证其严肃性，并制定奖罚策略，并在奖罚分明的基础上充分发挥管理制度的权威性，促进财务档案管理工作的顺利开展。

4）改进财务档案管理工作的档案功能。为促进财务档案管理工作的有效实施，单位在开展档案管理工作的过程中应向管理人员灌输内容客观真实、全面准确、及时更新的几项原则，从而完整保留原有的财务档案资料，管理人员；除此之外，单位需要挖掘财务档案中的隐藏信息与内涵，并丰富财务档案的使用范围，使得所收集的档案资料能够适合单位对信息搜索的需求，并充分发挥财务档案的功能性，进而更好地服务到位，促进单位事业工作的顺利开展。

5）借助信息技术优化财务档案管理。新时期社会发展背景下，单位管理人员可以将信息技术和先进设备合理地运用到财务档案管理工作中，从而构建信息化财务管理模式。管理人员可以与财务相关的数据信息录入到电脑中，以便以后整理、查询和使用。另外由于电子系统容易受到病毒的入侵，容易使财务档案信息遭到破坏，为此，单位应加强电子系统的安全管理，管理人员在开展财务档案管理工作前需要检查计算机设备的安全性，若发现问题，应及时维护和备份档案数据，从而高效管理财务档案，并充分发挥它的有效性。单位财务档案管理者应积极引进科学化、规范化、现代化的管理技能与设备，从而提高管理效率，节省管理人力，随着经济社会的迅速发展，财务档案管理工作趋于数字化、信息化是必然的发展趋势，为此，单位应顺应发展潮流积极开展计算机辅助下的财务档案管理工作模式，充分利用现代化技术优化财务档案管理效果，让管理技能更为科学化规范化，促进单位发展战略的有效实施。