浅议行政档案管理的问题与对策

张晓霞

（山东省淄博市第七人民医院，山东 淄博 255000）

我们所认识档案管理工作内容具体来讲就是对于各种原始档案及信息的统筹管理，分类规划的过程。档案管理在行政单位中属于相当重要的内容，是保障行政单位得以稳定运行，为社会服务的重要条件。档案管理工作于行政单位而言，能够帮助单位的人才选拔和培养，为行政单位带来高效的工作效率和提升发展水平。不仅如此，行政管理工作的长远影响还包括对社会主义建设的影响。可见，加强与优化档案管理工作具有重要的现实意义。

1 行政档案管理的现状

1）行政管理人员还没有足够重视档案管理工作的意识，工作人员对于当前的档案信息管理工作并没有看到档案信息能够为行政单位带来的经济收益与社会收益。这是工作人员意识缺乏，专业度不高所导致的，也是行政单位最为迫切解决为问题。这间接导致了档案信息管理工作的环境得不到改善，资金支持多年不增加甚至减少，有的行政单位甚至将档案管理工作闲置，仅安排一部分人员兼职档案信息的管理。由于这种情况，导致在整个行政单位中，档案管理人员最不受重视，档案管理工作人员的薪资待遇较其他部门员工较低，无法享受到和其他部门员工相同的待遇，这种情况造成行政档案管理人员难以从工作中找到自己的人生价值，从而对档案管理工作失去了热情和积极性，长此以往会造成行政档案管理工作发展缓慢，长期滞后，难以适应现代化社会快速发展的趋势和要求。

2）内容鉴定上把关不严行政档案材料内容的真实性会对人事工作带来严重的影响。一旦材料的内容失真，会对社会发展产生很多不良的影响。就目前的行政档案管理工作来看，由于一些单位的人事部门工作者在进行材料审查时，存在疏忽或直接忽略的现象，从而使得人事档案的材料内容如出一辙，并且一些不真实的材料也顺势进入个人档案之中，这种肆意更改个人信息的做法严重影响了正常的社会秩序，对于单位的正常运转具有极大的负面影响。比较重要的内容比如对于工龄的认定，退休时间的核准乃至工资晋升记录，福利发放等记录相当重要。不仅如此，有的行政单位甚至出现了重历史轻现实的管理工作倾向，也就是行政档案的信息处理偏向于保护个人的政治信息，政审材料，社会关系以及组织鉴定等信息，对能够真实反映个人对社会或单位的贡献、科研学术成果以及个人业绩等方面的材料缺乏足够的重视，从而造成行政档案并不能真实准确的反映个人信息，无法为用人单位提供有说服力的证明材料，因此在一定程度上严重抑制了行政档案的使用效率。

3）档案室设备较为落后许多行政单位都配备有专门的档案室，但是相关的档案设备比较落后，无法与标准的档案管理设备相提并论。甚至一些单位的档案管理设备相当陈旧，无法适应现代化档案管理的要求。与此同时，档案柜样式不统一，显得较为凌乱。并且档案管理机制不健全，无法为档案管理工作提供有力的保障，容易造成档案资料受损。

4）档案管理人员的专业素质水平普遍不高。表现在档案管理人员往往是由低学历以及兼职人员任职的，他们没有足够的档案管理意识和知识水平，也就难以胜任档案的文件整理，归档，保管等内容，至少无法高效率地完成工作，常常出现一些档案移交不及时的问题。这些兼职人员有的甚至从接触工作内容开始才学习如何去管理档案信息，其中就很容易出现工作疏忽，档案管理工作不能如期进行和完成，这是比较严重的后果。

2 加强档案管理的对策

1）加强内部档案管理制度建设。制度建设是引导和制约档案管理人员，还有领导者做好本职工作的重要举措，因此在档案管理制度的建立完善方面要下不少功夫。第一就是要遵循科学性原则，档案管理制度要更加科学，才能帮助档案管理人员更高效的完成工作，减少不必要的步骤。要求各单位结合自身的具体情况，借鉴其他单位的优秀制度，完成制度的规划建设。第二，档案管理制度的建设要遵循简明适用原则。不能让制度对工作没有产生实际的指导作用，否则就会成为形式主义，要保证制度的可行性。第三，制度要具备双向约束性。具体来说就是指档案制度要能对员工的工作起到一定的束缚作用，并对单位领导存在一定的制约作用，通过这样的方式构建一个相对公平的内部管理环境。同时，要提高员工对待档案管理的认真态度，形成严肃的工作氛围，这个可以通过建立相关的奖惩制度实现。通过奖惩标准，工作人员的自觉性和积极性也就会被提高。

2）档案管理人员的综合素质水平有待提升。高效档案管理工作的完成就离不开一支专业的队伍的参与，因此要求行政档案管理人员在专业水平，政治思想方面都要达标，以此保证档案管理人员能够严守档案信息，坚持制度约束。对于档案信息的收集，归档具备认真负责的工作态度和严谨规范的操作能力。最后能够建立健全档案管理人员的学习培训体系，各行政单位根据本单位的实际需求对管理人员进行相应的培训，不断提升档案管理人员的专业素养，提高工作效率，从长远来说有助于行政单位的经济效益发展。

3）强化领导重视程度，将档案管理提上工作日程随着现代社会的信息化高速发展，档案管理工作的方式和手段必须要坚持与时俱进，要不断进行革新。首先，科技水平是非常重要的一点，档案管理工作的科技水平将直接决定档案信息的安全系数和工作效率，因此行政单位有必要深入学习攻克技术难题，学习先进技术。其次就是各行政单位有必要根据实际发展需求，开发和选择恰当的档案管理软件，不能盲目的复制其他单位的软件，尽量采取电子文件的形式将所有的档案资料归档，方便后续的查询，使用，减少纸质档案的使用，妥善处理纸质档案，避免其变质腐烂，如此一步步提升行政单位的电子政务水平和档案管理工作的信息化水平。

4）就是资金方面，行政单位要适当的增加对于档案信息管理的资金同日，用于完善基础设施和工作环境，保证档案信息的及时信息化和设备更新和工作人员适宜的工作环境。并且安装基础的安全监控设备，保证档案的安全性。

3 结语

综上所述，当前行政档案管理工作中存在的问题较多，要加大完善力度，不断促进档案管理的科学化、法治化和规范化建设，有效地提高档案管理的效率和水平，从而提高单位工作的质量，促进行政单位对社会作出更大的贡献。