浅议网络环境下的机关档案管理

高 宁

（河北广播电视台器材购置服务中心，河北 石家庄 050031）

在网络时代，行政机关档案规模与数量不断扩大，类型繁杂，对管理效率和质量都提出较高标准。依托计算机网络技术，行政机关档案管理获取全新发展手段，突破传统档案管理模式的束缚，依托先进的管理方式，切实提高管理效率，为档案查询与使用奠定基础。因此，要以网络时代为背景，对行政机构档案管理工作进行全面探讨，寻求切实可行的发展之路。

1 网络化对行政机关档案管理产生的影响

1）突破传统档案管理方式的束缚，网络管理与利用效率显著提升。在网络时代背景之下，档案网络化管理强化对传统档案管理方式的优化与改变，强调以档案服务为核心，依托网络化分类、加工和整理，达到对网络的高度整合与提取，提升档案管理效率。在传统档案管理中，查询难度较大，效率不高，一旦需要进行调整，面临复杂的流程。网络化支持下，实现对传统模式的有效改善，弥补不足之处，在方便档案网络保存的同时，为修改提供便利，提升档案网络查询的速度。另外，网络技术支持网络高效传递，档案利用效率显著提升，管理成本大幅降低。

2）与行政机关档案管理工作相契合，网络化建设加速。在当前行政机关档案管理工作，主要手段仍为手工的形式，需要面对较大工作量，工作效率不高。即使部分机关档案管理工作中引入了网络技术，但只是停留在基本的网络输入进系统中，尤其是查询与搜索建设缓慢，整体档案网络化水平不高。在新时期，行政机关重视推广无纸化办公，为档案网络化建设创造条件，加快其档案管理方式的转变，推进档案网络化建设进程，切实提升档案网络化管理水平。

3）与时代同步，网络化管理模式保持较强的先进性。在人工档案管理之下，管理流程复杂而繁琐，使得机关档案管理工作凸显局限性。另外，在档案网络查询使用中，也借助人工方式实施，管理成本显著提升，降低网络共享性，无法保证档案管理与利用服务发展同步。为了更好地适应社会的发展需求以及网络化的普及，行政机关需要对档案管理模式进行积极地探究，不断进行优化与调整，引进先进管理技能，满足社会和时代的发展需求，从真正意义上实现现代化的档案网络化管理。

2 提升机关档案管理工作水平的对策措施

1）网络环境下做好档案管理的制度建设。随着现代社会经济的不断发展，社会大众的法制意识及档案安全意识也在不断增强，对于档案的管理与应用观念正在不断强化，机关单位的档案管理部门更应如此。对于机关单位来说，档案管理制度的完善，是保证档案管理水平提升的重要前提条件。为了做好管理工作，必须要严格遵照档案管理相关法规当中的要求，完善管理规章、更新管理理念、提升档案管理宣传的力度，优化组织体系，增加经费投入，加强人员保障。首先，必须要结合档案管理工作岗位的职能要求去针对性建立人员队伍，要严禁一人兼任多职的问题出现。其次，对于档案收集、整理、归档、保存、共享、使用等一系列制度规范，必须要在保证严谨的前提下落实到位，要最大限度剔除管理规章当中的漏洞，明确档案工作流程，确认档案的保存期限、归档范围、安全防护、分类等相关标准，并且将规章结合奖惩，将责任落实到个人，体现约束力。最后，要革新管理技术，要利用先进的管理平台，提升档案管理的效率，保证档案管理的网络化水平得到提升。

2）加快行政机关档案管理网络资源数字化建设。对于行政机关档案网络化建设，首要在是构建与自身发展相符合的档案网站，保证具有单位特色，实效性较强，便于提供更加有效的档案服务。基于专业化的网站，能够为档案使用提供便利，借助网站搜索、查询等功能，在最短时间内找到所需档案网络，突破时空限制，提升工作效率与档案管理的利用率。依托档案网络网站，便捷性与高效性增强，避免人工方式的复杂流程以及资源浪费。网络网站逐步实现了对传统手工操作的替代，代表了行政机关档案管理网络化改革的发展方向。在网络化网站建设中，要积极构建完善的档案管理体系，加快机构建设，强化档案管理体系与行政机构管理体系的融合，保证整体上与行政机构发展中战略的一致性，切实提升档案网络共享的有效性，从而提高档案管理的水平和能力。另外，鉴于网络化发展的不断深入，档案网络资源的数字化建设成为重点，强化对档案原件的保护。数字化建设需要先进的网络手段，根据原始档案建立成数据库，并不断对构建的数据库进行及时地更新和内容整理，为人们的查询和检索更加便捷。对不断更新的数据要进行网络整合，在整理和分析中提出网络的重点内容，促进档案管理网络资源数字化建设模式的构建，使得行政机关的档案管理体系更具科学性和规范性。

3）保证档案管理制度的一致性。在网络大环境下，档案网络的管理与维护是一项十分庞大的系统工程。因为各式各样的档案资源通过网络来连接，所以存在一定的逻辑关系。在输入时，该逻辑管理将在数据库之间和数据运行程序运行之间传递网络，并且可进行网络归档管理，这一定会与整个系统存在相关性。因此对档案管理的相关人员提出来高要求与高标准。这些人不单单需要深谙数据库网络之间的与或关系，还要能及时检查与维护使用时发生的事故，以致最大限度地减少对数据库的破坏。

4）确保电子档案长期有效运行。在网络大环境下，存档网络要以通用的形式进行，只有这样才会使得目前的存档网络才会与计算机操作系统和软件进行兼容。保存文件网络时，应以与计算机操作系统兼容的模式保存其格式，以便易于阅读与使用。一旦操作系统处于更新期内，则需要及时更新档案支持软件，以使兼容性长时间在动态的过程中，以此确保档案网络的完整，真实与一致。

5）确保档案管理网络的安全。网络模式下的文件管理面临更加严峻而又复杂的问题。档案的管理，网络运行时的安全性，通常是网络的软件体系与硬件体系对网络资源的有效设计，可使得管理档案能游刃有余，可在正常的操作下有效运行实现应有的功能。在档案管理的实际运作中，十分有必要加强企业内部管理机制的完善，及时的清除计算机的病毒与潜在危险，严格进行档案管理网络的访问权限的设定。

3 结束语

综上，对于行政机关档案管理工作，行政机关档案网络化管理需要长时间的尝试和探索需要以网络化为背景，加快网络化建设，维护其自身的长期性和系统性，以实践为基础，善于积累经验，加强学习与培训，认真做好每一环节的工作，稳抓稳打推动档案网络化管理的顺利开展，以期提供优质的档案服务，更好地服务于社会发展与建设。先进的档案管理模式应该适应社会和时代发展的需求，以创新为基础，寻求突破，推动行政机关档案管理网络化发展的有序推进。